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会议管理制度

会议管理制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及相关行业监管要求，参照集团母公司《全面风险管理指引》及《公司章程》关于会议管理的相关条款，结合本公司实际运营需求，旨在规范会议组织与决策行为，防控会议管理过程中的各类风险，提升决策效率与合规性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属全资及控股子公司、分公司及全体员工。公司各类会议，包括但不限于董事会、监事会、经营决策会、专题研讨会、部门例会、外部协调会等，均须遵守本制度规定。

第三条本制度涉及的核心术语定义如下：

（一）“XX专项管理”：指公司针对特定领域（如安全生产、数据安全、采购招标等）制定的专项管理规范，包括会议决策、流程审批、风险防控等全流程管理。

（二）“XX风险”：指在会议组织与决策过程中可能引发的管理失效、决策失误、合规瑕疵或资产损失等潜在威胁，如会议记录缺失、决策权限越位、供应商尽职调查不足等。

（三）“XX合规”：指会议管理活动必须符合国家法律法规、监管规定、行业准则及公司内部规章制度的要求，确保决策过程合法、程序正当、责任明晰。

第四条公司会议管理的核心原则包括：

（一）全面覆盖：所有会议类型均须纳入制度管理，确保无死角、无盲区。

（二）责任到人：明确会议发起人、组织者、参会者及决策者的职责边界，确保权责对应。

（三）风险导向：重点关注重大决策、敏感议题、外部资源引入等环节的风险防控。

（四）持续改进：定期复盘会议管理效能，优化流程设计，适应内外部环境变化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司会议管理负总责，对重大决策会议的合规性、安全性承担最终责任；分管领导作为直接责任人，负责分管领域会议的日常监督与决策支持。

第六条设立公司会议管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括办公室、财务部、法务合规部、内审部及各核心业务部门负责人。领导小组负责统筹协调全公司会议管理工作，审议重大会议决策，监督制度执行，并定期向董事会汇报工作。

第七条领导小组主要职责包括：

（一）审议公司级会议管理制度及重大会议议题；

（二）统筹协调跨部门会议资源，优化会议组织效率；

（三）监督会议决策的落地执行，开展专项评估；

（四）对违反会议管理规定的行为进行问责。

第八条明确三类主体的会议管理职责：

（一）牵头部门（办公室）：负责会议管理制度的制定与修订，统筹公司级会议安排，规范会议记录与存档，组织会议系统运维。

（二）专责部门（法务合规部、内审部等）：负责重大决策会议的法律合规审核，对会议议题的风险进行前置评估，监督决策流程的合法性。

（三）业务部门/下属单位：负责本领域专业会议的组织与落实，确保议题的准确性、决策的合理性，落实会议决议的具体措施。

第九条规定业务部门/下属单位的会议管理义务：

（一）制定本领域会议管理办法，报公司领导小组备案；

（二）开展会议需求评估，控制会议规模与频次；

（三）落实会议决议的闭环管理，定期报告执行情况；

（四）配合领导小组的检查与审计工作。

第十条基层执行岗位的合规操作责任包括：

（一）会议记录人员须确保记录内容完整、准确，并签字确认；

（二）参会人员须按授权范围参与讨论，不得擅自代为决策；

（三）涉及敏感信息传递时，须履行保密义务；

（四）发现会议流程或决策存在疑点时，及时向专责部门报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条会议计划管理：所有会议须提前制定计划，明确议题、时间、地点、参会人员及预期目标。公司级会议计划需经分管领导审批，部门级会议计划报办公室备案。

第十二条会议组织规范：会议组织者须提前发布会议通知，明确议程、材料预审要求及参会方式。重大决策会议须准备决策预案，供领导小组审议。

第十三条决策权限控制：明确各类会议的决策权限，如下：

（一）部门例会：决策事项仅限于本部门内部管理事务；

（二）业务专题会：决策事项涉及跨部门协调的，须提交公司经营决策会审议；

（三）重大投资、并购等事项，须提交董事会审议。

禁止性行为：严禁越权决策、私下达成协议、决策事项与授权范围不符。

第十四条会议记录与存档：会议记录须完整记载会议时间、地点、参会人员、议题、讨论过程、决策事项及责任人。公司级会议记录需经会议主持人签字确认，并移交档案管理部门存档。

第十五条电子会议管理：鼓励使用视频会议系统，减少非必要出差。系统使用须符合信息安全规定，会议结束后及时销毁临时存储的音视频文件。

第十六条外部资源引入管理：涉及第三方咨询、评估等外部