会议服务与后勤保障制度.docxVIP

会议服务与后勤保障制度

会议服务与后勤保障制度

第一章总则

第一条制度制定依据

本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司《关于加强企业内部管理的指导意见》等相关法律法规及行业准则制定。同时，为规范公司会议服务与后勤保障工作，防控运营风险，提升管理效能，满足公司高质量发展需求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖会议组织、场地管理、设备保障、物资采购、接待服务、安全保卫等所有会议服务与后勤保障活动。具体场景包括但不限于：公司级、部门级会议；外部客户接待；员工福利保障；办公设施维护；应急后勤保障等。

第三条核心术语定义

1.“会议专项管理”：指公司对会议组织全流程的系统性管控，包括议题策划、方案审批、资源调配、效果评估等环节，旨在确保会议高效、合规、安全。

2.“后勤保障风险”：指因物资采购、设备维护、场地服务、安全防范等后勤环节存在缺陷或疏漏，可能对公司运营、资产安全、员工权益造成损害的潜在风险。

3.“合规管理”：指公司依照法律法规、行业规范及内部制度，对后勤保障活动进行全程监督，确保业务操作合法、权责清晰、流程规范。

4.“应急后勤保障”：指在自然灾害、突发事故等极端情况下，公司通过资源调配、物资储备、服务协同等方式，保障员工基本生活及业务连续性的措施。

第四条专项管理核心原则

1.全面覆盖：后勤保障工作须覆盖所有业务场景，不留管理盲区。

2.责任到人：明确各层级、各岗位的职责权限，确保人人有责、层层落实。

3.风险导向：聚焦高风险环节，强化事前预防与事中控制。

4.持续改进：定期复盘管理效果，优化流程与标准。

5.高效协同：各部门须加强联动，确保资源高效配置与问题快速响应。

第二章管理组织机构与职责

第五条决策层职责

公司主要负责人对公司会议服务与后勤保障工作负总责，承担全面领导责任；分管领导为直接责任人，负责专项管理制度建设、重大事项审批及监督执行。

第六条专项管理领导小组

设立“会议服务与后勤保障管理领导小组”，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括办公室、财务部、法务部、人力资源部等相关部门负责人。领导小组主要履行以下职能：

1.统筹公司后勤保障工作的战略规划与政策制定；

2.审批重大后勤保障项目（如大型会议方案、应急物资采购等）；

3.协调跨部门重大后勤保障任务，监督制度执行情况；

4.定期评估后勤保障风险，提出改进建议。

第七条各层级职责划分

（一）牵头部门职责（办公室）

1.负责制定和修订会议服务与后勤保障制度，组织业务培训；

2.统筹公司会议计划，审核会议方案，协调资源调配；

3.监督物资采购、设备维护等业务流程，定期开展合规检查；

4.收集业务数据，开展绩效评估，推动体系优化。

（二）专责部门职责

1.财务部：审核后勤保障预算，监督资金使用合规性，参与供应商价格评估；

2.法务部：审核后勤保障合同的法律风险，提供合规指导；

3.人力资源部：将后勤保障服务纳入员工关怀体系，组织服务满意度调查；

4.安全保卫部：负责场地安全、应急后勤保障方案制定及演练。

（三）业务部门/下属单位职责

1.落实公司后勤保障制度，开展本领域风险排查；

2.按需申请会议服务与后勤资源，提供真实需求信息；

3.对外合作中须确保供应商资质合规，规避利益输送风险。

第八条基层执行岗责任

后勤服务人员（如会务助理、保洁、安保）须遵守操作规程，履行以下义务：

1.签订岗位合规承诺书，熟知禁止性行为红线；

2.发现风险隐患或违规操作，及时上报至专责部门；

3.参加常态化培训，确保服务规范符合公司标准。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条会议组织管理

1.合规标准：会议方案须经部门负责人审批，大型会议需报领导小组备案；议题须聚焦业务决策，控制时长不超过规定时限。

2.禁止行为：严禁以会议名义谋取私利，禁止超标准接待，杜绝非公务人员占用会议资源。

3.风险防控：重点防范会议场地安全隐患、信息安全泄露（如保密会议资料管理）。

第十条场地与设备保障

1.合规标准：会议场地租赁须通过合规渠道，签订正式合同；设备使用须遵循操作手册，定期维护保养。

2.禁止行为：严禁违规占用公共资源（如将办公场地私自用于营利活动），禁止设备非授权维修。

3.风险防控：重点监控大型会议的用电安全、设备故障风险，制定应急维修预案。

第十一条物资采购