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办公用品出入库管理和登记制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及公司《内部控制管理办法》等相关法律法规制定，同时参照行业物资管理准则及集团母公司关于办公用品规范化管理的指导意见。为有效防控物资管理领域专项风险，规范办公用品采购、入库、领用、盘点等全流程操作，提升资源使用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖办公用品的采购需求提报、供应商选择、入库验收、库存管理、领用审批、报废处置等所有业务场景，以及涉及物资管理的各类业务流程。

第三条本制度下列术语含义：

（一）“XX专项管理”指公司针对办公用品等物资管理领域，通过制度建设、流程优化、风险防控等手段开展的系统性管理活动；

（二）“XX风险”指因管理漏洞或操作不当导致办公用品流失、浪费、滥用或合规问题发生的可能性；

（三）“XX合规”指办公用品管理活动严格遵循国家法律法规、公司制度及行业规范，确保合法合规；

（四）“XX责任”指各层级、各岗位在办公用品管理中应承担的职责，包括预防、发现、报告及处置责任。

第四条办公用品出入库管理和登记工作应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。

（一）全面覆盖要求所有办公用品管理活动纳入制度管控范围，不留死角；

（二）责任到人要求明确各级各类人员的具体职责，确保可追溯；

（三）风险导向要求优先防控重大风险，动态调整管理措施；

（四）持续改进要求定期评估管理效果，优化制度流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司办公用品出入库管理和登记工作负总责，主持审定管理制度及重大事项；分管领导为直接责任人，负责日常监督指导及资源保障。

第六条设立公司办公用品管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括牵头部门、专责部门及业务部门代表。领导小组职责包括：

（一）统筹规划办公用品管理方向，审批制度修订；

（二）协调跨部门管理难题，解决重大争议；

（三）监督考核各层级管理成效，提出改进要求。

第七条明确三类主体职责分工：

（一）牵头部门：由行政部担任，负责统筹制度建设、需求标准化、供应商管理、定期盘点及培训宣贯；

（二）专责部门：由财务部、审计部组成，分别负责采购资金合规审核、管理流程优化及风险处置；

（三）业务部门/下属单位：负责编制年度需求计划、落实领用审批、执行库存控制及异常上报。

第八条基层执行岗职责包括：

（一）岗位合规承诺：签署《办公用品管理合规承诺书》，明确个人操作标准；

（二）风险上报义务：及时报告库存异常、领用超标、物资滥用等风险事件；

（三）执行操作规范：严格按流程办理出入库手续，确保记录完整准确。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条采购需求管理：各部门应于每月X日前提交需求清单，经部门负责人审核签字后报牵头部门汇总，严禁重复申报或超标准配置。

第十条供应商选择：遵循“公开透明、择优选择”原则，实行年度供应商目录管理。采用招标方式时，须通过比价、质询等程序确定供应商，并建立履约评价机制。

第十一条入库验收标准：

（一）核对实物与订单信息，数量误差≤5%为合格；

（二）检查产品质量，不合格品应在X日内退回并记录原因；

（三）验收合格后立即登记台账，并粘贴唯一标识码。

第十二条领用审批权限：

（一）单次领用量低于X元的，由部门主管审批；

（二）超限领用需经分管领导签字，并说明用途；

（三）特殊物资（如打印耗材）实行定额领用，超额申请需专项说明。

第十三条库存管理要求：

（一）实行ABC分类管理，A类物资每月盘点，B类每季度抽查；

（二）闲置物资应在X日内报备调拨，无法使用时提交报废申请；

（三）定期评估库存周转率，闲置超X年的物资强制报废。

第十四条账实核对机制：每月终由牵头部门牵头，联合财务部、审计部开展联合盘点，盘点结果与系统记录误差率超过8%的，须查明原因并通报整改。

第十五条信息登记规范：

（一）系统录入必须完整填写物资名称、规格、数量、领用人等要素；

（二）手工登记应使用统一表格，字迹清晰可辨，并由经手人、审批人双签；

（三）电子台账与纸质记录同步保存，保存期限不少于X年。

第十六条供应商违规处置：发现供应商存在虚假宣传、质量低劣等问题的，应立即中止合作并通报相关部门，严重者列入黑名单。

第十七条报废处置管理：

（一）报废流程需经技术部门鉴定，由牵头部门审批后执行；

（二）可回收物资通过合规渠道销售，残值上缴公司财务；

（三）危险废弃物委托有资质单位处理，并保留处置凭证。

第四章