会议室预定及管理使用指南模板.docVIP

会议室预定及管理使用指南模板

一、指南概述

本指南旨在规范会议室的预定、使用及管理工作，保证会议室资源得到合理高效利用，为各类会议提供稳定、有序的环境支持。适用于公司内部各部门、团队及员工在开展会议、培训、研讨等活动时的会议室使用场景。

二、适用范围

（一）日常会议场景

部门例会、项目推进会、周/月度工作总结会等常规工作会议。

（二）专项活动场景

培训讲座、客户接待、跨部门协作研讨会、小型发布会等非但定期专项活动。

（三）临时需求场景

突发性讨论、紧急工作对接、临时面试等需临时使用会议室的场景。

三、操作流程详解

（一）预定前准备

明确会议需求

确定会议时间（起止时间、是否需重复预定）、参会人数（选择对应容量的会议室）、会议类型（如是否需要投影仪、视频会议设备、白板等）。

提前查询会议室可用状态：通过公司内部预定系统（或行政部登记表）查看目标时段内会议室是否空闲，避免冲突。

确认会议室规格

根据参会人数选择合适会议室（如10人以下选小型会议室，10-30人选中型，30人以上选大型会议室或多功能厅）。

确认会议室设备是否满足需求（如是否有投影仪、麦克风、视频会议终端、空调、电源插座等），如有特殊设备需求（如翻页器、音响），需提前向行政部申请。

（二）会议室预定操作

提交预定申请

通过公司内部预定系统填写《会议室预定申请表》（模板见第四部分），或至行政部填写纸质登记表，保证信息完整：

申请人姓名（*）、所属部门、联系方式；

会议主题、会议时间（年/月/日上/下午具体起止时间）；

参会人数、所需设备（如投影仪、白板、视频会议设备等）；

特殊需求（如是否需要布置桌椅、提供饮用水等）。

审批与确认

常规会议：申请人提交申请后，由部门负责人审批通过即可生效。

大型活动/重要接待：需额外报请行政部负责人审批，确认会议室资源及设备支持。

预定成功后，系统（或行政部）将通过内部消息/邮件发送确认通知，申请人需保存确认信息，以便会议当天核对。

（三）预定后管理

变更与取消

若需变更会议时间、地点或参会人数，需至少提前2小时通过预定系统或联系行政部修改，保证通知到已预定的参会人员。

若会议取消，需在预定时间前至少1小时通过预定系统取消申请或联系行政部释放会议室资源，避免空置浪费。

会议当天准备

申请人需提前15分钟到达会议室，检查设备是否正常运行（如投影仪开关、网络连接、麦克风电量等），如遇设备故障，立即联系行政部维修（或通过系统报修），保证会议按时开始。

根据会议需求调整桌椅布局（如U型、会议式、课桌式等），如需特殊布置（如摆放席卡、资料），需提前与行政部沟通落实。

（四）会议使用规范

按时开始与结束

会议需在预定时间内开始，避免提前占用或超时使用；如需延长使用，需在原预定结束时间前30分钟至行政部申请续用，确认后续无其他预定后方可延长。

设备与卫生维护

会议期间，爱护会议室设备（如规范使用投影仪、避免在桌面上随意刻画、移动桌椅时避免碰撞设备），设备使用后关闭电源（投影仪、麦克风、空调等）。

会议结束后，申请人需组织参会人员清理会议室：带走个人物品及垃圾，将桌椅恢复原位，关闭所有设备电源及灯光，保证会议室整洁有序。

四、会议室预定申请表模板

项目

填写内容

申请人姓名

*

所属部门

联系方式

会议主题

会议时间

年月日上/下午：至：

参会人数

会议室需求

□小型（≤10人）□中型（11-30人）□大型（＞30人）□多功能厅

所需设备

□投影仪□视频会议设备□白板□麦克风□音响□其他：

特殊需求

（如桌椅布局、饮用水、席卡等）

审批人（部门）

行政部确认

□已确认□设备需调试□需调整布置□不通过（原因：）

备注

五、重要注意事项

（一）预定规则

会议室预定遵循“先到先得、提前申请”原则，最早可提前7天预定，当天会议需在当天8:00前完成预定。

禁止非申请人私自占用已预定会议室，如遇冲突，以行政部协调结果为准。

（二）设备使用安全

严禁私自拆卸、挪用会议室设备，如因操作不当导致设备损坏，需照价赔偿并承担相应责任。

使用视频会议设备时，需提前测试网络连接，保证会议顺利进行。

（三）紧急情况处理

会议期间如遇突发故障（如断电、设备损坏），立即联系行政部（XXX-XXXXXXX，内部短号XXX），由行政部协调解决。

如需临时使用会议室但无预定，可至行政部咨询当日空闲时段，在无冲突情况下予以安排。

（四）卫生与纪律

禁止在会议室吸烟、饮食（特殊情况需提前申请并清理现场），保持环境整洁。

会议期间请保持安静，避免大声喧哗，影响其他会议进行。

六、附则

本指南自发布之日起执行，如有调整，以行政部最新通知为准。如有疑问，请联系行政部（联系人：*，XXX-XXXXXXX）。