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酒类销售公司回款程序流程

严格遵循财务规范与业务实际，覆盖订单确认、对账管理、票据处理、收款操作、异常处理及数据归档全周期，明确各环节责任主体与操作标准，确保资金回笼安全、高效、可追溯。

一、订单确认与基础信息管理

1.1合同签订与条款审核

销售部门与客户签订《酒类产品销售合同》前，需由法务部、财务部联合审核合同关键条款，确保合规性与可执行性。审核要点包括：

-产品信息：明确产品名称、规格（如500ml/瓶、12瓶/箱）、香型（酱香型、浓香型等）、度数（53°、52°等）及数量；

-价格条款：含税单价、总金额（大小写一致）、价格有效期（避免市场波动导致争议）；

-付款方式：明确账期（如“货到30日付款”“预付款30%+尾款70%”）、收款账户（需与客户营业执照主体一致，公转私需额外签订授权书）；

-违约责任：逾期付款违约金比例（不超过LPR四倍）、质量异议期（建议收货后7个自然日内书面提出）；

-其他补充：物流责任（运费承担方、破损赔付规则）、验收标准（以到货时封条完整度、瓶身无渗漏为验收依据）。

合同签订后，销售专员需在2个工作日内将合同原件提交至财务部备案，同时通过企业ERP系统录入合同关键信息（客户编码、合同编号、金额、账期、收款账户），系统自动生成唯一合同标识号，关联后续回款流程。

1.2订单执行与发货确认

客户根据合同下达采购订单后，销售专员需核对订单与合同的匹配性（产品、数量、价格），确认无误后在ERP系统提交《发货申请单》。仓储部门根据申请单备货，经质检部门确认产品无破损、日期新鲜（距生产日期不超过18个月）后，安排物流发货。

发货时，仓储部门需生成《销售出库单》（一式四联：存根联、客户联、财务联、物流联），随货附《产品质量检验报告》（加盖质检专用章）。物流人员需在发货后2小时内将物流单号录入ERP系统，销售专员同步通过企业微信/邮件向客户发送发货通知（含物流单号、预计到货时间）。

客户签收时，物流人员需当场核对货物数量、规格，要求客户在《销售出库单（客户联）》签字并加盖收货专用章（或由授权签收人签字并提供身份证复印件备案）。客户签收后24小时内，物流人员需将签字版《销售出库单》扫描上传至ERP系统，系统自动标记“已发货”状态，触发后续对账流程。

二、对账管理与债权确认

2.1对账周期与方式

回款流程以“先对账、后收款”为原则，根据客户类型（直营客户、经销商、电商平台）设定差异化对账规则：

-直营客户（直接合作的商超、连锁酒行）：按月对账，每月5日前（遇节假日顺延至工作日），ERP系统自动提取上月1日至月末的所有已签收订单数据，生成《月度对账单》（含订单号、产品明细、数量、单价、金额、已发货未对账金额）。销售专员需在2个工作日内核对系统数据与客户签收记录，确认无误后通过系统将对账单发送至客户指定对账邮箱（需提前备案），同步电话提醒客户财务人员查收。客户需在收到对账单后5个工作日内完成核对并反馈，若无异议则系统自动生成《对账确认函》，客户需加盖财务专用章后扫描回传；若有异议，销售专员需与客户共同核查差异（如漏签单、规格错发），2个工作日内出具《差异处理单》，经双方签字确认后调整系统数据。

-经销商（区域代理客户）：按季度对账，每季度末10日前，销售专员手动整理本季度所有订单数据（因部分经销商存在临时补货、退换货情况，系统需人工校验），编制《季度对账单》（含期初未回款余额、本期新增订单金额、本期已回款金额、期末未回款余额）。对账单需经销售主管复核后，由销售专员携带纸质版至经销商处当面核对，重点确认退换货折让（如因包装破损退换，需附《退换货申请单》及原《销售出库单》复印件）、促销支持（如满100箱赠1箱，需附《促销协议》）等特殊事项。核对无误后，经销商需在对账单上加盖公章并由负责人签字，销售专员当场拍照留存，2个工作日内将原件交财务部存档。

-电商平台客户（如天猫、京东官方旗舰店）：按日对账，每日10:00前，电商运营部通过平台后台下载前一日《交易明细表》（含订单号、商品ID、单价、数量、实付金额、平台佣金），与ERP系统内的《销售出库单》进行匹配。匹配规则为“订单号一致+商品ID一致+数量≤出库数量”，若存在未匹配订单（如客户取消未同步系统），需在《电商对账差异表》中备注原因（如“客户72小时未付款自动取消”）。每日17:00前，电商运营部将《电商日对账汇总表》（含总订单数、总金额、平台佣金、实际应收金额）发送至财务部，财务部核对后确认当日应收债权。

2.2对账结果应用

所有类型客户完成对账后，系统自动生成《应收款台账》，标注每笔款项的账期起始日（直营/经销商以对账确认函日期为准，电商以订单付款成功日为准）