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小公司财务报销制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》及行业财务管理规范，结合公司内部管理需求，旨在规范财务报销行为，防控资金使用风险，提升财务管理效能。同时，针对当前经济环境下票据造假、违规报销等突出问题，通过制度约束与监督机制，强化预算执行刚性，确保公司经济活动合规、高效运行。

第二条本制度适用于公司全体员工及下属单位，涵盖日常办公用品采购、差旅费报销、业务招待、固定资产购置等各类经济事项。各部门在执行过程中，应严格遵循审批权限、报销标准及凭证要求，不得规避或变通制度规定。

第三条本制度中下列术语含义：

（一）财务报销专项管理：指公司通过制度设计、流程优化、风险防控等手段，对员工提交的各类费用报销申请进行系统性审核与监控，确保资金使用合法合规的管理活动。

（二）财务风险：指因报销流程不规范、审批不严谨、凭证不合规等导致的资金流失、舞弊行为或法律纠纷可能性。

（三）合规操作：指报销行为完全符合国家财经法规、公司内部制度及业务场景要求，不存在虚假、重复报销等情形。

第四条财务报销管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：所有报销事项纳入制度管控范围，不留管理空白；

（二）责任到人原则：明确各级审批人、经办人及财务部门职责，实施责任追溯；

（三）风险导向原则：重点监控高风险领域（如大额采购、非标招待），实施差异化管控；

（四）持续改进原则：根据监管动态、业务变化定期优化制度，提升管理适配性。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司财务报销管理负总责，统筹决策制度框架、预算额度及重大风险处置；分管财务及业务领域的领导为直接责任人，负责分管范围内制度执行监督与考核。

第六条设立财务报销专项管理领导小组，成员由公司主要领导牵头，财务、审计、业务及人力资源部门负责人组成，主要履行以下职能：

（一）统筹制定与修订财务报销管理制度；

（二）决策重大报销争议或异常事件的处置方案；

（三）监督考核各层级制度执行情况。

第七条各部门职责划分如下：

（一）财务部门（牵头部门）：

1.负责报销制度的宣贯培训与解释；

2.建立报销台账，监控预算执行进度；

3.定期开展报销合规性抽查；

4.优化报销审批系统功能。

（二）审计部门（专责部门）：

1.对报销流程的完整性、合理性进行独立审核；

2.研究提出流程优化建议；

3.参与重大风险事件的调查处置。

（三）业务部门/下属单位（执行主体）：

1.确保员工报销申请符合业务实质；

2.日常监督报销凭证的真实性；

3.及时反馈报销异常问题。

第八条基层执行岗位责任：

（一）经办人承诺对报销内容的真实性、完整性负责；

（二）发现虚假报销、重复报销等情形须立即向财务部门报告；

（三）签署《岗位合规承诺书》，明确违规后果。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条凭证管理标准：报销单据必须包含日期、金额、事由、单价、数量等要素，且连续编号、无涂改。电子发票需符合税务局认证要求，纸质发票需加盖抬头章。

第十条审批权限管控：实行分级审批制，单笔报销金额对应不同审批层级，详见下表：

|报销类型|金额区间（元）|审批层级|

|------------------|----------------|------------------|

|常规差旅费|≤1000|直接主管|

|大额差旅费|1000-5000|分管领导|

|超额报销|≥5000|公司主要负责人|

第十一条禁止性行为：

（一）严禁虚报事由套取资金；

（二）严禁将个人消费发票用于报销；

（三）严禁通过拆分单据规避审批权限。

第十二条专项风险防控点：

（一）高风险报销场景：会议费、劳务费、大额招待费，需重点审核业务背景及附件佐证；

（二）风险指标监控：当月同类型报销金额环比增长超30%时，启动专项核查。

第四章专项管理运行机制

第十三条动态更新机制：财务部门每季度评估制度适用性，根据监管政策、业务变化提出修订方案，经领导小组审议后实施。

第十四条风险识别预警：

（一）每年第一季度开展全流程风险排查，编制《风险点清单》；

（二）建立异常报销预警模型，对高频错误、违规模式进行自动提示。

第十五条合规审查嵌入机制：

（一）合同签订阶段同步审核关联费用报销条