企业文档归档标准操作流程工具.docVIP

一、适用范围与核心场景

本工具适用于各类企业（涵盖制造业、服务业、科技型企业等）在日常运营中产生的重要文档归档管理，包括但不限于：业务合同、项目方案、会议纪要、人事档案、财务凭证、技术图纸、制度文件等。核心场景包括：新项目启动后的文档集中归档、年度文档系统性整理、离职人员工作文件交接归档、审计/检查前的文档梳理备查等，旨在保证企业文档的规范性、可追溯性及安全性。

二、标准化操作流程步骤

步骤1：文档收集与初步筛选

操作内容：

各部门文档负责人（如“张”“李”）在每月/季度末/项目结束后3个工作日内，梳理本部门到期需归档的文档，保证文档为最终正式版本（含审批签字、盖章确认等要素）。

剔除重复、临时草稿、无效信息（如手写涂改未核对的版本）及非核心辅助文件（如普通通知草稿）。

责任岗位：各部门文档管理员、部门负责人

工具/方法：部门文档清单台账、电子/纸质文档初步筛选表

步骤2：文档分类与价值判定

操作内容：

按《企业文档分类标准》将文档分为一级类别（如“行政管理类”“财务管理类”“项目管理类”“人力资源类”“技术研发类”）和二级类别（如“行政管理类”下分“制度文件”“会议纪要”“印章管理”等）。

依据《文档保管期限表》，判定文档保管期限（如“永久”“10年”“5年”“3年”），其中涉及法律效力、核心资质、战略规划的文档需标注“永久”保管。

责任岗位：档案管理员、法务专员（必要时）

工具/方法：《企业文档分类标准》《文档保管期限表》、分类标签

步骤3：文档整理与标准化处理

操作内容：

电子文档：统一命名为“[一级类别]-[二级类别]-[文档名称]-[形成日期]-[版本号]”（如“行政管理-会议纪要-2023年度战略规划会V1.0”），存储至指定服务器目录（如“//企业服务器/归档文档/2023年/行政管理类”），保证格式为通用可读格式（PDF/Word/Excel等）。

纸质文档：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，按顺序用牛皮纸档案袋封装，袋面标注“[一级类别][二级类别][文档名称][份数][形成日期][保管期限]”。

涉密文档需单独加密存储（电子文档加密、纸质文档存入密码文件柜），并标注“密级：内部/秘密”。

责任岗位：各部门文档管理员、档案管理员

工具/方法：命名规范模板、档案袋、加密软件

步骤4：编号登记与台账建立

操作内容：

档案管理员按“年份-一级类别代码-二级类别代码-流水号”规则编制档号（如“2023-GZ-01-001”，其中“GZ”为“行政管理”代码，“01”为“会议纪要”代码，“001”为流水号），保证档号唯一。

填写《文档归档登记表》（含档号、文档名称、类型、形成部门、责任人、归档日期、存储位置、保管期限、密级等字段），电子台账同步录入档案管理系统，纸质台账打印存档。

责任岗位：档案管理员

工具/方法：《文档归档登记表》、档案管理系统（如“泛微档案管理系统”）

步骤5：存储与保管

操作内容：

电子文档：至企业档案管理系统服务器，定期（每月）进行备份（异地备份+云端备份），保证数据安全；重要电子文档刻录光盘备份（一式两份，分别存放于档案室和异地保险柜）。

纸质文档：按档号顺序存放于档案柜（木质/金属柜，防火防潮），档案柜张贴分类索引标签；库房保持温度18-22℃、湿度45%-60%，配备消防器材（二氧化碳灭火器）、温湿度计、防虫防霉药剂。

定期（每季度）检查存储环境，记录《档案保管环境检查表》。

责任岗位：档案管理员、行政部

工具/方法：档案管理系统、备份设备、档案室环境监测工具

步骤6：检索与利用

操作内容：

员工因工作需要查阅文档时，提交《文档查阅申请表》（注明查阅人、部门、文档名称/档号、用途、查阅方式（电子/纸质）），经部门负责人及档案管理员审批（涉密文档需额外经分管领导审批）。

电子文档通过档案管理系统权限查询（仅限授权范围），纸质文档在档案室现场查阅（查阅过程由档案管理员全程监督，禁止涂改、抽取、拍照外传）。

查阅后填写《文档利用登记表》，记录查阅时间、内容、结果。

责任岗位：档案管理员、查阅人、审批人

工具/方法：《文档查阅申请表》《文档利用登记表》、档案管理系统权限管理

步骤7：到期鉴定与销毁

操作内容：

档案管理员每年12月对到期文档进行鉴定，确认无继续保存价值（如无法律风险、无历史参考价值），编制《到期文档销毁清单》（含档号、文档名称、保管期限、销毁原因等）。

由档案管理小组（含档案管理员、法务专员、行政部负责人）审核销毁清单，报总经理审批。

销毁时由2人以上监销，纸质文档采用碎纸机销毁（保证无法复原），电子文档彻底删除并清除备份，监销人签字确认《文档销毁记录表》。

责任岗位：档案管理员、档案管理小组成员、监销人

工具/方法：《到期文档销毁清单》《文档销毁记录表》