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档案管理工作岗位责任制

档案管理工作岗位责任制是指为确保档案管理工作的规范化、科学化和高效化，明确各级、各类档案管理人员在档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁及信息化建设等各环节中的具体职责、权限和工作要求，通过制度化的方式将责任落实到岗、到人，形成权责清晰、流程顺畅、管理闭环的工作体系。其核心在于通过明确的分工与责任界定，保障档案实体与信息的安全、完整、准确与可用，有效服务于组织机构的各项活动，并符合国家法律法规与行业标准的要求。

一、档案管理部门负责人的岗位责任制

档案管理部门负责人是本单位档案管理工作的第一责任人，对档案工作的全面开展负领导责任。其具体职责包括：

1.统筹规划与制度建设：根据国家档案法律法规、行业标准及本单位发展战略，组织制定并完善本单位的档案管理制度、工作规范、业务流程和应急预案。负责制定档案工作中长期发展规划和年度工作计划，并监督落实。

2.组织协调与资源配置：领导本部门全面工作，协调档案管理工作与本单位其他业务部门之间的关系，确保档案收集渠道畅通。负责申请和管理档案工作所需的经费、场地、设施设备等资源，保障档案工作正常开展的物质条件。

3.业务指导与监督考核：负责对本单位各部门（项目）的归档工作进行业务指导、培训和检查监督。建立健全档案工作考核评价机制，将档案工作纳入相关部门和人员的绩效考核范围。

4.安全管理与风险防控：作为档案安全保密工作负责人，建立健全档案安全保密制度，落实人防、物防、技防措施。定期组织档案安全检查与风险评估，确保档案实体与信息的绝对安全，防止失密、泄密、损毁和丢失事件发生。

5.队伍建设与专业发展：负责档案管理队伍的建设，组织业务学习和技能培训，提升团队专业素养。关心档案管理人员的工作与发展，营造积极向上的工作氛围。

6.重大事项决策与报告：审批重要的档案业务事项，如鉴定销毁方案、珍贵档案处置意见、重大信息化项目方案等。定期向单位主管领导和上级档案行政管理部门报告工作，接受指导和监督。

二、档案收集与整理岗位责任制

该岗位主要负责档案的前端控制与基础业务，确保归档文件的齐全、完整、准确和系统。

1.归档指导与接收：依据归档范围与保管期限表，主动指导、督促各业务部门做好文件材料的形成、积累、预立卷和归档工作。负责对移交归档的文件材料进行严格检查，检查内容包括文件的完整性、准确性（如签字、盖章、日期等要素齐全）、载体质量、以及是否履行了必要的审批或确认手续。对不符合要求的归档材料，有权要求退回并限期整改。

2.系统化整理与编目：对接收的归档文件材料，按照分类方案、整理规则（如按件或按卷整理）进行系统化整理、组卷（件）、排列、编号与装订。准确编制档案目录、卷内文件目录、备考表等检索工具，确保著录项目规范、准确、完整，实现档案的有序化管理。

3.价值初步鉴定：在整理过程中，协助进行档案价值的初步鉴定，对保管期限划分提出建议，对无需归档或重复的文件材料进行甄别。

4.归档情况记录与反馈：详细记录档案接收情况，建立接收台账。定期汇总并向部门负责人及相关部门反馈归档工作的进展、问题及改进建议。

三、档案保管与保护岗位责任制

该岗位是档案安全的守护者，直接负责档案实体的日常管理与维护，确保其长期安全留存。

1.库房日常管理：负责档案库房的日常管理工作，严格执行库房管理制度，确保“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防高温、防强光、防污染）措施落实到位。定期检查并记录温湿度，及时调控至标准范围。保持库房整洁有序。

2.档案入库上架与存放：对整理完毕的档案，办理正式入库手续，按照既定的排架规则科学上架存放。对馆藏档案的存放位置做到心中有数，账实相符。

3.日常巡检与维护：定期对档案实体进行巡查，检查档案的物理状态，及时发现并处理霉变、虫蛀、破损、字迹褪变等问题。负责对破损、褪变档案进行修复或提出修复建议与计划。

4.安全管理与应急响应：严格执行档案出入库登记、审批和监控制度。掌握库房安全设施（如灭火系统、监控系统、报警系统）的操作与日常检查。熟悉档案安全应急预案，在发生突发事件时，能迅速采取初步应急措施，并立即报告。

5.定期清点与核对：定期（如每年或每两年）对库存档案进行清点核对，确保档案数量准确、存放位置正确，及时发现并报告异常情况。

四、档案利用服务岗位责任制

该岗位是档案工作价值的直接体现者，负责为用户提供高效、便捷、合规的档案信息服务。

1.利用接待与咨询：热情接待档案利用者，提供专业的查档咨询服务，了解利用需求，指导利用者使用检索工具。

2.检索调卷与提供利用：根据利用者需求，熟练运用各种检索工具和档案管理系统，快速、准确地查找所需档案信息。严格按照利用制度办理档案的查阅、借阅、复制、证明等手续，认真审核