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物品保管清单制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国数据安全法》等国家法律法规，结合《企业内部控制基本规范》《企业风险管理基本流程》等行业准则及集团母公司相关管理规定，同时针对公司内部物品管理中存在的专项风险防控需求，为规范物品保管行为，明确管理职责，提升资源利用效率，特制定本制度。本制度旨在通过系统性管理措施，防范物品丢失、损坏、滥用等风险，确保公司资产安全完整，保障业务正常开展，促进合规经营。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。凡涉及公司物品的采购、入库、领用、盘点、报废等全生命周期管理活动，均须严格遵守本制度规定。业务场景包括但不限于办公用品、固定资产、生产物资、研发样品、客户资料等物品的管理。

第三条本制度涉及以下核心术语：

（一）“XX专项管理”指针对物品保管全流程的风险识别、控制、监督、改进等活动，以实现物品安全、高效利用的管理体系。

（二）“XX风险”指在物品保管过程中可能出现的各类风险，包括管理风险（如制度缺陷、职责不清）、操作风险（如盘点错误、领用失控）、安全风险（如火灾、盗窃）、合规风险（如违反资产管理规定）等。

（三）“XX合规”指公司物品管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度的强制性要求，包括权属清晰、流程规范、记录完整、处置得当等。

第四条XX专项管理的核心原则包括：

（一）全面覆盖：确保所有物品纳入管理体系，不留监管盲区。

（二）责任到人：明确各层级、各岗位的管理职责，实现全员参与。

（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施。

（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程，提升管控水平。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司物品保管专项管理工作负总责，承担全面领导责任；分管领导为直接责任人，负责组织制定管理制度，协调解决重大问题，确保制度有效执行。

第六条公司设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括牵头部门、专责部门及业务部门代表。领导小组负责统筹公司物品保管专项管理工作，制定总体策略，协调跨部门协作，审批重大事项，并定期召开会议评估管理成效。

第七条XX专项管理领导小组主要履行以下职责：

（一）统筹协调：监督各部门、下属单位落实专项管理制度，解决管理中的重大问题。

（二）决策审批：审议重要管理制度、重大风险处置方案、专项改进计划等。

（三）监督评价：组织年度管理成效评估，提出优化建议，推动体系完善。

第八条牵头部门（如行政部或资产管理部）作为XX专项管理的归口管理部门，主要职责包括：

（一）制度建设：制定、修订并解释本制度及配套细则。

（二）风险识别：定期分析物品保管风险点，提出防控措施。

（三）监督考核：检查各部门执行情况，组织开展内部审计。

（四）培训宣贯：组织全员培训，提升制度认知度和执行力。

第九条专责部门（如财务部、法务部、技术部等）在XX专项管理中承担专业审核与支持职责，具体包括：

（一）财务部：监督物品采购、处置的预算合规性，审核资产折旧、报废等财务处理。

（二）法务部：审核物品管理相关合同的合法性，处理合规纠纷。

（三）技术部：针对技术类物品（如设备、样品）制定特殊保管要求，保障安全运行。

第十条业务部门及下属单位作为XX专项管理的责任主体，主要职责包括：

（一）落实要求：执行本制度及公司相关规定，确保物品管理规范。

（二）日常管控：开展物品领用登记、定期盘点、安全隐患排查等工作。

（三）风险防控：建立本领域物品管理台账，及时上报异常情况。

第十一条基层执行岗位员工必须严格遵守操作规程，履行以下合规操作责任：

（一）岗位承诺：签署合规承诺书，明确个人在物品保管中的义务。

（二）风险上报：发现物品异常（如损坏、丢失、闲置）或管理漏洞，及时向部门负责人报告。

（三）规范操作：按流程办理物品领用、归还、报废等手续，确保记录完整。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条物品采购管理：严格执行采购审批权限，禁止未经授权的采购行为。供应商选择需进行尽职调查，确保资质合规、价格合理。采购合同须明确物品规格、数量、交付标准，并由财务部审核资金支付合规性。

第十三条物品入库管理：建立入库验收制度，核对物品清单、数量、外观等，不合格物品不得入库。入库后需及时登记台账，粘贴条形码或二维码，并录入信息化管理系统。

第十四条物品领用管理：实行领用审批制度，领用人需填写领用申请，经部门负责人签字后交由管理员核发。高危物品（如精密仪器、危险品）需额外审批，并记录使用人、用途、