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办公室责任制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及行业相关准则制定，结合集团母公司关于风险防控及合规管理的指导意见，旨在规范公司内部管理行为，防控专项风险，提升管理效能。根据公司当前业务发展需求，为加强办公室责任管理，明确各层级、各部门职责权限，防范操作风险与合规风险，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司日常办公管理、行政事务、后勤保障、会议组织、文件流转、印章管理、资产使用等所有涉及办公室职责的业务场景。各部门及下属单位应依据本制度建立健全内部管理细则，确保制度有效落地。

第三条本制度涉及的核心术语定义如下：

（一）XX专项管理：指公司围绕办公室职责范围，通过制度建设、流程优化、风险防控、监督考核等手段，对特定业务领域实施系统性管理的活动。

（二）XX风险：指因管理漏洞、操作失误、外部环境变化等可能导致公司资产损失、声誉受损或法律责任的风险，包括但不限于操作风险、合规风险、信息安全风险等。

（三）XX合规：指公司及员工在履行职责过程中，严格遵守法律法规、行业准则及内部制度要求，确保行为合法合规的状态。

第四条XX专项管理的核心原则包括：

（一）全面覆盖：确保管理范围覆盖所有办公室职责相关的业务场景，不留管理空白。

（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的职责权限，实现管理责任闭环。

（三）风险导向：以风险防控为核心，优先识别、评估并处置重大风险。

（四）持续改进：根据内外部环境变化，定期评估并优化管理体系。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司XX专项管理的第一责任人，对专项管理工作的全面性、有效性负最终责任；分管办公室职责的领导为公司XX专项管理的直接责任人，负责组织制定、实施与监督考核。

第六条公司设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调XX专项管理工作，审批重大风险处置方案，监督考核专项管理成效。

第七条XX专项管理领导小组下设办公室，挂靠公司办公室（或指定牵头部门），负责日常管理事务，具体职能包括：统筹XX专项管理制度建设、组织风险排查、协调跨部门协作、开展培训宣贯等。

第八条牵头部门职责：

（一）负责XX专项管理制度的制定、修订与解释；

（二）组织开展专项风险识别与评估，建立风险清单；

（三）监督各部门XX专项管理执行情况，实施考核问责；

（四）定期汇总管理数据，形成分析报告；

（五）组织全员XX专项管理培训与意识宣贯。

第九条专责部门职责：

（一）负责XX专项管理领域的业务合规审核，如文件审核、流程合规性审查；

（二）提出流程优化建议，降低操作风险；

（三）配合牵头部门开展风险处置，提供专业支持；

（四）跟踪制度执行效果，推动持续改进。

第十条业务部门/下属单位职责：

（一）落实本领域XX专项管理要求，细化执行方案；

（二）开展日常风险防控，建立风险台账；

（三）配合牵头部门及专责部门开展检查、评估工作；

（四）及时上报XX专项管理中发现的重大问题。

第十一条基层执行岗责任：

（一）签署岗位合规承诺书，确保操作行为符合制度要求；

（二）主动识别并上报XX专项管理中发现的隐患或风险；

（三）拒绝执行违反XX专项管理制度的行为；

（四）配合完成相关培训与考核。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条办公资源管理：

（一）合规标准：严格按预算申请、审批流程使用办公设备、物资及费用，定期盘点资产，建立台账；

（二）禁止行为：严禁虚报领用、违规调配公共资源；

（三）风险防控：重点关注资产流失、浪费及不当使用风险，定期开展盘点与审计。

第十三条文件流转与档案管理：

（一）合规标准：规范文件拟稿、审核、签发、流转、归档，确保程序合法、权限清晰；

（二）禁止行为：严禁未经授权的文件修改、复制或泄露；

（三）风险防控：加强涉密文件管理，防范信息泄露风险，建立文件处置规范。

第十四条会议组织与保障：

（一）合规标准：严格按权限审批会议，规范会议通知、记录、纪要管理，控制会议成本；

（二）禁止行为：严禁超标准安排会议，虚报会议费用；

（三）风险防控：防范会议组织疏漏、信息安全及资源浪费风险，明确责任分工。

第十五条印章管理：

（一）合规标准：严格执行用印审批流程，规范用印登记，定期检查印章保管情况；

（二）禁止行为：严禁未经授权的用印、私自刻制印章；

（三）风险防控：加强印章保管与使用监督，防范印章被盗用或滥用风险。