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出生人口统计制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国统计法》《统计法实施条例》等国家相关法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于数据治理和风险管理的要求制定，旨在规范公司出生人口相关统计数据的采集、管理和应用，防控数据统计风险，提升治理效能，满足公司战略决策与合规经营需要。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖出生人口数据的统计需求场景，包括但不限于人力资源配置规划、员工福利管理、社会责任报告编制等业务领域。

第三条本制度核心术语定义如下：

（一）“出生人口专项管理”指公司围绕出生人口数据采集、统计、分析、应用等全流程，建立制度规范、技术保障和监督机制，确保数据真实、准确、完整的管理活动。

（二）“统计合规风险”指因数据采集不规范、审核不严、应用滥用等可能导致数据错漏、泄露或违规使用，进而引发法律责任、声誉损害或管理决策失误的潜在风险。

（三）“数据治理合规”指公司依据国家统计法规及内部制度，对出生人口数据进行标准化管理，确保数据质量、安全可控并符合业务应用要求的实践准则。

第四条出生人口专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：

（一）全面覆盖：出生人口统计范围应涵盖公司所有涉及员工出生信息的业务场景，确保无遗漏；

（二）责任到人：明确各层级管理及执行岗位的统计职责，形成责任闭环；

（三）风险导向：聚焦数据质量、安全及合规风险，优先防控重大风险；

（四）持续改进：定期评估管理成效，动态优化制度流程与技术手段。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对出生人口专项管理负总责，统筹推动制度落实；分管领导作为直接责任人，负责组织协调、资源保障及重大风险处置。

第六条设立出生人口专项管理领导小组，由公司分管领导牵头，成员包括人力资源部、信息科技部、法务合规部及财务部等相关部门负责人，主要履行以下职能：

（一）统筹制定与修订专项管理制度，审议重大风险处置方案；

（二）协调跨部门数据需求与资源分配，审批关键流程节点；

（三）监督考核专项管理成效，定期向决策层报告工作。

第七条明确三类主体职责：

（一）人力资源部作为牵头部门，负责统筹出生人口数据采集规范、模板统一、培训宣贯，组织季度数据质量核查，并协同法务部开展合规风险评估；

（二）信息科技部作为专责部门，承担数据系统开发与维护、权限管控、日志审计等职责，优化数据传输加密与备份机制；

（三）各业务部门及下属单位作为执行主体，负责本领域员工出生信息核实、填报审核，并每月向人力资源部提交数据汇总表。

第八条基层执行岗位需履行以下合规操作责任：

（一）员工本人需保证所填出生信息真实有效，签署《出生信息承诺书》；

（二）部门统计专员对原始数据完整性、准确性负责，拒绝填报虚假信息；

（三）发现数据异常或潜在风险时，须第一时间向人力资源部报告，不得隐瞒不报。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条业务操作合规标准：

（一）数据采集需采用统一电子表单，禁止手工录入，确保字段完整；

（二）新生儿入职统计需同步核实户口登记证明，保留复印件备查；

（三）年度更新时需提示员工核对信息，变更后需附说明文件。

第十条禁止性行为：

（一）严禁要求员工提供无关出生证明材料；

（二）禁止通过系统导出含出生信息的多维度组合报表；

（三）不得将出生人口数据用于商业营销或第三方合作。

第十一条重点风险防控点：

（一）采集阶段需严防信息作假，建立异常数据抽查机制；

（二）传输环节需采用传输加密技术，避免数据链路窃取；

（三）存储时需与核心人力资源系统物理隔离，设置5级访问权限。

第十二条分析应用合规要求：

（一）统计分析需经法务合规部预审，明确数据脱敏范围；

（二）内部报告须匿名化处理，禁止标注具体部门或人员；

（三）对外披露需获得公司授权，并附合规声明。

第十三条数据销毁规范：

（一）离职员工信息须3年后统一归档销毁，建立销毁记录台账；

（二）系统定期自动清理无效数据，生成操作日志留存2年；

（三）纸质档案按档案管理制度执行，禁止电子版打印留存。

第四章专项管理运行机制

第十四条制度动态更新机制：

（一）每年6月由人力资源部牵头，结合最新统计法规修订制度；

（二）系统功能迭代时同步更新操作手册，组织全员测试；

（三）重大政策调整需启动跨部门会审程序，30日内完成修订。

第十五条风险识别预警机制：

（一）每月10日前人力资源部汇总上月数据错漏率，高于5%需全级通报；

（二）信息科技部每季度扫描系统漏洞，发现