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工程技术资料和档案管理制度

第一章总则

1.1目的

为统一公司范围内工程技术资料与档案的采集、整理、归档、保管、利用、销毁全过程管理行为，确保数据真实、完整、可追溯，支撑设计优化、施工控制、运维决策、纠纷处理及知识复用，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司总部、区域中心、项目部、试验检测中心、供应商及分包商在新建、改扩建、检修、技改、科研等活动中形成的纸质、电子、声像、模型、GIS、BIM、点云、光谱、代码、算法、固件等全部工程技术记录。

1.3管理原则

（1）单源truth：一份数据只认一个权威来源，杜绝“多头录入”。

（2）同步生成：资料与现场活动同步产生，禁止事后补造。

（3）四性检验：真实性、完整性、准确性、系统性。

（4）全生命周期：从投标、勘察、设计、采购、施工、调试、竣工、运维到退役报废，全程管控。

（5）风险分级：按“重大、重要、一般”三级确定保管期限、备份频次、权限等级。

（6）知识转化：档案室每月发布《技术情报简报》，把沉睡数据转化为可复用知识。

1.4职责矩阵

（1）公司档案管理委员会：统筹政策、预算、考核、审计。

（2）技术中心档案部：制定标准、培训、系统运维、异地灾备。

（3）项目经理：第一责任人，确保项目资料“日清月结”。

（4）专业工程师：负责本专业资料的形成、校核、移交。

（5）质检员：对资料同步性、合规性进行旁站抽查。

（6）供应链部：要求供应商在合同中嵌入资料条款，违约扣款。

（7）信息安全部：加密、脱敏、水印、防勒索。

（8）法务部：对涉及专利、商业秘密、个人信息的资料进行合规审查。

第二章分类与代码

2.1分类体系

采用“项目—阶段—专业—介质—版本”五维编码，共15位字符：

第1–3位：项目简称拼音首字母，如“NJK”表示南京基地。

第4–5位：阶段码，勘察KC、设计SJ、施工SG、竣工JG、运维YW。

第6–7位：专业码，地质DZ、结构JG、机电JD、仪控YK、市政SZ。

第8位：介质码，Z纸质、D电子、S声像、M模型。

第9–10位：年度后两位。

第11–12位：月份。

第13–15位：流水号。

2.2示例

NJK-SG-JD-D-2308-015表示南京基地项目施工阶段机电专业2023年8月第15份电子文件。

2.3动态维护

档案部每半年组织一次代码评审，新增专业或介质时，须在OA发起《代码增减审批单》，经技术中心、档案管理委员会双重批准后方可生效。

第三章采集与形成

3.1模板固化

设计、施工、试验、验收四大类共218种表单全部上线EPM（EngineeringProcessManagement）系统，字段级锁定，禁止私自增删。

3.2现场采集

（1）无人机航测：每日17:00自动上传POS数据与原始影像，命名含时间戳与坐标。

（2）激光扫描：点云数据以.las格式存储，同步生成.e57备份，扫描仪内存卡留72h冗余。

（3）智能钢筋计数：AI摄像头识别后，自动生成《钢筋隐蔽验收单》，质检员蓝牙签字。

（4）试验机直连：压力、拉伸、冻融、氯离子扩散系数等试验数据通过RS485实时写入数据库，杜绝人工誊抄。

3.3电子签名

采用国密SM2证书，私钥存储于指纹USBKey，签章后文件生成256bit哈希并写入区块链侧链，防篡改。

3.4纸质单据

必须采用70g纯木浆防霉纸，激光打印，禁止圆珠笔手写；确需手写时，使用不褪色档案黑墨水，字迹耐久性≥25年。

3.5声像资料

照片不低于2400万像素，RAW+JPEG双格式；视频不低于4K30fps，码流100Mbps，同步录制环境噪声作为背景音轨，便于后期声纹比对。

第四章整理与立卷

4.1立卷单元

遵循“谁形成、谁立卷”原则，每卷厚度≤3cm，页数≤200页，超厚度必须分册。

4.2卷内目录

采用Excel自动抓取EPM元数据，字段含序号、文件题名、日期、页次、变更单号、版次、责任人、备注，打印后置于卷首。

4.3页码编制

（1）纸质：使用红色4mm页码章，盖于右下角，遇双面文字材料，正面右下角、背面左下角。

（2）电子：PDF批量加注，字体TimesNewRoman9pt，RGB(192,0,0)，不可选中。

4.4卷盒规格

采用55mm无酸纸档案盒，脊背标签含二维码，手机扫码可显示盒内目录及借阅状态。

4.5电子立卷

系统自动生成“双层PDF”，上层为图像，下层为隐藏可检索文本，OCR识别率≥99%，错误人工修正。

第五章审核与移交

5.1三级审核

专业工程师自检→项目档案员复检→公