干部档案室自查报告及整改措施.docxVIP

干部档案室自查报告及整改措施

为全面提升干部档案管理规范化、科学化水平，切实发挥干部档案在干部选拔任用、考核评价中的基础作用，根据上级组织部门关于干部档案工作的相关要求，我单位于2023年5月至7月集中开展了干部档案室专项自查工作。本次自查坚持问题导向，围绕档案收集、整理、保管、利用、信息化建设及队伍管理等关键环节，通过全面普查、重点抽查、系统核验、人员访谈等方式，对2019年以来形成的干部档案（共涉及12个内设机构、3个下属单位，总计5862卷）进行了全流程、全要素核查，同步检查档案管理制度执行、硬件设施运行、信息化系统应用等情况。现将自查情况及整改措施报告如下：

一、自查工作开展情况

为确保自查工作严谨有序，我单位成立了由分管人事工作的党委副书记任组长，人事科、办公室、信息中心负责人为成员的专项自查领导小组，制定《干部档案专项自查工作方案》，明确“查制度、查流程、查质量、查安全”四大任务，细化32项具体检查指标，实行“清单化”推进、“销号式”管理。自查过程中，抽调3名档案管理专职人员、2名信息技术骨干组成工作专班，采取“一人查一卷、一卷一登记、问题一汇总”的方式，逐卷核查档案材料完整性、规范性；通过调取监控记录、查阅温湿度登记本、检查消防设施等方式，评估档案保管环境安全性；组织人事科全体人员、档案利用审批人开展专题座谈，梳理档案利用流程中的堵点难点；依托现有数字化档案管理系统，比对电子档案与纸质档案的一致性，排查信息化建设短板。

经统计，本次自查共查阅纸质档案5862卷，抽查重点档案（涉及职务晋升、表彰奖励、党纪处分等关键信息）1200卷，核查档案转递、利用登记台账37本，检查密集架、空调、除湿机、灭火器等设施设备42台次，访谈相关人员23人次，形成《自查问题清单》3类17项，为精准整改奠定了坚实基础。

二、存在的主要问题

（一）档案收集环节存在材料不全、移交滞后现象

一是部分材料缺失。核查发现，2021年度23名干部的《年度考核登记表》未及时归档，占当年应归档人数的18%；2022年新入职的45名干部中，12人缺少《试用期考核表》《学历学位认证材料》；2020年以来3名受党纪处分干部的《处分决定书》《整改情况报告》等材料未按要求归入本人档案。二是移交机制不健全。部分业务部门对档案材料收集主体责任认识不足，存在“重业务、轻档案”倾向，如党建部门未在党员组织关系转接后15个工作日内移交《入党志愿书》等材料，导致3名干部的入党材料归档延迟2-3个月；纪检部门在处分决定下达后，未同步抄送人事科，造成处分材料漏收。

（二）档案整理规范性有待提升

一是分类不准确。依据《干部人事档案材料收集归档规定》，部分材料未按“十大类”规范分类，如将2021年12名干部的《培训结业证书》错误归入“第九类（工资、任免材料）”，应归入“第六类（培训材料）”；将《专业技术职务评审表》混入“第四类（学历学位材料）”，实际应归入“第十类（其他材料）”。二是编目不严谨。15卷档案存在“卷内目录填写不完整”问题，如未填写材料形成时间、缺少页码标注；8卷档案因装订不规范导致材料褶皱、页码脱落，影响查阅效果。三是数字化质量不高。已完成数字化的3200卷档案中，12%的电子图像存在模糊、偏色问题，5%的电子档案与纸质档案目录条目不一致，主要表现为扫描遗漏《干部任免审批表》《公务员登记表》等核心材料。

（三）档案保管条件需进一步优化

一是硬件设施老化。现有档案库房配备的8组密集架使用年限超过10年，部分轨道变形、摇柄松动，存在安全隐患；温湿度自动监控系统为2015年购置，传感器精度下降，2023年5月至6月的温湿度记录显示，库房温度超25℃的天数达12天（标准为14-24℃），湿度超60%的天数达8天（标准为45-60%）。二是安全管理存在漏洞。库房门禁系统仅支持密码解锁，未实现“密码+指纹”双重验证；消防设施方面，现有4具灭火器均为2018年配置，其中1具压力值低于安全标准，且近3年未开展消防演练；防虫防霉措施单一，仅靠定期放置樟脑丸，未安装臭氧消毒设备，抽查发现2卷档案出现轻微虫蛀痕迹。

（四）档案利用服务效能不足

一是审批流程执行不严。2022年档案利用登记台账显示，有7次外单位调阅档案未提供正式函件，仅通过电话沟通后即提供复制件；3次内部查阅未填写《档案查阅审批表》，存在“先查后补”现象。二是利用效率偏低。因档案未全部数字化，外单位调阅需现场查阅纸质档案，单次调阅平均耗时2小时（含查找、登记、复印、归还流程）；内部查阅时，因部分档案分类错误、编目混乱，查找特定材料平均耗时30分钟，较标准时限（15分钟）延长1倍。三是数据分析功能薄弱。现有档案管理系统仅具备“存储-查询”功能，未开发“数据统计-趋势分析”模块，