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院办公室2025年年底工作总结及2026年工作计划

2025年，院办公室在院党委、行政的领导下，紧扣“服务中心、保障运转、提升效能”核心职能，以“精细化管理、专业化服务、信息化支撑”为抓手，统筹推进综合协调、文书档案、会议管理、后勤保障、制度建设、团队建设等各项工作，全年未发生重大责任事故，关键指标完成率100%，部门服务满意度达96.3%（较2024年提升2.1个百分点），为全院年度目标任务的顺利完成提供了坚实保障。现将具体工作情况总结如下，并对2026年重点任务作出部署。

一、2025年工作总结

（一）强化统筹协调，枢纽作用有效发挥

全年牵头协调跨部门事项127项，较2024年增加19%，其中科研项目进度滞后协调、实验室场地调整、大型活动筹备等复杂事项43项，平均解决周期由2024年的15个工作日缩短至8个工作日。针对以往跨部门协作中存在的责任不清、进度拖延问题，建立“首问负责+协同台账+节点督办”机制：明确每项协调事项的主办部门、配合部门及责任联系人，通过OA系统动态更新进度；对超过3个工作日无进展的事项，由办公室专人电话提醒并记录；对2次提醒仍未推进的事项，提交院务会通报。全年共发出督办单21份，推动解决“重点实验室设备采购跨部门审批流程繁琐”“新入职教师办公物资调配衔接不畅”等堵点问题13个。同时，加强与上级主管部门、兄弟院校的沟通联络，全年承接调研、检查、会议等外部任务42次，协调准备材料300余件，确保信息传递及时、对接精准，未出现因沟通失误影响院级声誉的情况。

（二）规范文书档案，基础管理提质增效

严格落实《党政机关公文处理工作条例》，全年制发院级文件213份、收文处理687份，文件格式规范率、流转及时率均达100%。针对往年存在的“文件底数不清、查阅不便”问题，升级文书管理系统，建立“分类+关键词+时间轴”三维检索模块，文件调阅时间由平均15分钟缩短至3分钟。档案管理方面，完成2023-2024年度文书、科研、人事等7类档案归档，归档率100%，数字化率92%（较2024年提升17%）；开发电子档案在线利用功能，授权32个部门200余名员工线上查阅，全年线上调阅量达486次，占总调阅量的63%。同时，建立档案安全“双备份”机制，重要档案纸质版与电子版分别存放于院保密室和云端加密空间，全年未发生档案损毁或泄露事件。

（三）优化会议管理，决策支撑更加精准

全年组织院党委会、院务会、专题会等各类会议149场，其中党委会42场、院务会38场、专题会69场，会议记录完整率、决议事项督办率100%。为提升会议效率，推行“会前预审+会中管控+会后跟踪”全流程管理：会前3个工作日收集议题材料并预审，对内容不完整、论证不充分的议题退回补充；会中严格控制发言时长（一般性议题汇报不超过8分钟），设置“无实质内容发言提醒”环节；会后24小时内形成会议纪要并通过OA系统推送，同步建立决议事项台账，明确责任部门、完成时限，每月通报进展。全年压缩“可开可不开”会议21场，合并同类议题会议15场，会议平均时长由90分钟缩短至65分钟，决议事项按时完成率由89%提升至95%。此外，成功承办“全省高校实验室安全管理研讨会”“院70周年校庆筹备动员会”等大型会议8场，参会人数累计超2000人次，服务保障零差错。

（四）做细后勤保障，服务品质持续提升

1.物资管理：严格执行“预算控制+按需申领+定期盘点”制度，全年办公用品采购预算执行率92%（较2024年下降8%），通过集中采购、定点议价降低采购成本约15万元；建立“低值易耗品领用限额”标准（如中性笔每人每月2支），杜绝浪费现象，领用超标的部门由办公室负责人约谈提醒，全年累计约谈5次，物资损耗率下降23%。

2.资产管理：完成全院12个部门固定资产清查，覆盖设备、家具等1.2万余件，建立“一物一码”电子台账，扫码可查资产名称、规格、存放地点、使用人等信息；清理闲置资产37台（套），其中21台调拨至教学一线，16台按程序报废，资产利用率由78%提升至85%。

3.接待服务：制定《院级接待管理细则》，明确接待标准、审批流程和责任分工，全年接待上级调研、合作单位来访等56批次，接待费用较2024年下降18%，同时通过定制化服务（如根据访客单位特点准备院科研成果手册、特色纪念品）提升满意度，第三方调研显示接待满意度达98.5%。

4.安全保障：牵头开展院办公区域安全隐患排查12次，整改电路老化、消防通道堵塞等问题27处；组织消防演练2次、安全知识培训3场，覆盖员工600余人次；落实24小时值班制度，全年处理突发情况（如暴雨导致顶楼漏水、夜间门禁系统故障）11起，均快速响应并妥善解决。

（五）深化制度建设，运行机制不断完善

围绕“废改立”目标，对现有68项管理制度进行全面梳理