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人事行政制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及XX集团母公司《企业合规管理纲要》等相关法律法规、行业准则及内部管理规定，结合本公司防控专项管理风险、规范业务流程、提升治理效能的内部需求，旨在建立健全人事行政管理长效机制，明确组织职责，强化过程管控，完善运行体系，保障公司稳健运营与可持续发展。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司各层级组织在人事行政管理工作中，均须严格遵守本制度规定，确保各项管理活动符合法律法规及公司制度要求。业务场景涵盖但不限于员工招聘、入职、在职管理、离职、薪酬福利、培训发展、绩效评估、人事档案管理等全流程人事行政事务。

第三条本制度中下列术语含义如下：

（一）“XX专项管理”是指公司针对人事行政管理领域，为防范用工风险、规范管理行为、促进合规运营而建立的一整套系统性管理规范与操作流程，包括但不限于招聘录用、合同签订、考勤管理、薪酬发放、社保公积金缴纳、培训考核、离职手续办理等关键环节的管理活动。

（二）“XX风险”是指在公司人事行政管理过程中可能引发的法律纠纷、经济损失、声誉损害、运营中断等潜在不利的可能性，主要包括招聘风险、合同风险、薪酬福利风险、劳动争议风险、数据安全风险、合规性风险等。

（三）“XX合规”是指公司人事行政管理各项活动全面符合国家法律法规、行业规范、监管要求及公司内部规章制度的状态，是公司依法经营、稳健发展的基本保障。

第四条公司人事行政专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保人事行政管理各环节、各层级、各业务均纳入专项管理范畴，实现无死角、无盲区管理。

（二）责任到人原则：明确各层级、各部门、各岗位在人事行政管理中的具体职责，形成清晰的责任链条，确保事事有人管、人人有专责。

（三）风险导向原则：聚焦人事行政管理中的重点风险领域，实施差异化管控策略，优先防范重大风险，有效化解一般风险。

（四）持续改进原则：定期评估人事行政管理效果，及时发现问题，优化流程，完善制度，不断提升管理效能与合规水平。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对本公司人事行政专项管理工作负总责，承担最终领导责任；分管人事行政工作的公司领导为直接责任人，负责组织协调、督促落实各项专项管理工作。

第六条公司设立人事行政专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为公司人事行政专项管理的决策与统筹协调机构。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管人事行政工作的公司领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：

（一）审议批准公司人事行政专项管理制度及重大调整方案；

（二）统筹协调公司人事行政专项管理工作，解决跨部门重大问题；

（三）研究决定人事行政专项管理中的重要事项，如重大劳动争议处理、系统性风险应对等；

（四）定期听取人事行政专项管理工作汇报，评估管理成效，提出改进要求。

第七条公司人事行政部（以下简称“人事行政部”）作为人事行政专项管理的牵头部门，主要职责包括：

（一）负责牵头起草、修订、解释公司人事行政专项管理制度；

（二）组织开展公司人事行政专项管理风险识别、评估与预警工作；

（三）监督检查各部门、下属单位人事行政专项管理制度的执行情况；

（四）负责人事行政专项管理相关数据的统计分析、报告编制及上报工作；

（五）组织开展人事行政专项管理培训与宣传，提升全员合规意识与操作能力；

（六）牵头处理公司人事行政专项管理中的日常事务与一般风险事件。

第八条公司财务部作为人事行政专项管理的重要参与部门（专责部门），主要职责包括：

（一）负责审核员工薪酬福利、社保公积金缴纳等财务事项的合规性；

（二）参与劳动合同、培训协议等经济合同的财务条款审核；

（三）配合人事行政部开展相关财务数据的统计分析及风险排查；

（四）监督薪酬福利、社保公积金等资金使用的合规性与合理性。

第九条公司法务部作为人事行政专项管理的重要参与部门（专责部门），主要职责包括：

（一）负责审核劳动合同、保密协议、竞业限制协议等法律文件的合规性；

（二）参与重大人事决策的法律风险评估，提供法律意见；

（三）牵头处理劳动争议案件，维护公司合法权益；

（四）监督人事行政专项管理过程中的法律合规性问题。

第十条各业务部门、下属单位作为人事行政专项管理的具体执行部门，主要职责包括：

（一）负责本部门、本单位员工招聘需求提出、候选人推荐、面试组织等工作，确保招聘过程合规；

（二）负责本部门、本单位员工劳动合同的签订、续订、变更、解除等工作，确保操作规范；

（三）负责本部门、本单位员工考勤管理、绩效考核、培训发展等日常人事工作的落实；

（四）负责本部门、本单位员工离职手续的办理，确保资料完整、流程合规；

（五）配合人事行