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出生证明出入库登记制度

第一章总则

第一条本制度根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国统计法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则，结合公司内部风险防控需求与管理规范化要求制定。旨在规范出生证明等特殊文件出入库管理，防范操作风险、合规风险及信息安全风险，确保文件流转全程可追溯、管理闭环化。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，覆盖出生证明的申领、入库、出库、保管、借阅、销毁等全流程管理。业务场景包括但不限于员工入职证明、客户资质审核、行政公文处理及外部机构文件交接。

第三条本制度下列术语含义：

（一）出生证明专项管理：指围绕出生证明文件实体的全生命周期管理，包括物理存储、电子存档、流转审批、风险监控等系统性控制活动。

（二）出生证明专项风险：指因管理疏漏导致的文件遗失、损毁、被盗用、信息泄露或合规处罚等潜在危害。

（三）出生证明合规：指文件管理活动严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保合法合规。

（四）出生证明可追溯性：指通过记录、审计等方式实现文件流转路径、操作时间、责任人等信息的全程清晰可查。

第四条出生证明专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：管理范围覆盖所有涉及出生证明的部门和业务环节，不留盲区。

（二）责任到人原则：明确各级管理主体及执行岗位的职责权限，建立责任链条。

（三）风险导向原则：聚焦关键风险点，实施差异化管控措施。

（四）持续改进原则：定期评估管理有效性，动态优化制度流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对出生证明专项管理负总责，承担统筹决策与最终监督责任；分管领导作为直接责任人，负责组织落实、资源保障及日常监管。

第六条设立出生证明专项管理领导小组，成员包括分管领导、牵头部门负责人及专责部门代表，主要履行以下职能：

（一）统筹协调：审议制度方案，协调跨部门管理问题。

（二）决策审批：对重大出入库申请、风险处置方案进行审批。

（三）监督评价：定期检查制度执行情况，考核管理成效。

第七条明确三类主体职责分工：

（一）牵头部门（如办公室或档案管理部门）：

1.统筹制定、修订专项管理制度及操作细则。

2.组织开展专项风险排查与合规培训。

3.负责出入库台账建立、信息核对及异常报告。

（二）专责部门（如合规部或内审部）：

1.审核出入库申请的合规性，优化业务流程。

2.评估专项风险，指导业务部门整改。

3.跟踪制度执行效果，提出优化建议。

（三）业务部门/下属单位：

1.落实本领域文件管理要求，履行日常防控。

2.申报出入库需求，配合核查工作。

3.及时上报异常事件，落实整改措施。

第八条基层执行岗位（如档案管理员、经办人员）须履行以下责任：

（一）严格按操作规程处理文件出入库，记录完整。

（二）签署岗位合规承诺书，承诺无违规操作。

（三）发现异常情况立即上报，不得隐瞒或拖延。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条入库管理：

（一）合规标准：需经审批的出生证明必须提交原件及复印件，核对身份信息、签发机关、有效期等要素。特殊文件（如涉及保密信息）需加贴封条。

（二）禁止行为：严禁无审批擅自入库、重复入库或夹带无关文件混入。

（三）风险防控：建立电子台账，按编号、签发机关、入库日期分类存储，定期盘点。

第十条出库管理：

（一）合规标准：出库申请需经部门负责人及分管领导双重审批，注明用途、使用期限，签署领用单。紧急需求需附专项说明。

（二）禁止行为：严禁超权限出库、私自转借或超出批准用途使用。

（三）风险防控：实施“谁领用谁负责”原则，全程视频监控或安装出入库检测设备。

第十一条保管管理：

（一）合规标准：设置专用保险柜存放，遵循“双人双锁”机制。电子存档需加密存储，定期备份至异地服务器。

（二）禁止行为：严禁将文件置于公共区域、带离办公区或电子设备非工作时间连接外网。

（三）风险防控：定期开展安全检查，记录温湿度、火灾报警器状态等环境参数。

第十二条借阅管理：

（一）合规标准：借阅需填写专用申请单，说明用途、期限，经审批后办理登记。不得拆分原件或标注个人信息。

（二）禁止行为：严禁借阅非工作必需文件、超出批准期限或涂改借阅记录。

（三）风险防控：建立借阅审批台账，超期未还需说明原因，必要时启动催还程序。

第十三条销毁管理：

（一）合规标准：到期或作废文件需编制销毁清单，经领导小组审批后实施。纸质文件由专人监督，电子文件需双重确认删除。

（二）禁止行为：严禁随意丢弃、销毁