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院办公室工作制度

院办公室是学院日常运转的中枢机构，承担综合协调、文电管理、会务组织、档案管理、督查督办、后勤保障、资产管理、信息调研、保密管理、安全管理及内部考核等核心职能。为规范工作流程，提升服务效能，保障学院各项工作有序开展，结合实际制定本制度。

一、综合协调工作规范

综合协调是院办公室统筹全局、衔接各方的核心职责，需遵循“分级负责、归口管理、精准高效”原则，重点做好以下工作：

1.跨部门协调：对涉及多部门的综合性工作，由办公室牵头制定协调方案，明确主办部门、配合部门及完成时限；协调前需充分调研各部门职责边界与工作进展，避免职责交叉或推诿；协调中需建立沟通台账，记录关键节点与争议事项，及时向分管领导汇报；协调后形成书面纪要，经相关部门确认后印发执行。

2.上下联动协调：上级单位来文、来函或部署任务时，需在2个工作日内提出拟办意见，明确承办部门及办理要求；学院向上级报送材料或请示事项时，需经办公室审核内容完整性、格式规范性，确保符合行文规则；基层单位请示事项需区分紧急程度，一般事项3个工作日内反馈处理意见，复杂事项需说明办理进度并定期跟进。

3.应急事项协调：遇突发事件（如安全事故、舆情危机），办公室需立即启动应急响应机制，15分钟内联系相关责任部门负责人，30分钟内向分管领导报告基本情况，1小时内汇总信息形成初步处置方案；协调过程中需保持信息畅通，每2小时向院领导汇报进展，直至事件妥善解决。

二、文电管理制度

文电管理实行“全流程闭环”管理，涵盖收文、发文、电子文件管理三大环节，确保文件流转规范、安全、可追溯。

（一）收文管理

1.签收登记：纸质文件由专人每日上、下午各签收1次，通过OA系统接收的电子文件实时签收；所有来文需在《收文登记簿》中登记，记录文件标题、文号、密级、份数、收文时间及来文单位，电子文件同步标注接收路径。

2.拟办批办：一般性文件由办公室主任提出拟办意见，明确承办部门；涉重要政策、大额资金、人事调整等文件，需经办公室分管副主任审核后呈院主要领导批办；密级文件需单独登记，直接送院领导或指定人员阅办，禁止通过普通流程流转。

3.承办督办：承办部门需在文件批办后3个工作日内反馈办理计划，10个工作日内完成办理（特殊情况需书面说明延期理由）；办公室每5个工作日对未办结文件进行催办，催办记录留存备查；文件办理完毕后，承办部门需在10个工作日内将办结材料（含电子扫描件）移交办公室归档。

（二）发文管理

1.起草审核：以学院名义印发的文件由主办部门起草，需符合《党政机关公文处理工作条例》格式要求；初稿形成后，主办部门需经内部核稿（重点审核内容合规性、数据准确性），再送办公室进行“三审三校”：一审格式规范（文种、文号、排版），二审内容逻辑（政策衔接、条款冲突），三审语言表述（简洁性、严谨性）；三审通过后，报分管领导或主要领导签发。

2.印发归档：文件签发后，办公室需在2个工作日内完成排版、印刷（电子文件同步生成PDF版）；纸质文件需加盖学院公章，按主送、抄送单位份数分发，电子文件通过OA系统或指定平台发送；文件印发后5个工作日内，办公室需将定稿（含签发稿）、清样及电子文件整理归档，永久保存。

（三）电子文件管理

1.电子文件与纸质文件具有同等效力，需通过学院统一OA系统流转，禁止使用私人邮箱或即时通讯工具传输涉密文件；

2.电子文件需设置访问权限，普通文件由承办部门负责人审批，密级文件需院领导审批；

3.重要电子文件（如年度工作计划、财务决算报告）需定期备份至学院云存储系统，备份频率为每周1次，备份数据保存期不少于10年。

三、会务组织工作细则

会务组织分为会前准备、会中服务、会后落实三个阶段，需根据会议类型（党委会、院长办公会、全院大会、专题会）制定差异化方案。

（一）会前准备

1.议题管理：党委会、院长办公会议题由各部门提前3个工作日提交，经分管领导审核后，由办公室汇总并报主要领导审定；议题需附背景材料、政策依据及建议方案，材料不完整的不予上会；专题会议题由主办部门提出，经办公室备案后组织。

2.材料与场地：会前2个工作日，办公室需将会议材料（纸质版+电子版）送达参会人员；会场布置需根据会议规模调整，党委会、院长办公会使用圆桌形式，全院大会设主会场+分会场（视频连线）；需检查音响、投影、话筒等设备，调试完毕后留存测试记录；摆放座签时，需严格按照职务高低、部门顺序排列，涉外会议需标注姓名拼音。

3.通知确认：会议通知需明确时间、地点、议题、参会人员及需准备事项，通过OA系统+电话双重确认；重要会议需提前1小时再次提醒，确认参会人员出席情况，缺席需说明原因并报主持人批准。

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