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加强办公版面印刷费的制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照行业关于成本管控与资源高效利用的先进实践，结合集团母公司关于企业内部控制与风险管理的规定，以及公司内部加强成本精细化管理、防控专项风险的实际需求，制定。旨在规范办公版面印刷费用的使用与管理，提升资源使用效率，防范违规操作风险，保障公司经济利益，促进企业可持续发展。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。凡涉及办公版面印刷费的计划制定、采购执行、使用审批、盘点回收等全流程活动，均须遵守本制度规定。具体场景包括但不限于文件打印、资料复印、图纸绘制、宣传材料制作等与工作相关的印刷活动。

第三条本制度中下列术语定义如下：

（一）“XX专项管理”指公司针对办公版面印刷费用实施的系统性管控活动，包括预算编制、流程审批、费用监控、风险防范、效果评估等环节，旨在实现费用合理化、使用规范化、管理精细化。

（二）“XX风险”指在办公版面印刷活动中存在的可能导致公司经济损失、资源浪费、信息泄露或声誉损害的不确定性因素，如过度印刷、违规采购、印品管理混乱等。

（三）“XX合规”指公司及全体员工在办公版面印刷活动中严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部规章制度的行为标准，确保经营活动合法、合规、高效。

第四条办公版面印刷费专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：管控范围覆盖所有印刷活动，确保无死角、无遗漏。

（二）责任到人原则：明确各级管理主体与执行岗位的职责分工，实现责任闭环。

（三）风险导向原则：聚焦高发风险点，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。

（四）持续改进原则：定期评估管理效果，优化流程机制，实现动态优化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对办公版面印刷费专项管理承担第一责任，负责统筹决策、资源保障及总体督导；分管领导承担直接责任，负责具体组织协调、监督考核及问题处置。

第六条公司设立专项管理领导小组，由主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，负责统筹协调印刷费管控工作，审议重大事项，审批关键政策，并实施常态化监督。领导小组下设办公室于[牵头部门名称]，承担日常工作。

第七条牵头部门职责：

（一）负责专项管理制度、流程的制定与修订，组织业务培训与宣贯。

（二）牵头开展年度预算编制与执行监控，定期通报费用使用情况。

（三）组织专项风险排查，优化管控措施，提升管理效率。

（四）协调跨部门协作，推动管理成果落地。

第八条专责部门职责：

（一）负责印刷设备采购、供应商准入的合规审核，监督招标流程规范。

（二）参与费用标准的制定与调整，审核重大印刷项目。

（三）指导业务部门优化印刷流程，推广绿色印刷理念。

（四）建立风险处置预案，监督整改落实。

第九条业务部门/下属单位职责：

（一）落实专项管理要求，开展本领域日常风险防控。

（二）编制年度印刷费预算，按权限审批日常印刷需求。

（三）规范印品管理，及时回收废旧纸张与墨盒。

（四）配合开展审计与评估，持续改进管理实践。

第十条基层执行岗职责：

（一）严格按审批流程执行印刷任务，拒绝不合理需求。

（二）遵守印刷设备操作规范，避免浪费与损坏。

（三）发现违规行为或潜在风险，及时向专责部门报告。

（四）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条预算编制与审批：

（一）各部门需根据上年度实际使用情况及本年度工作计划，于每年X月X日前编制印刷费预算，经专责部门审核后报领导小组审批。

（二）预算执行实行总额控制与分项核算，超预算印刷需提交专项说明并报备。

第十二条供应商管理：

（一）原则上通过集团集中采购平台选择印刷服务商，优先考虑具备ISO认证、绿色环保资质的供应商。

（二）每年开展供应商绩效评估，不合格者清退，并建立备选库动态管理。

第十三条招标与采购：

（一）单项印刷合同金额超过X万元的，须按公司采购管理规定实施公开招标。

（二）紧急印刷需求可采取竞争性谈判，但须在X日内完成比选并报备。

第十四条费用审批与报销：

（一）内部文件印刷按审批权限执行：X元以下由部门负责人审批，X元以上由分管领导审批。

（二）外部印刷费用需提供采购合同、验收单及实物流转记录，经财务部门审核后报销。

第十五条印品管理：

（一）推行无纸化办公，鼓励双面打印、电子化归档。

（二）涉密文件须使用专用打印设备，并建立印品回收台账。

第十六条废旧处理：

（一）建立废旧纸张、墨盒回收机制，定期交由供应