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行政管理物资申请与审批标准模板

一、适用范围与申请场景

办公用品（纸张、笔、文件夹、订书机等）；

办公设备耗材（打印机墨盒、硒鼓、投影仪灯泡等）；

清洁维护物资（纸巾、洗手液、垃圾袋、清洁剂等）；

临时活动物资（会议用品、宣传物料、活动道具等）；

其他经行政部门认可的必要行政管理物资。

二、物资申请审批全流程说明

（一）申请发起

申请人（部门员工或指定负责人）根据实际需求，填写《物资申请审批表》（见第三部分），详细注明以下信息：

物资名称、规格型号、数量（需明确最小单位，如“A4纸”需注明“包”而非“箱”）；

申请用途（需具体，如“用于部门日常文件打印”“用于会议签到物料准备”）；

预算金额（参考公司物资采购价格标准，可注明“预估”）；

需求时间（明确“X月X日前需到位”，避免模糊表述“尽快”）。

填写完成后，申请人需在表格“申请人”处签字确认，并附上必要的需求说明（如活动方案、设备维修记录等，作为附件提交）。

（二）部门审核

申请人将填写完整的《物资申请审批表》及附件提交至部门负责人*处，部门负责人需在2个工作日内完成审核，重点核对：

申请物资是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如可共用设备或物资）；

申请数量是否符合实际需求，是否存在过度申领；

用途描述是否清晰、合理，是否符合部门年度工作计划。

审核通过后，部门负责人在“部门负责人审核意见”处签字，并注明“同意申请”；若审核不通过，需注明具体原因（如“建议减少数量”“建议使用现有物资”），并退回申请人修改。

（三）行政部门审批

部门审核通过后，申请人将表格提交至行政部门*，行政部门需在3个工作日内完成审批，审核内容包括：

物资是否符合行政管理范畴，是否在本模板适用范围内；

预算金额是否在公司规定标准内（如单次申请金额超500元，需额外说明预算来源）；

库存物资是否充足（若库存可满足需求，需优先调配库存，避免重复采购）；

申请用途是否符合公司相关规定（如涉及宣传物料，需核对是否符合公司品牌规范）。

审批通过后，行政部门在“行政部门审批意见”处签字，并同步启动采购流程；若审批不通过，需注明原因（如“超出预算范围”“建议使用库存物资”），并反馈至申请人及部门负责人。

（四）采购与发放

行政部门审批通过后，由采购专员*负责执行采购：

优先选择公司定点供应商，保证物资质量与价格合规；

采购完成后，及时将物资信息（名称、数量、采购金额）录入物资管理系统；

发放物资时，通知申请人至行政部门领取，双方需在《物资领用登记表》上签字确认，注明领用日期、领用人、物资名称及数量。

特殊情况（如紧急需求），可先由行政部门负责人*口头批准后临时采购，但需在1个工作日内补全审批手续。

（五）登记与核销

行政部门需在每月5日前汇总上月物资采购与发放记录，更新《物资管理台账》，内容包括：

物资名称、规格型号、采购日期、采购金额、供应商信息；

领用部门、领用人、领用日期、领用数量、剩余库存数量。

台账需定期与财务部门核对，保证账实相符，避免物资流失或浪费。

三、物资申请审批表（模板）

申请单号

（由行政部门填写，格式：年份-月份-部门代码-序号，如2024-05-001）

申请日期

年月日

申请人

所在部门

联系方式

（填写办公电话或分机号，避免私人手机号）

需求时间

年月日前

申请物资信息

物资名称

规格型号/品牌

单位

数量

申请用途

（请详细说明，如“用于部门每周例会文件打印，预计每月消耗2箱”）

附件清单

（如活动方案、设备维修记录等，请注明名称及数量）

部门负责人审核意见

□同意申请□不同意申请，原因：______________________（负责人签字）______________????日期：年月日

行政部门审批意见

□同意采购，安排发放□调配库存物资（库存数量：______）□不同意申请，原因：______________________（审批人签字）______________????日期：年月日

采购与发放记录

实际采购金额（元）

采购日期

供应商名称

领用人签字

四、申请与审批管理要点

提前规划，避免紧急申请

各部门应于每月25日前汇总下月物资需求，提交至行政部门统一采购，确因突发工作需要的紧急申请（如设备突发故障需立即更换耗材），需在申请表中注明“紧急”字样，行政部门需优先处理，并在24小时内完成审批与采购。

按需申领，杜绝浪费

申请人需根据实际工作需求确定数量，避免“多申领以防不够”的情况；部门负责人需严格审核，对超常规申领（如单次申领打印纸超过5箱）要求说明理由；行政部门定期对各部门物资消耗情况进行分析，对异常消耗（如某部门月度消耗量同比超50%）进行核实，必要时要求整改。

规范用途，禁止挪用

申领物资必须用于部门工作，严禁挪作私用或转赠他