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企业采购招标文件编制指南

一、适用场景与编制前提

本指南适用于各类企业（含国有企业、民营企业、事业单位等）为满足生产经营、项目建设或服务需求，开展采购招标活动时招标文件的编制工作。具体场景包括但不限于：

达到企业规定的招标采购金额标准（如单项采购50万元以上）的项目；

技术复杂、专业性强或涉及多方利益的采购项目（如大型设备采购、信息系统建设、工程服务等）；

需通过公开、公平、竞争方式选择供应商，以降低采购成本、保障采购质量的场景；

法律法规或企业内部管理制度要求必须通过招标方式实施的采购项目。

编制前提：企业已明确采购需求（包括采购标的、技术参数、预算金额、交付时间等），并完成采购方式审批（如公开招标、邀请招标等）。

二、招标文件编制全流程操作

（一）启动准备：明确需求与依据

需求确认：组织采购需求部门（如生产部、项目部、行政部等）、财务部、法务部等召开需求对接会，明确以下内容：

采购标的名称、规格型号、数量、质量标准；

技术服务要求（如安装、培训、售后响应时间）；

项目预算上限、资金来源（自有资金、贷款等）；

交付时间、地点及验收标准。

输出成果：《采购需求确认函》（需需求部门负责人、分管领导签字）。

政策依据梳理：收集与采购项目相关的法律法规（如《_________采购法》《_________招标投标法》《必须招标的工程项目规定》等）及企业内部采购管理制度（如《企业采购管理办法》），保证招标文件合规。

（二）框架搭建：确定招标文件核心结构

招标文件应包含以下章节（可根据项目复杂程度调整）：

第一章招标公告（适用于公开招标）或第一章邀请函（适用于邀请招标）；

第二章投标人须知（包括项目概况、投标要求、投标文件格式、开标评标流程等）；

第三章采购需求与技术要求（详细描述标的参数、服务标准等）；

第四章合同主要条款（明确双方权利义务、付款方式、违约责任等）；

第五章投标文件格式（提供投标函、技术方案、资质证明等模板）；

第六章评标办法（明确评审标准、打分规则等）。

（三）内容编制：逐章节细化要点

1.招标公告/邀请函（第一章）

招标公告需包含：项目名称、采购编号、采购人信息、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间及方式、投标截止时间、开标时间地点、联系方式等。

示例：“本项目采购编号为ZYCG-2024-X，采购人为科技有限公司，招标内容为办公自动化设备采购（详见第三章），投标人须具备独立法人资格，注册资本1000万元以上……获取招标文件时间为2024年X月X日至X月X日（工作日9:00-12:00,14:00-17:00），地点为公司办公室，售价500元/份（售后不退）。”

邀请函需明确邀请的供应商名单（需说明邀请理由，如供应商库内优质单位、过往合作良好等），其他内容参照招标公告。

2.投标人须知（第二章）

项目概况：简要说明采购背景、目标、项目预算（可注明“超过预算的投标文件按无效标处理”）。

投标人资格要求：

基本资格：独立法人资格、营业执照有效、纳税及社保合规、无重大违法记录（提供声明函）；

特定资格：根据项目需求设置（如特种设备生产许可证、ISO9001质量体系认证、同类项目业绩证明等）。

投标文件要求：

投标文件组成：投标函、法定代表人证件号码明、授权委托书、资格证明文件、技术方案、商务报价、售后服务承诺等（需按第五章模板格式编制）；

签章要求：投标文件需加盖单位公章及法定代表人签字或盖章，授权委托人需附授权委托书；

份数要求：正本1份、副本X份、电子版1份（U盘或光盘）。

投标与开标：

投标截止时间：明确日期和时间（如“2024年X月X日9:30”），逾期收到投标文件不予受理；

开标流程：邀请所有投标人参加，检查投标文件密封情况，宣布投标人名称、投标报价、工期等关键信息，记录存档。

3.采购需求与技术要求（第三章）

采购清单：表格形式列出标的名称、规格型号、数量、单位、技术参数（区分“必须满足”和“优先满足”项）。

示例：

序号

标的名称

规格型号

数量

单位

技术参数（核心要求）

1

服务器

机架式，2U，IntelXeon

5

台

CPU≥2颗，每颗核心≥16核；内存≥256GBDDR4；硬盘≥10TBSAS

2

数据存储设备

全闪存阵列

2

台

可用容量≥50TB；支持SSD缓存扩展；IOPS≥100万

技术与服务标准：明确质量验收标准（如符合国家GB/T标准、行业规范）、交付时间（如“合同签订后30日内交付并完成安装调试”）、培训要求（如“提供3次免费操作培训，每时长不少于4小时”）、售后承诺（如“质保期3年，7×24小时响应，48小时内到场维修”）。

4.合同主要条款（第四章）

合同标的：与第三章采购需求一致，明确数量、规格、价格（固定单价或总价包干）。

付款方式：分期