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会议报告与总结撰写制度

会议报告与总结撰写制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》《企业风险管理指引》等行业准则，结合集团母公司《关于加强企业内控管理的若干规定》以及本公司实际运营与管理需求，为规范会议报告与总结撰写工作，提升管理决策效率，防控专项风险，促进企业治理水平提升而制定。本制度旨在明确会议报告与总结撰写的政策依据、适用范围、核心术语定义及管理原则，确保相关工作的规范化、标准化与高效化，为公司战略目标的实现提供有力支撑。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司各部门在开展业务活动、执行管理决策过程中形成的各类会议记录、会议纪要、专题报告及工作总结，均须遵循本制度执行。具体适用场景包括但不限于：公司董事会、监事会、经营决策会议、部门内部例会、专项工作研讨会、项目评审会、危机处理会议等各类会议的成果转化；年度、季度、月度工作报告与总结；专项任务执行情况汇报；管理评审报告等。

第三条本制度涉及的核心术语定义如下：

（一）“会议报告”指根据会议记录或会议纪要，系统整理、提炼会议主要议题、议定事项、落实责任及后续工作要求，形成书面文件，用于向上级汇报、向下级传达或存档备查的管理文书。其核心特征在于基于会议的即时性、互动性成果，进行结构化、条理化、正式化的书面呈现。

（二）“会议总结”指对特定时期内、某一领域或某项业务工作进行全面回顾、分析、评价，总结经验教训，明确存在问题，提出改进措施，形成书面报告的管理文书。其核心特征在于基于过往实践，进行归纳性、反思性、前瞻性的书面呈现。

（三）“专项管理”指针对公司经营管理中的特定领域或关键环节，实施系统化、规范化、制度化的管控活动，旨在防范化解风险、提升管理效能、确保合规运营。在本制度语境下，会议报告与总结撰写是专项管理的重要组成部分，是信息传递、风险预警、绩效评估、持续改进的关键工具。

第四条专项管理（会议报告与总结撰写）应遵循以下核心原则：

（一）“全面覆盖”原则：确保所有应撰写会议报告与总结的会议及工作事项均纳入制度规范管理，实现无死角、无遗漏的覆盖。

（二）“责任到人”原则：明确各层级、各岗位在报告与总结撰写、审核、签发、归档等环节的职责，确保责任主体清晰、责任边界明确。

（三）“风险导向”原则：将风险防控贯穿于报告与总结撰写的全过程，重点关注信息失真、决策失误、管理漏洞等潜在风险，强化风险识别、评估与应对。

（四）“持续改进”原则：建立动态管理机制，根据内外部环境变化、业务发展需求、制度执行效果，持续优化报告与总结的撰写标准、流程、方法及管理机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司整体会议报告与总结撰写工作负总责，承担首要领导责任，负责审定重大报告与总结的撰写方向、质量标准及关键内容。其主要职责包括：领导专项管理工作体系建设；审定与本制度相关的重大管理制度；督促检查各部门、下属单位专项管理工作的落实情况；对公司重大决策、重要工作的报告与总结进行最终把关。

第六条公司分管相关负责人对会议报告与总结撰写工作负直接领导责任，负责组织、协调、推动专项管理工作的具体实施。其主要职责包括：组织制定和完善专项管理制度；指导各部门、下属单位开展专项管理工作；审批一般性报告与总结；协调解决专项管理工作中出现的重大问题；定期向主要负责人汇报专项管理工作进展。

第七条设立公司专项管理（会议报告与总结撰写）领导小组，作为专项管理工作的最高决策与协调机构。领导小组由公司主要负责人、分管负责人及各相关部门负责人组成。领导小组下设办公室，办公室设在[牵头部门名称，例如：办公室或内控部]，负责领导小组日常事务及专项管理工作的具体执行。领导小组主要履行以下职能：

1.统筹协调：负责统筹公司全局的会议报告与总结撰写工作，协调解决跨部门、跨单位的重大问题，确保专项管理工作的系统性、协同性。

2.决策审批：负责审议、审批公司级重大会议报告、专项工作总结等关键管理文书，对报告与总结的内容、格式、质量进行最终把关。

3.监督评价：负责建立专项管理工作的监督评价机制，定期对各层级、各部门、各单位专项管理工作的执行情况、效果进行评估，提出改进要求。

4.制度建设：负责组织研究制定、修订和完善专项管理制度体系，推动专项管理工作的标准化、规范化。

第八条牵头部门（例如：办公室或内控部）作为专项管理工作的主要责任部门，承担以下职责：

1.制度建设：负责牵头制定、修订和完善专项管理制度及操作细则，明确报告与总结的撰写规范、审核流程、签发权限、归档要求等。

2.风险识别：负责组织识别、评估会议报告与总结撰写过程中的潜在风险，如信息失真风险、流程延误风险、责任落