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办公费报销制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及相关行业财务管理准则制定，同时参照集团母公司关于规范企业运营管理的指导意见，结合公司实际运营需求，旨在通过明确办公费报销管理流程与标准，防控财务风险，提升资源使用效率，促进企业合规经营。本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在日常工作中产生的办公费用报销行为，覆盖行政办公、业务拓展、差旅支持等场景。

第二条办公费是指员工因履行工作职责而发生的，经公司批准后可报销的日常性支出，包括但不限于办公用品购置、通讯费、交通费、招待费等。报销范围严格限定于与本单位经营业务直接相关的合理支出，严禁以任何形式虚报、冒领或挪用公款。

第三条本制度中的核心术语定义如下：

（一）“专项管理”指公司针对办公费报销环节建立的全流程风险防控与合规管理体系，涵盖预算编制、审批流程、支出标准、审计监督等管理活动；

（二）“XX风险”指因报销制度执行不到位、审批权限滥用、支出标准模糊等导致的财务舞弊、资源浪费或法律纠纷等潜在威胁；

（三）“XX合规”指报销行为符合国家财经法规、公司内部制度及行业监管要求，确保支出合理、程序合法、记录完整；

（四）“XX管理标准”指办公费报销的金额上限、审批层级、凭证要求等量化规范，作为费用管控的基础依据。

第四条办公费报销管理遵循以下核心原则：

（一）“全面覆盖”原则，即报销范围、流程、标准适用于所有部门及业务场景，无例外情形；

（二）“责任到人”原则，即明确各级审批主体、执行岗及监督方的职责边界；

（三）“风险导向”原则，即重点管控高金额、高频次报销业务的合规性；

（四）“持续改进”原则，即通过动态评估与优化，完善报销管理体系。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对办公费报销管理负总责，承担制度制定、风险统筹及重大违规事件处置的最终决策权；分管财务、行政的领导为直接责任人，负责牵头制度落地、监督执行及考核问责。

第六条公司设立办公费专项管理领导小组，由分管领导担任组长，财务部、审计部及行政部负责人为成员，统筹以下职能：

（一）审议年度报销预算及重大费用支出方案；

（二）协调跨部门报销争议及紧急事项处理；

（三）监督季度专项审计结果，推动问题整改。

第七条牵头部门（财务部）职责包括：

（一）制定并修订报销管理制度，组织季度培训；

（二）建立电子台账，对账单据真实性、合规性进行前置审核；

（三）每月汇总分析支出数据，向领导小组提交管理报告。

第八条专责部门（审计部）职责包括：

（一）每季度抽取20%报销单据进行全流程复核；

（二）对关联交易、超额报销等风险点开展专项检查；

（三）提出优化建议，完善审批权限矩阵。

第九条业务部门/下属单位职责包括：

（一）初审本部门报销单据的合理性、必要性；

（二）每月向财务部提交上月报销汇总表，附风险自查记录；

（三）配合审计部核查工作，落实整改要求。

第十条基层执行岗（报销人）责任：

（一）签署《岗位合规承诺书》，保证信息准确无误；

（二）遇异常审批（如越级、超标准）时，有权要求解释或暂缓提交；

（三）发现单据遗失、审批超时等情况，须在24小时内上报部门主管。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条办公用品采购管理。采购金额在X元以上需通过比价或招标程序，供应商必须通过第三方征信平台核查，建立合格名录动态更新机制。禁止向离职员工关联企业采购。

第十二条通讯费报销管理。明确月度补贴上限标准，超出部分需提交专项说明及第三方缴费凭证；因公加班产生的通话费须由部门主管签字确认。禁止虚列个人通讯支出。

第十三条交通费报销管理。公务用车需记录里程数及用途，私家车补贴按实报销但不超过标准上限；同城差旅优先选择公共交通，机票/高铁票须附行程说明。禁止重复报销。

第十四条招待费管理。50人以上宴请需提前审批，费用上限按级别设定（如高管X万元/次，中层X万元/次）；外宾招待须附邀请函及商务记录。禁止公款购买高档烟酒。

第十五条活动物料管理。会议物资采购须提交预算方案，超过X万元的需经领导小组审议；废弃物处理需符合环保要求，建立回收台账。禁止采购奢侈品类物品。

第十六条支出标准动态调整。财务部根据物价指数及部门需求，每半年评估一次报销上限，报领导小组批准后发布；部门可根据业务特性申请特殊标准，需附合理性论证。

第十七条非正常支出管控。对连续X个月超出平均值的部门，需提交专项说明；异常报销（如单次超过X万元）须由分管领导审批，并附第三方核验报告。禁止以“会议费”等名义套现。

第四章专项管理运行机制