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院办公室工作职责

院办公室作为学院行政运转的中枢部门，承担着综合协调、文书管理、会议组织、督查督办、信息调研、后勤保障、档案管理、接待服务、制度建设、资产管理、安全保密及对外联络等核心职责，是确保学院各项工作高效有序推进的关键枢纽。其职能覆盖学院日常运行的全链条，需精准把握“服务领导、服务部门、服务师生”的定位，通过规范化、精细化、专业化管理，助力学院整体工作目标的实现。

一、综合协调职能

综合协调是院办公室的核心职责，贯穿学院工作的全过程。具体包括：

1.跨部门事务统筹：针对学院重点工作（如教学评估、学科建设、重大项目申报等），牵头建立跨部门协调机制，明确责任分工，定期组织专题推进会，协调解决部门间职责交叉、资源分配冲突等问题。例如在迎接教育部本科教学工作合格评估期间，需统筹教务处、人事处、学生处、后勤处等多部门，协调材料准备、现场考察、师生动员等环节，确保评估任务按时间节点推进。

2.上下沟通衔接：作为学院领导与基层单位的桥梁，负责及时传达院领导决策部署，同步收集各部门工作进展、师生诉求及基层意见，形成“上情下达、下情上达”的双向反馈机制。如每月汇总各系部教学运行、学生管理中的共性问题（如实验室设备不足、教师办公空间紧张等），整理成《基层动态专报》呈送院领导，为决策提供参考。

3.应急事务处理：建立突发事件应急响应机制，制定《学院突发事件处置预案》，涵盖疫情防控、安全事故、舆情危机等场景。当发生突发情况（如学生集体发热、校园网络瘫痪）时，第一时间协调保卫处、校医院、信息中心等部门，启动应急流程，统筹人员调度、信息上报、对外沟通等工作，确保事态可控。

二、文书管理职能

文书管理是保障学院政令畅通的基础，需严格遵循“规范、严谨、高效”原则，涵盖收文、发文、印章管理全流程：

1.收文处理：对上级文件（如教育厅通知、政策文件）、平行单位来文（如兄弟院校公函）及院内部门请示件实行统一登记，登记要素包括来文单位、文号、标题、密级、时限要求等。收文后，根据文件内容提出拟办意见（如“请教务处牵头落实，人事处、财务处配合”），经办公室主任审核后呈院领导批办。对紧急文件（如限时3日内报送材料的通知），需标注“特急”并优先处理，跟踪承办部门办理进度，确保按时反馈。

2.发文管理：学院正式文件（如院发〔202X〕XX号）的制发需严格履行“起草-审核-签发-复核-印制-归档”流程。起草环节由主办部门负责，内容需符合政策要求、逻辑清晰；审核环节由办公室承担，重点核查政策合规性（是否与上级文件冲突）、内容准确性（数据、表述是否严谨）、格式规范性（文种选择、排版是否符合《党政机关公文格式》）。审核通过后，按文件内容呈分管院领导或主要领导签发；签发后再次复核审批手续、附件完整性，确认无误后印制、用印、分发。例如《学院科研经费管理办法》的修订，需经科研处起草、办公室审核（重点核查与国家最新科研经费政策的一致性）、分管副院长初审、院长签发后正式印发。

3.印章管理：学院公章、院长私章实行专人保管，建立《用印登记本》，详细记录用印日期、文件名称、用印数量、经办人等信息。用印需严格审批：常规文件（如报送上级的请示）经部门负责人签字、办公室主任审核后用印；重要文件（如合作协议、人事任免文件）需经院领导签批。严禁空白文件用印，特殊情况（如招标现场需临时补充材料）需经院长批准并登记备案。

三、会议组织与决议落实职能

会议是学院决策的重要载体，院办公室需全程参与会议筹备、组织及会后督办，确保决策高效落地：

1.会前筹备：根据会议类型（党委会、院长办公会、院务会、专题会）制定差异化方案。党委会作为学院党委的决策会议，需提前3个工作日收集议题（由各部门提交、党委书记审定），汇总会议材料并提前2日发送至党委委员；会场布置需设置签到表、文件席卡，调试投影仪、音响等设备。院长办公会聚焦行政工作部署，议题需经分管院领导初审、院长审定，材料需包含背景说明、建议方案、风险评估等内容。专题会（如招生工作推进会）需明确会议目标（如解决招生宣传渠道单一问题），提前通知参会人员（招办、宣传部、各系部招生负责人），准备数据支撑材料（如历年各省份录取率、宣传投入产出比）。

2.会中服务：安排专人记录会议内容，记录需完整准确，重点标注领导决策要点（如“同意拨专款200万元用于实验室改造，由后勤处6月底前完成招标”）及争议事项（如“关于调整教师课时费标准，暂不表决，由人事处补充调研数据后下次讨论”）。记录稿经会议主持人审阅后，整理成会议纪要，明确决议事项的责任部门、完成时限。

3.会后督办：以会议纪要为依据，建立《决议事项督办台账》，逐项标注任务内容、责任部门、完成时限。通过定期催办（每周电话提醒）、现场检查（如实地查看