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建筑施工合同备案制度

第一章总则

第一条本制度根据《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》《建筑工程施工发包与承包违法行为认定查处管理办法》等法律法规，结合行业规范标准及企业内部管理需求制定。旨在规范建筑施工合同备案管理，防控法律风险、合同风险及合规风险，提升项目管理效能，保障企业合法权益。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在建筑施工项目全生命周期中涉及合同备案管理的业务活动，覆盖项目立项、招投标、合同签订、备案登记、履行监督等场景。

第三条本制度下列核心术语含义如下：

（一）建筑施工合同备案专项管理：指企业为确保建筑施工合同符合法律法规及内部制度要求，实施的从风险识别、流程管控、合规审查到责任追究的全过程管理活动。

（二）专项风险：指在建筑施工合同签订、履行过程中可能引发法律纠纷、经济损失或声誉损害的风险，包括但不限于合同效力风险、履约风险、合规风险等。

（三）专项合规：指建筑施工合同备案管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求的状态。

第四条专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：确保所有建筑施工合同均纳入备案管理范围，无遗漏；

（二）责任到人：明确各级管理主体及执行岗位的备案职责；

（三）风险导向：以防范重大风险为核心，优化资源配置；

（四）持续改进：根据管理效果动态完善备案机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对建筑施工合同备案专项管理负总责，承担最终决策责任；分管领导作为直接责任人，负责组织落实、监督考核。

第六条设立建筑施工合同备案专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，法务、财务、工程、采购等相关部门负责人为成员。领导小组职责包括：

（一）统筹制定、修订专项管理制度；

（二）协调跨部门备案争议事项；

（三）审批重大合同备案风险处置方案。

第七条明确三类主体职责：

（一）牵头部门：法务部作为牵头部门，负责统筹备案制度建设、风险排查、考核监督及培训宣贯。

（二）专责部门：工程管理部负责备案流程优化、技术合规审核；财务部负责合同资金支付合规管理；采购部负责供应商资质备案监督。

（三）业务部门/下属单位：项目部承担具体合同备案申报，工程管理部及下属单位配合现场核查。

第八条基层执行岗责任：岗位人员须签署合规承诺书，落实“一合同一档案”制度，及时上报备案异常情况，并配合审核部门开展尽职调查。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条项目立项阶段备案：需提交立项文件、可行性研究报告及初步设计批复，经工程管理部合规审核后方可启动招投标。禁止无立项备案开展招标活动。

第十条招投标流程规范：招标文件须明确合同备案要求，评标环节需审查投标人资质、业绩及合规记录，中标后3个工作日内完成内部合同草案审核。

第十一条合同签订管理：签订合同须在办公系统留痕，关键条款（如工期、价款、违约责任）须经领导小组审批；电子合同需符合《电子签名法》要求，并同步归档。

第十二条合同备案申报：项目部须在合同签订后10个工作日内提交备案申请，需附合同正本、投标保证金退还证明、履约保证金协议等材料。

第十三条合同变更管控：变更内容超出原合同10%的，需重新履行招投标程序，并附变更备案说明及审批记录。禁止通过补充协议规避备案监管。

第十四条履约监控要求：每月开展履约合规检查，重点核查工程进度款支付、质量验收记录，异常情况需立即上报并暂停支付流程。

第十五条分包合同备案：分包合同备案须遵循“资质对应、分包范围合法”原则，严禁转包、违法分包，备案材料需包含总包合同、分包清单及分包人资质证明。

第十六条纠纷处理机制：合同争议须通过备案系统登记，调解未果的，由法务部出具合规风险评估报告，并启动诉讼或仲裁准备。

第十七条备案档案管理：合同正本由工程管理部存档，电子档案同步录入ERP系统，保管期限不少于合同履行完毕后5年。

第四章专项管理运行机制

第十八条动态更新机制：每年结合法律法规修订情况，由法务部牵头开展制度复审，重大修订需经领导小组审议。

第十九条风险识别预警：每季度由工程管理部牵头开展备案风险排查，按“低风险-中风险-高风险”分类，高风险项需制定专项整改方案。

第二十条合规审查嵌入流程：将合同备案作为项目立项、招投标、资金支付的前置条件，未经审查的环节不得实施。

第二十一条风险应对措施：

（一）一般风险：由业务部门制定整改计划，报专责部门备案；

（二）重大风险：立即启动应急程序，由领导小组组织法律、财务、工程专家组协同处置。

第二十二条责任追究标准：

（一）