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XX学院档案立卷归档制度

为加强学院档案业务建设，做到门类齐全、分类规范、立卷合理、管理科学，使档案工作的各个环节规范化，更有效地保护和利用档案，为学院和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和教育部、国家档案局第27号令《高等学院档案管理办法》等有关法律和法规，特制定本制度。?

一、立卷归档原则

（一）学院档案工作，由档案室集中统一管理全校11类档案，并对校属各立卷归档部门的档案立卷归档工作实行监督和指导，使学院档案工作有序地开展。

（二）学院档案工作实行校属各立卷归档部门的领导目标责任制。实行谁主管谁负责，由部门领导督促、检查本部门的兼职档案员做好本部门档案材料的收集、立卷、整理、归档的工作制度。严格执行文件、材料的形成单位及课题组立卷归档制度，坚持做到“三纳入”、“四同步”：即将立卷归档工作，纳入学院及各部门、课题组的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

（三）学院档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件、材料和擅自销毁文件、材料。销毁文件、材料要登记造册，经批准后专人监销。干部、职工在离开岗位时，要彻底清理文件、材料，办理交接手续。

二、档案的收集范围

（一）学院（单位）在教学、科研、医疗、生产、管理和其他各项活动中直接形成的，对学院和社会有保存价值的各种文字、图、表、声像等不同载体的文件材料。

根据教育部1993年发布的《高等学院档案实体分类法》的规定，学院应归档的档案分为十一大类。即党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、科研（KY）、产品生产和科技开发（CP）、基本建设（JJ）、仪器设备（SB）、出版（CB）、外事（WS）、财会（CK）、声像（SX）。

（二）建国前学院的各类档案。

（三）校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。

（四）并入学院的单位的档案。

三、立卷归档分工

教育部、国家档案局第27号令发布的《高等学院档案管理办法》规定，高等学院实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，这是搞好学院档案工作的基础，各单位（部门）必须严格执行。

（一）上级党政机关来文，同级党政机关来文，学院自发的全校性、综合性文件材料由学院党政办公室负责立卷归档。属学院机关各部处、业务管理单位职责范围内形成的学院自发文，由学院党政办公室牵头在规定时间内组织机关各部处、业务管理单位的兼职档案人员或文书处理人员立卷归档。

（二）属党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会工作产生的材料（表册、图纸、照片、录音、录像、影片），原则上由产生上述文件材料的机关各职能部门、业务管理单位、学院（系、部、中心）、附属单位、科研课题组负责立卷归档。全日制本、专科学生、第二学位学生“学生成绩登记表”在教务处指导下，由各学院负责汇总立卷归档。成人教育本、专科学生“学生成绩登记表”等由继续教育学院负责汇总立卷归档。网络教育学院教育产生的学生学籍材料由其学院负责汇总立卷归档。

（三）二个或二个以上部门合办工作产生的文字材料由主办部门立卷归档。

（四）校内临时办事机构产生的文字材料，由临时机构指定专人负责立卷归档。

（五）新校区建设档案的收集、整理、利用、移交等工作参照《新校区建设档案管理工作协调会纪要》的相关意见执行。?

四、立卷工作及案卷质量要求

（一）每年年底至寒假放假前，各部门文书人员和兼职档案工作人员应将本年度的收文、发文与收文登记、发文登记进行核对，然后将全部文件材料按应归档范围进行清理、分类、鉴定（剔除无需归档的文件材料）。在确定文件材料齐全、完整、准确的前提下开始排序、立卷。

（二）案卷质量总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的保存价值，便于保管和利用，具体应做到下述几点：

1.归档的每份文件材料的页数均应完整无缺，并剔除重份文件。同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。对问题单一，文件材料较少按不同内容组成薄卷。

2.在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与原件和多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。应归档的电报、插图、照片、表册应合并到文件材料中去，做到合一立卷。

3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放到复文年立卷；跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结、报告放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；按学年处理的文件材