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供应商信息管理与选择决策工具

一、适用场景与目标

本工具适用于企业采购管理全流程中供应商信息的系统化管理，以及新供应商引入、现有供应商绩效评估、多供应商比选等场景。通过标准化流程和量化评估，帮助企业实现供应商信息的动态更新、资质合规性核查、多维能力评价，最终科学筛选出符合业务需求的优质供应商，降低供应链风险，提升采购效率与成本控制水平。

二、系统化操作流程

（一）需求明确与评估维度设定

操作目标：清晰定义采购需求，确定供应商评估的核心维度与权重。

关键动作：

由采购部门牵头，联合使用部门（如生产、研发、运营）明确采购物品/服务的具体需求，包括技术参数、质量标准、交付周期、数量、预算上限等。

根据采购品类特性，确定供应商评估维度（如质量保障能力、价格竞争力、交付及时性、服务水平、财务状况、合作潜力等），并设定各维度权重（示例：质量30%、价格25%、交付20%、服务15%、财务10%）。

形成书面化的《采购需求说明书》与《供应商评估维度权重表》，经部门负责人审批后作为后续操作依据。

输出成果：《采购需求说明书》《供应商评估维度权重表》。

（二）供应商信息收集与初步建档

操作目标：广泛收集潜在供应商信息，建立基础信息库。

关键动作：

通过行业展会、公开招标平台、行业协会推荐、主动寻源等多种渠道收集供应商信息。

对收集到的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合资质要求的对象（如无相关经营资质、过往存在严重负面记录等）。

向初步筛选合格的供应商发放《供应商信息调查表》，要求其提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业准入许可）、产品/服务案例、生产能力、财务报表等基础资料。

收集完成后，由专人录入《供应商基本信息表》，完成初步建档。

输出成果：《供应商信息调查表》《供应商基本信息表》（初稿）。

（三）供应商资质审核与实地考察

操作目标：验证供应商信息的真实性与合规性，评估其履约能力。

关键动作：

资质审核：核查供应商提供的营业执照、资质证书等文件的真实性、有效期及覆盖范围，重点关注与采购品类相关的行业许可（如食品供应商需《食品经营许可证》）。

财务状况评估：通过供应商提供的财务报表或第三方征信报告，评估其偿债能力、盈利能力及经营稳定性（如资产负债率、营收增长率等指标）。

实地考察：对关键供应商（如大宗采购、长期合作供应商）组织实地考察，重点查看生产环境、设备配置、工艺流程、品控体系、仓储物流能力等，形成《供应商实地考察报告》。

综合资质审核结果，淘汰不达标供应商，更新《供应商基本信息表》。

输出成果：《供应商资质审核表》《供应商实地考察报告》《供应商基本信息表》（更新版）。

（四）多维度评估与量化打分

操作目标：通过量化指标对供应商进行综合评价，保证评估客观性。

关键动作：

成立评估小组：由采购、技术、质量、财务等部门人员组成，明确各成员评分权重（如采购占40%、技术占30%、质量占20%、财务占10%）。

依据《供应商评估维度权重表》，对通过审核的供应商逐项打分。评分标准需具体可量化（示例：质量保障能力——近3年产品合格率≥99%得30分，95%-99%得20分，＜95%得0分）。

汇总各成员评分，计算加权平均分，形成《供应商综合评估打分表》。

对得分较高的供应商（如前3名），进行补充沟通，确认合作细节（如报价、交期、售后条款等）。

输出成果：《供应商综合评估打分表》《供应商补充沟通记录》。

（五）供应商选定与结果输出

操作目标：基于评估结果确定最终合作供应商，形成决策依据。

关键动作：

召开供应商选定会议，评估小组汇报各供应商得分情况及优劣势分析，结合《采购需求说明书》综合讨论。

按得分高低及业务需求排序，确定首选、备选供应商名单，形成《供应商选定报告》，报采购负责人及分管领导审批。

审批通过后，向选定供应商发出《合作意向书》，明确合作框架、条款及后续流程。

未入选供应商由采购部门以书面形式反馈结果（如需），可保留其信息作为后续储备。

输出成果：《供应商选定报告》《合作意向书》。

（六）供应商信息动态管理

操作目标：保证供应商信息的时效性，持续优化供应商队伍。

关键动作：

建立供应商档案，定期更新其资质证书、联系方式、经营状况等信息（如每年复核一次）。

在合作过程中，记录供应商的交付准时率、产品合格率、服务响应速度等绩效数据，形成《供应商绩效评估表》。

每年或每季度对合作供应商进行绩效复评，对表现优异的供应商加大合作力度，对不达标供应商发出整改通知，情节严重者终止合作。

输出成果：《供应商绩效评估表》《供应商动态调整记录》。

三、核心工具表格清单

（一）供应商基本信息表

序号

供应商全称

统一社会信用代码

注册资本（万元）

成立时间

联系人

职务

联系方式

主营业务

资质证书清单（编号及有效期）

备注

1

科技有限公司

91110