刻章业内部管理制度及安全制度.docVIP

刻章业内部管理制度及安全制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国印章管理办法》等法律法规，参照行业印章管理最佳实践，结合公司内部风险防控与业务规范需求，为规范印章制作、使用、保管等全流程管理，防范印章相关风险，保障公司合法权益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖印章的制作申请、刻制审批、保管使用、废止处置等场景，以及所有涉及印章管理的业务活动。

第三条本制度中下列术语含义：

（一）“印章专项管理”指公司对印章的制作、保管、使用、废止等环节实施的全流程监督和控制，确保印章管理的合规性、安全性与有效性。

（二）“印章风险”指因印章管理不当或违规使用可能导致的财产损失、法律责任、声誉受损等潜在风险。

（三）“印章合规”指印章管理活动符合国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求的行为状态。

第四条印章专项管理的核心原则包括：

（一）全面覆盖原则，确保所有印章均纳入制度管理范围；

（二）责任到人原则，明确各级人员印章管理职责；

（三）风险导向原则，重点防控印章使用中的重大风险；

（四）持续改进原则，定期评估并优化印章管理制度。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司印章专项管理负总责，承担印章管理工作的最终决策与监督责任；分管领导对公司印章专项管理工作负直接领导责任，负责组织落实制度要求。

第六条设立公司印章专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括法务合规部、行政管理部、财务部等部门负责人。领导小组职责包括：

（一）统筹协调公司印章专项管理工作；

（二）审批印章制作、废止等重大事项；

（三）监督印章管理制度执行情况。

第七条法务合规部为印章专项管理的牵头部门，负责：

（一）印章管理制度的制定与修订；

（二）印章刻制申请的合规审核；

（三）印章使用违规事件的调查处置。

第八条行政管理部为印章专项管理的专责部门，负责：

（一）印章刻制供应商的选择与评估；

（二）印章的保管、交接与档案管理；

（三）印章使用情况的日常监督。

第九条财务部、人力资源部、业务部门等业务单位及下属单位，为印章专项管理的业务部门，职责包括：

（一）落实本领域印章使用要求；

（二）开展印章使用风险排查；

（三）配合专项管理领导小组开展检查。

第十条基层执行岗位人员（如档案管理员、合同经办人等）为印章专项管理的基础执行岗，应履行以下责任：

（一）遵守印章使用操作规范，签署合规承诺；

（二）及时上报印章异常使用情况；

（三）妥善保管印章使用记录。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条印章刻制管理。

（一）印章刻制必须符合国家公安机关备案要求，严禁私刻或违规委托外单位制作；

（二）新印章刻制需提交刻制申请，经法务合规部、行政管理部联合审核后报领导小组审批；

（三）印章刻制材质、规格需符合公司档案管理标准，刻制过程全程留痕。

第十二条印章保管管理。

（一）公司级印章由行政管理部指定专人双锁保管，财务、合同等重要印章需设置独立保管室；

（二）印章保管人员需经背景审查，并签订保密协议；

（三）印章交接需填写交接记录，经保管人、接收人及部门负责人签字确认。

第十三条印章使用审批。

（一）公司级印章使用需经部门负责人、分管领导审批，重大事项报领导小组审批；

（二）业务部门印章使用需经部门负责人审批，并留存审批记录；

（三）禁止在空白文件或未明确事项上加盖印章。

第十四条印章异地使用管理。

（一）因出差、驻外等需要异地使用印章的，需提前报备行政管理部；

（二）异地使用需由申请人、接收单位共同确认使用事由，并限时返回使用记录；

（三）严禁将印章交由非授权人员携带。

第十五条印章废止管理。

（一）印章废止需填写废止申请，经法务合规部审核、领导小组审批后执行；

（二）废止印章需现场销毁，并拍照存档；

（三）废止印章的旧版文件需按档案管理规定处理。

第十六条印章使用风险防控。

（一）建立印章使用异常事件台账，重点关注空白印章、越权使用等情况；

（二）每年开展印章风险排查，对保管、审批环节漏洞及时整改；

（三）涉及印章的诉讼或纠纷，由法务合规部优先处置。

第十七条特殊印章管理。

（一）电子印章需与实体印章对应管理，使用需经双人验证；

（二）电子印章的密钥、权限需定期轮换，并设置使用日志；

（三）电子印章的使用范围不得超出实体印章授权范围。

第四章专项管理运行机制