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董事长办公室会客预约制度

第一章总则

第一条为规范董事长办公室会客预约管理，防控信息安全、资源调配及合规风险，依据《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于办公秩序与资源管理的规定，结合公司实际需求，制定本制度。本制度旨在通过明确预约流程、职责分工及监督机制，确保董事长办公室会客活动有序、高效、合规开展，提升办公环境管理效能，防范潜在风险。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工涉及董事长办公室的会客预约活动。会客场景包括但不限于商务洽谈、工作汇报、外部专家咨询、重要嘉宾接待等，均须遵循本制度执行预约程序。

第三条本制度涉及以下核心术语：

（一）“董事长办公室专项管理”指公司针对董事长办公室会客预约活动开展的制度建设、风险防控、流程监督及考核评价等工作体系；

（二）“会客风险”指因预约管理不规范可能引发的信息泄露、资源冲突、合规瑕疵或形象损害等潜在问题；

（三）“合规操作”指会客预约活动符合公司内部流程规定及外部法律法规要求的行为标准；

（四）“分级管控”指根据会客性质、时长、参与方层级等因素，实施差异化的审批权限与资源配置策略。

第四条董事长办公室会客专项管理遵循以下原则：

（一）“全面覆盖”原则，确保所有会客活动均纳入制度化管理范畴；

（二）“责任到人”原则，明确各层级主体在预约、执行、监督中的职责；

（三）“风险导向”原则，重点关注敏感信息防护、资源合理使用及合规性审查；

（四）“持续改进”原则，通过动态评估优化预约流程及管理机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司董事长办公室会客专项管理的第一责任人，对制度落实及风险防控承担全面领导责任；分管办公事务的领导为直接责任人，负责统筹实施与监督考核。

第六条设立董事长办公室会客专项管理领导小组，由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成。领导小组职能包括：

（一）统筹制定与修订专项管理制度；

（二）协调跨部门会客资源冲突；

（三）审批重大或敏感会客预约申请；

（四）监督制度执行情况并开展定期评估。

第七条明确三类主体职责：

（一）牵头部门（办公室）：

1.统筹专项管理制度建设，负责预约平台维护与流程优化；

2.每季度开展会客风险识别，提出防控建议；

3.组织专项培训，提升员工预约规范意识；

4.对违规行为进行初步核查与上报。

（二）专责部门（纪检监察部、法务部）：

1.审核会客申请的合规性，重点核查保密等级、参与方资质；

2.优化招标、采购等关联业务的会客流程；

3.参与重大风险事件的处置与责任认定。

（三）业务部门/下属单位：

1.落实本领域会客需求，提交预约申请时附完整背景说明；

2.对部门员工会客行为进行日常监督；

3.及时上报异常会客情况，配合调查处置。

第八条基层执行岗（如前台、会务人员）职责：

（一）严格核对预约人身份，确保信息真实；

（二）记录会客时间、时长、参与方等关键信息；

（三）发现异常情况立即向牵头部门报告；

（四）签署岗位合规承诺书，明确保密义务。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条预约申请标准：

（一）一般会客需提前X日提交申请，注明事由、时长、参与人数及保密需求；

（二）重要会客（如涉及外部高层、敏感议题）需提前X日经专责部门审核，并报领导小组备案；

（三）紧急会客须同步提交情况说明，经现场审批后补办手续。

第十条禁止性行为：

（一）严禁通过非正式渠道预约，规避审批流程；

（二）严禁携带未经许可的电子设备进入办公区；

（三）严禁利用董事长办公室进行商业推广或无关活动；

（四）严禁泄露会客内容或预约信息给无关第三方。

第十一条专项风险防控点：

（一）信息保密风险：要求会客前签署保密协议，敏感会议设置监控授权；

（二）资源冲突风险：建立会客时段占用登记机制，避免设备、会议室等资源重叠；

（三）合规瑕疵风险：对涉外会客加强资质审核，确保参与方符合公司合作标准；

（四）安全隐患风险：规范用电设备使用，会客结束后检查消防设施状态。

第十二条特殊场景管理：

（一）境外人员会客需符合当地法律法规要求，提前办理临时通行手续；

（二）多人会客（超过X人）需提前申请扩容配置，经领导小组审批；

（三）远程视频会客需测试网络设备，确保音视频质量达标。

第四章专项管理运行机制

第十三条动态更新机制：

（一）每年X季度由牵头部门牵头，结合法规变化、业务调整修订制度；

（二）重大政策出台后X日内评估制度适配性，必要时启动修订程序；

（三）修订稿经领