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招标代理公司企业管理制度

第一章组织架构与职责划分

公司实行总经理负责制，下设综合管理部、业务一部、业务二部、质量监督部、技术研发部五个核心部门，各部门职责边界清晰，协同配合完成招标代理全流程服务。

1.1总经理

全面负责公司战略规划、重大决策及资源统筹，直接分管质量监督部与技术研发部。具体职责包括：审批年度经营计划与预算；审定重大项目招标文件及风险应对方案；签署金额超5000万元的委托代理协议；监督各部门绩效考核执行；推动公司合规体系建设与品牌战略落地。

1.2副总经理（分管业务）

协助总经理管理业务一部、业务二部，负责市场拓展与项目执行监督。具体职责：制定业务部门年度目标并分解至团队；审核金额2000万-5000万元的委托代理协议；定期组织业务案例复盘会，提炼共性问题并优化流程；对接重点客户，处理重大项目投诉与争议。

1.3综合管理部

负责行政、人事、财务及后勤保障，设经理1名、专员2-3名。

-行政模块：统筹办公场地管理（含开标室、评标室设备维护）、办公用品采购（严格执行预算内审批）、档案库房日常管理（温湿度监控、防虫防火）；

-人事模块：制定招聘计划（优先录用具备招标师、造价师资格或3年以上代理经验者）、组织员工培训（每月至少1次内部业务培训，每季度1次外部合规培训）、完善薪酬绩效体系（与项目质量、客户满意度强关联）；

-财务模块：审核项目成本支出（代理费、专家评审费、场地费等）、编制月度财务报表并向总经理汇报、监督代理服务费收取（按协议约定期限跟进，逾期超30日启动法务程序）。

1.4业务一部/业务二部

负责具体招标项目执行，各设经理1名、招标专员5-8名（按行业细分，如工程类、货物类、服务类）。

-业务经理职责：分配项目至专员，审核项目进度计划；抽查招标文件关键条款（评标办法、资格要求、废标条件）；监督开评标现场操作规范；处理专员无法解决的客户诉求；

-招标专员职责：承接项目后2个工作日内完成委托人资质核查（营业执照、项目审批文件、资金证明）；3个工作日内拟定委托代理协议（需包含服务范围、费用标准、双方权责、争议解决条款）；7个工作日内完成招标文件初稿（须引用最新版《标准招标文件》，特殊条款需经法律合规审核）；组织标前答疑会（如有）并形成书面纪要；全程参与开评标，记录现场异常情况（如投标人迟到、投标文件密封不合格）并及时上报；完成中标通知书发放、合同备案及项目归档。

1.5质量监督部

独立于业务部门，负责全流程质量管控与风险排查，设经理1名、质检员2-3名。

-质量经理职责：制定年度质量检查计划（覆盖90%以上项目）；组织月度质量分析会，通报典型问题并提出整改要求；对接外部监管部门（如公共资源交易中心、财政部门），配合专项检查；

-质检员职责：对每个项目实施“三级审核”（承办专员自审、业务经理初审、质检员终审），重点核查招标文件合法性（是否排斥潜在投标人）、开评标程序合规性（签到记录、密封检查、评标委员会组建）、档案完整性（是否包含澄清文件、否决投标理由书面说明）；建立质量问题台账，跟踪整改结果（整改完成率需达100%）。

1.6技术研发部

负责信息化系统建设与技术支持，设经理1名、开发工程师2名、运维专员1名。

-系统开发：基于招标代理业务需求，开发项目管理系统（含委托登记、文件编制、开评标管理、档案归档模块）、电子招标平台（支持CA签章、在线投标、远程评标）；

-系统运维：保障开标室、评标室设备（监控、录音、电子评标终端）每日检测（开机前30分钟完成）；定期备份业务数据（每日自动备份至云端，每月离线备份）；处理系统故障（一般故障2小时内解决，重大故障24小时内提供临时解决方案）；

-技术支持：对员工进行系统操作培训（新员工上岗前需通过考核）；收集业务部门需求，每季度更新系统功能（如增加智能评标提醒、风险条款自动校验模块）。

第二章业务操作全流程规范

2.1项目承接阶段

-委托受理：投标人专员需验证委托人身份（法定代表人需提供身份证，授权代表需提供授权书及身份证），核查项目合法性（工程类项目需提供立项批复，政府采购项目需提供采购计划备案表）；

-协议签订：委托代理协议须明确服务内容（是否包含标前咨询、合同备案）、服务期限（自合同签订至中标通知书发出后30日）、费用标准（按《招标代理服务收费管理暂行办法》或双方协商，禁止“阴阳合同”）、违约责任（如因代理方失误导致项目废标，按代理费的20%赔偿）；

-项目建档：在项目管理系统中录入委托人信息、项目基本情况（预算金额、标段划分、评标办法），生成唯一项目编号（规则：年份+部门代码+行业代码+序号，如2024-YW