原材料采购应急预案制度.docxVIP

原材料采购应急预案制度

一、总则

1.1目的

为有效预防和应对原材料采购过程中可能出现的各类突发状况，保障企业生产经营活动的连续性与稳定性，最大限度降低突发事件造成的损失，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于企业所有原材料的采购活动，涵盖从采购计划制定、供应商选择、合同签订、物料运输直至入库验收的各个环节。企业内所有涉及原材料采购与管理的部门及相关人员均须遵守本制度。

1.3工作原则

原材料采购应急工作遵循“预防为主，常备不懈；统一领导，分级负责；快速反应，果断处置；内外协同，信息畅通”的原则。

二、组织机构与职责

2.1应急领导小组

企业成立原材料采购应急领导小组（以下简称“应急领导小组”），由企业主要负责人任组长，分管采购、生产、财务的负责人任副组长，成员包括采购部、生产部、财务部、仓储部、质量部、市场部及法务部等相关部门负责人。

2.2应急领导小组主要职责

审定原材料采购应急预案及相关政策；

统一指挥和协调原材料采购突发事件的应急处置工作；

决定启动和终止应急响应；

负责应急资源的调配与保障；

组织应急处置后的评估与总结。

2.3应急工作小组

应急领导小组下设应急工作小组，日常办公设在采购部。应急工作小组由采购部牵头，各相关部门指定专人参与。其主要职责包括：

负责应急预案的日常管理、修订与演练组织；

收集、分析原材料市场及供应链相关信息，及时预警潜在风险；

在突发事件发生时，迅速上报情况，并根据应急领导小组指令，具体组织实施应急处置措施；

协调各相关部门之间的应急联动；

负责应急处置过程中的信息传递与记录。

2.4各部门职责

采购部：负责监控原材料市场动态，维护供应商关系，在应急状态下牵头组织货源的寻找、评估与采购实施。

生产部：根据生产计划和原材料库存情况，及时提出物料需求预警，参与应急物料的使用调度，并评估突发事件对生产的影响。

财务部：负责应急采购资金的保障与及时拨付，参与应急采购成本的核算与控制。

仓储部：负责原材料的入库验收、存储保管，确保库存信息准确，在应急状态下配合物料的收发与盘点。

质量部：负责应急采购原材料的质量检验与控制，确保应急物料符合生产要求。

市场/销售部：提供市场需求变化信息，必要时参与因原材料问题导致的产品交付协调。

法务部：负责应急采购合同的法律审核，协助处理与供应商之间的合同纠纷。

三、风险识别与预警机制

3.1风险识别

企业应定期组织对原材料采购过程中的潜在风险进行梳理与识别，主要包括但不限于：

供应商风险：供应商生产能力不足、质量不稳定、交货延迟、财务状况恶化、合作意愿降低、不可抗力导致无法供货等。

市场风险：原材料价格大幅波动、市场供不应求、替代品出现或淘汰、行业政策调整等。

运输风险：运输路线受阻、运输工具故障、物流成本急剧上升、恶劣天气影响运输等。

质量风险：原材料抽检或入库检验发现不合格，且影响生产进度。

内部管理风险：采购计划失误、订单处理延迟、信息传递不畅等。

不可抗力风险：自然灾害、疫情、地缘政治冲突等超出企业控制范围的突发事件。

3.2预警机制

信息监测：采购部及相关部门应建立信息监测渠道，密切关注供应商动态、市场行情、运输状况及宏观环境变化。

预警级别：根据突发事件可能造成影响的范围、程度和紧急情况，将预警级别划分为一般预警、较重预警、严重预警三个等级（具体分级标准可结合企业实际情况另行制定细则）。

预警发布：当监测到可能发生突发事件时，应急工作小组应立即进行分析评估，确定预警级别，并报应急领导小组批准后，向相关部门发布预警信息。预警信息应明确突发事件的类型、预警级别、可能影响范围、应采取的初步应对措施等。

四、应急响应

4.1响应启动

当发生原材料采购突发事件，或预警信息得到确认，可能导致原材料供应中断或严重影响生产时，应急领导小组应立即召开会议，根据事件性质、影响程度和范围，决定是否启动应急响应及响应级别。

4.2应急指挥

应急响应启动后，应急领导小组进入应急指挥状态，应急工作小组负责具体协调落实各项应急措施。各相关部门须严格按照应急领导小组的指令开展工作。

4.3应急处置措施

根据突发事件的具体类型和情况，可采取以下一项或多项应急处置措施：

供应商协调：立即与原供应商沟通，了解具体情况，协商解决方案，如督促其尽快恢复供货、调整交货期等。

替代物料寻找与验证：在质量部配合下，评估使用替代物料的可行性，寻找并确认可替代的原材料规格及来源。

备选供应商启用：启动备选供应商名录，优先与已通过资质审核的备选供应商联系，洽谈紧急采购事宜，确保物料尽快到位。

调整采购计划与订单：根据应急需求，紧急调整采购计划，下达加急订单，并跟踪订单执行全过程。

多渠道采购：通过行业协会、网络平台、同行互助等多种渠道，积极寻找新的物料来源。

调整生产计划：及