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医疗卫生机构物资管理系统操作规范

一、总则

(一)目的与依据

为规范医疗卫生机构物资管理系统（以下简称“系统”）的操作流程，确保物资管理工作的标准化、精细化和高效化，保障医疗活动的顺利开展，降低运营成本，提高资源利用效率，依据国家相关法律法规及本机构物资管理相关规定，特制定本规范。

(二)适用范围

本规范适用于本机构内所有通过系统进行管理的各类物资，包括但不限于药品、耗材、试剂、办公用品、医疗器械（非固定资产类）等。所有使用系统进行物资计划、采购、入库、出库、库存管理、盘点、报损报废等操作的部门及人员，均须遵守本规范。

(三)基本原则

1.统一规范原则：系统操作应严格遵循本规范及机构相关管理制度，确保操作流程和数据记录的一致性。

2.准确性原则：所有录入系统的数据必须真实、准确、完整，避免错录、漏录。

3.及时性原则：物资流转各环节的操作应在规定时限内完成，确保系统数据与实际业务同步。

4.安全性原则：严格遵守系统安全管理规定，妥善保管用户账号和密码，防止信息泄露和非法操作。

5.权责明晰原则：明确各岗位在系统操作中的职责权限，确保责任到人，有据可查。

二、系统用户管理与权限

(一)用户注册与注销

1.系统用户实行实名制管理。新增用户需由所在部门提出申请，经物资管理部门及信息管理部门审核批准后，由系统管理员统一创建账号并分配初始密码。

2.用户因调离、退休或其他原因不再需要使用系统时，所在部门应及时通知物资管理部门及信息管理部门，由系统管理员办理账号注销或停用手续。

(二)用户权限分配

1.系统权限根据“最小权限”和“岗位适配”原则进行分配。不同岗位用户拥有与其工作职责相匹配的操作权限。

2.常见权限角色包括：系统管理员、物资管理员、采购专员、仓库保管员、科室申领员、财务审核员等。各角色权限由物资管理部门会同信息管理部门共同制定和维护。

3.用户权限变更需由所在部门提出申请，经物资管理部门审核批准后，由系统管理员进行调整。

(三)密码管理

1.用户首次登录系统后，必须立即修改初始密码。密码设置应包含字母、数字和特殊符号，长度不低于规定要求，并定期更换（建议每季度至少更换一次）。

2.用户应妥善保管个人账号和密码，严禁转借他人使用。如密码遗忘或怀疑泄露，应立即向系统管理员报告并申请重置或修改。

二、物资基础信息管理

(一)物资分类与编码

1.系统内物资应按照国家或行业标准进行分类，并采用统一的编码规则。新增物资分类需由物资管理部门组织论证后，由系统管理员在系统内维护。

2.每一种物资对应唯一的系统编码，编码应具有可读性和可扩展性。

(二)物资信息维护

1.新增物资信息时，操作人员应完整录入物资名称、规格型号、生产厂家、供应商、计量单位、参考进价、售价（如适用）、医保属性（如适用）、存储条件、最低库存量、最高库存量等关键信息，并上传相关资质证明文件扫描件。

2.物资信息发生变更（如价格调整、供应商变更等）时，应由相关负责人审核确认后，由指定人员在系统内及时更新。

3.对于长期无动态或已淘汰的物资，应进行标识或归档处理，确保物资信息的准确性和有效性。

三、物资计划与申请管理

(一)需求计划编制

1.各科室根据本科室的业务需求、库存消耗情况及未来一段时间的工作安排，通过系统编制物资需求计划。

2.需求计划应注明物资名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息，并经科室负责人审核。

(二)计划汇总与审批

1.物资管理部门对各科室提交的需求计划进行汇总、平衡利库后，形成机构总的物资采购计划。

2.采购计划需按照机构规定的审批流程逐级报批。审批通过的计划将作为后续采购工作的依据。

(三)紧急申领

1.因突发情况（如抢救、紧急手术等）需要紧急领用物资时，可启动紧急申领流程。

2.紧急申领应在系统内注明“紧急”字样，并简要说明原因。相关审批环节应优先处理，确保物资尽快到位。事后需按规定补办完整手续。

四、物资采购管理

(一)采购订单生成

1.依据审批通过的采购计划，物资管理部门或采购部门在系统内生成采购订单。采购订单应明确供应商、物资明细、数量、单价、交货日期、交货地点等信息。

2.采购订单需经相关负责人审核后，通过系统发送给供应商或打印纸质订单盖章后送达。

(二)订单跟踪与调整

1.采购人员应通过系统实时跟踪采购订单的执行情况，包括供应商确认、备货、发货等状态。

2.如遇供应商无法按时供货、物资规格型号变更等情况，应及时与供应商沟通，并在系统内对订单进行相应调整，调整需经原审批流程确认。

五、物资入库管理

(一)到货验收

1.物资送达后，仓库保管员应根据采购订单及送货单，对物资的名称、规格型号、数量、生产日期、有效期、外观质量、包装完整