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会议纪律与秩序维护制度

会议纪律与秩序维护制度

第一章总则

第一条制度制定的政策依据

为规范公司会议管理，提升会议效率，确保会议秩序，依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司《关于进一步规范企业内部管理制度的指导意见》等相关法律法规及行业准则，结合公司实际运营需求，特制定本制度。同时，为有效防控会议组织、参与过程中的专项风险，如决策失误风险、信息安全风险等，进一步规范业务流程，保障公司治理的合规性，现明确相关管理要求。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各类会议，包括但不限于：

（1）公司董事会、监事会、股东会等治理类会议；

（2）总经理办公会、部门例会、专题研讨会等业务类会议；

（3）外部合作会议、行业交流会议等外部活动。

所有参与会议的人员均应严格遵守本制度规定，确保会议的严肃性、高效性与安全性。

第三条核心术语定义

（1）《XX专项管理》：指公司针对会议管理过程中的风险防控、流程优化、合规监督等系统性管理活动，旨在通过制度设计、技术手段及文化引导，实现会议管理的标准化、规范化与精细化。

（2）《XX风险》：指在会议组织、召开及后续决策执行过程中可能出现的各类风险，包括但不限于：决策失误风险、信息安全风险、违规操作风险、资源浪费风险等。

（3）《XX合规》：指会议管理活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度的要求，确保会议的合法性、合理性与合规性。

第四条专项管理的核心原则

（1）全面覆盖：所有会议类型及参与环节均纳入制度管理范围，确保无死角、无盲区；

（2）责任到人：明确会议组织者、主持人、参会人员及记录人员的具体职责，实现权责统一；

（3）风险导向：以风险防控为核心，提前识别、评估并处置会议过程中的潜在风险；

（4）持续改进：定期评估会议管理效果，优化制度流程，提升管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条决策层职责

公司主要负责人对公司会议管理负总责，负责审批重大会议的议题、议程及决策结果；分管领导为公司会议管理的直接责任人，负责统筹协调各部门会议管理工作，监督制度执行情况，并对重大会议风险承担领导责任。

第六条专项管理领导小组

设立公司会议管理专项领导小组（以下简称“领导小组”），成员由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，具体职责如下：

（1）统筹协调公司会议管理工作，研究决策重大会议管理事项；

（2）审批公司级会议管理制度及重大会议的议程方案；

（3）监督各部门会议管理制度的执行情况，定期组织评估优化。

第七条部门职责划分

（1）《牵头部门》：由办公室（或综合管理部）担任，负责统筹公司会议管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作，确保制度有效落地；

（2）《专责部门》：由法务部、内审部等部门承担，负责会议管理领域的业务合规审核、流程优化、风险处置及争议调解；

（3）《业务部门/下属单位》：负责落实本领域会议管理要求，开展日常风险防控，确保会议决策的执行效率与合规性。

第八条基层执行岗责任

所有参与会议的基层执行岗人员应履行以下合规操作责任：

（1）岗位合规承诺：签署《会议纪律承诺书》，明确个人在会议中的行为规范；

（2）风险上报义务：及时向专责部门报告会议过程中发现的违规行为或潜在风险；

（3）保密义务：严格遵守会议保密要求，不得泄露会议内容或敏感信息。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条会议分类与审批

公司会议分为以下类别，并按权限分级审批：

（1）公司级会议：由总经理办公会、董事会等构成，需经分管领导及主要负责人审批；

（2）部门级会议：由各部门自行组织，需经部门负责人审批；

（3）专题会议：涉及跨部门协作或重大决策的会议，需经领导小组审批。

未按规定审批的会议，不得擅自召开。

第十条会议准备与通知

（1）会议组织者应在会议召开前3个工作日完成以下工作：

-拟定会议议程，明确会议目的、时间、地点及参会人员；

-评估会议风险，制定应急预案；

-通知参会人员，并提醒相关准备事项。

（2）会议通知应包含以下要素：会议名称、时间、地点、议题、参会人员、资料预发等信息。

第十一条会议纪律规范

（1）参会人员应准时参会，不得无故缺席、迟到或早退；

（2）会议期间应关闭手机或调至静音状态，不得随意走动或讨论与会议无关事项；

（3）会议记录人员应完整记录会议内容，确保决策可追溯；

（4）涉及敏感信息的会议，应设置物理隔离或技术防护措施，严格控制参会范围。

第十二条决策程