地质勘探队印章管理风险与控制程序.docxVIP

地质勘探队印章管理风险与控制程序

一、印章分类与管理范围界定

地质勘探队印章按功能与使用场景划分为五大类，明确每类印章的使用边界与管理责任主体，从源头上规避因分类模糊导致的越权用印风险：

（一）行政类印章

包括队级行政公章（全称“XX地质勘探队”）、队属各部门行政章（如“XX队综合管理部”“XX队技术质量部”）。行政公章用于以勘探队名义出具的正式文件、公函、证明材料、上报上级主管部门的请示/报告等；部门行政章仅限本部门职责范围内的内部通知、业务联系单等非对外法律文件，禁止用于经济合同、资金往来等涉权事项。

（二）经济类印章

包含合同专用章（分“经济合同专用章”“技术服务合同专用章”）、财务专用章（含财务专用章、发票专用章）。合同专用章仅用于与外部单位签订的经济合同、技术服务协议等法律文件；财务专用章用于银行账户开立/变更、资金收付凭证、税务发票开具等财务活动，其中发票专用章严格限定于税务发票加盖场景。

（三）项目专用印章

针对单个勘探项目设立，名称规范为“XX地质勘探队XX项目（年度）专用章”，仅限该项目范围内的技术文件（如勘查设计书、野外记录手簿、样品交接单）、进度报告、协调函等非经济类文件用印，禁止用于合同签订、资金确认、对外担保等。

（四）电子印章

与实物印章一一对应，通过CA数字证书实现加密，用于电子公文流转、电子合同签署等线上场景。电子印章的法律效力与实物印章一致，但需同步建立电子用印日志与纸质台账的关联机制。

（五）其他特殊印章

包括档案专用章（用于档案归档标识）、检验检测专用章（用于检测报告）等，严格限定于专项业务场景，使用范围在《印章管理手册》中逐条列明。

二、全流程风险识别与控制要点

（一）印章刻制与启用环节

风险点：未经审批擅自刻制印章、刻制信息与备案不一致、旧章未销毁导致“双章并行”。

控制措施：

1.刻制申请：由需求部门提交《印章刻制申请表》，注明印章类型、名称、使用范围、保管责任人，经部门负责人审核、分管领导审批、队长签批后生效。

2.刻制执行：统一由综合管理部通过公安备案的正规刻章单位制作，留存刻章单位资质证明、刻制过程影像资料；刻制完成后，综合管理部、需求部门、纪检监察部门三方共同验收，核对印章样式、编码（行政公章须有公安备案编码）。

3.启用登记：建立《印章管理台账》，记录印章名称、编码、刻制日期、保管部门/人、使用范围、启用日期等信息，纸质台账与电子系统同步更新；旧章停用后，由综合管理部牵头，3个工作日内完成收缴、登记，5个工作日内移交公安机关销毁（或在纪检监察部门监督下现场销毁），留存销毁证明。

（二）印章保管环节

风险点：保管责任不清晰、存放环境不安全、跨部门/人员代管失控。

控制措施：

1.保管责任主体：每枚印章明确唯一保管责任人（原则上为部门负责人或其授权的正式员工），签订《印章保管责任书》，约定“人走章收、随用随锁”的基本要求；禁止将印章交予实习生、临时借调人员保管。

2.物理存放要求：实物印章存放于带锁的铁皮柜（或保险柜）内，保管柜需置于监控覆盖区域（监控存储时长≥90天）；财务专用章与法人名章分人保管，合同专用章与授权代表人签字章分柜存放。

3.移交管理：因保管人出差、休假等需临时移交的，填写《印章移交登记表》，注明移交时间、接收人、移交原因，经部门负责人审批后办理；移交双方现场核对印章状态（如是否有磨损、编码是否清晰），移交后接收人承担保管责任，原保管人返岗后24小时内完成收回并签字确认。

（三）用印审批与操作环节

风险点：越权审批、“先盖章后补手续”、用印文件与申请内容不一致、批量用印监管缺失。

控制措施：

1.分级审批规则：

-行政公章：一般性文件（如内部通知）由部门负责人审批；对外公函、上报文件由分管领导审批；涉及重大事项（如人事任免、资产处置）需经队务会审议，由队长签批。

-合同专用章：单份合同金额≤50万元的，由经营管理部负责人审批；50万元＜金额≤200万元的，经分管经营领导审批；金额＞200万元或涉及战略合作的，需提交队务会审议，队长签批。

-项目专用章：常规技术文件由项目负责人审批；涉及成果验收、对外提交的报告需经技术质量部审核，分管技术领导审批。

2.用印申请与核验：

用印申请人填写《用印申请表》，注明文件名称、内容摘要、用印份数、用印位置（如“骑缝章”“落款章”）；保管人须核对以下内容：

-申请表审批签字是否完整（严禁“事后补签”）；

-文件内容与申请表描述是否一致（重点核查关键条款，如合同金额、项目名称、有效期）；

-多页文件