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稻谷收购留样制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国食品安全法》《粮食流通管理条例》等国家法律法规，参照《XX集团企业内部控制管理办法》及《XX公司关于强化供应链风险防控的指导意见》，结合公司稻谷收购业务实际，为规范留样管理流程、防范质量风险、确保合规经营，特制定本制度。制度旨在通过建立健全留样工作机制，实现全过程质量追溯与风险管控，满足行业监管要求，保障公司利益与消费者权益。

第二条本制度适用于公司总部各职能部门、下属收购单位及全体员工，涵盖稻谷收购、储存、加工等环节的留样全流程管理。具体适用场景包括但不限于：

（一）稻谷到货检验环节的初始留样；

（二）分批次储存期间的周期性留样；

（三）质量异议处理时的补充留样；

（四）监管抽检配合的专项留样。

第三条本制度核心术语定义如下：

（一）“XX专项管理”指针对稻谷留样全过程的质量监控与风险防控体系，包括留样标准、流程执行、信息记录及异常处置等管理活动。

（二）“XX风险”指因留样操作不规范、信息缺失或处置不当可能导致的质量追溯失效、责任认定争议、合规处罚等潜在损失。

（三）“XX合规”指留样行为需严格遵循法律法规、行业标准及企业内部制度要求，确保留样材料的真实性、完整性与有效性。

第四条稻谷收购留样专项管理遵循以下原则：

（一）全面覆盖：覆盖所有稻谷采购批次，确保留样代表性及可追溯性；

（二）责任到人：明确各层级管理主体与执行岗位的留样责任；

（三）风险导向：聚焦质量隐患与合规风险，实施重点监控；

（四）持续改进：根据业务变化与风险动态优化留样管理机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司稻谷收购留样专项管理工作负总责，承担第一责任人职责；分管生产经营的领导为直接责任人，负责统筹决策与资源保障。

第六条公司设立“稻谷收购留样专项管理领导小组”，由分管领导担任组长，成员包括质量部、采购部、仓储部、法务合规部及下属单位负责人。领导小组主要职能包括：

（一）审议留样管理制度与重大风险处置方案；

（二）协调跨部门留样资源调配与异常事件处置；

（三）监督年度管理效果并提交决策层确认。

第七条各职能部门职责划分如下：

（一）质量部（牵头部门）：

1.统筹制定留样标准、流程及操作规范；

2.负责留样全生命周期信息系统的开发与维护；

3.组织开展留样合规性审计与风险排查；

4.落实监管机构留样调取配合工作。

（二）采购部（专责部门）：

1.将留样合规要求嵌入供应商准入标准；

2.审核收购批次留样抽取消毒方案；

3.处理因留样争议引发的采购纠纷。

（三）仓储部（业务部门）：

1.严格执行留样存储环境规范；

2.定期检查留样状态并记录异常情况；

3.配合质量部开展留样实物盘点。

（四）法务合规部（业务部门）：

1.提供留样相关法律合规咨询；

2.督促留样纠纷中的证据固定与责任认定。

下属单位需指定专人落实本单位的留样管理工作。

第八条基层执行岗位（如质检员、保管员）责任如下：

（一）严格按抽样标准采集留样样品；

（二）使用专用留样容器并标注批次、日期等关键信息；

（三）确保留样存储条件符合温湿度要求；

（四）及时上报留样缺失、变质等异常情况。

全员须签署《岗位合规承诺书》，明确留样操作红线。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条稻谷初始留样操作规范：

（一）每批次稻谷按总量0.5%的比例采集留样，总量不足XX吨的批次不低于XX公斤；

（二）使用符合GB/TXXXX标准的留样袋，标注“XX公司留样”字样及唯一编号；

（三）留样信息同步录入质量管理系统，包括产地、品种、收购日期、抽样人等字段。

第十条留样存储环境要求：

（一）留样库房需配备温湿度记录仪，每日监测并存档；

（二）不同批次留样应分区存放，避免交叉污染；

（三）留样保存期限为收购后XX个月，特殊情况按监管要求调整。

第十一条质量异议期间的留样补充要求：

（一）发生质量争议时，需在XX小时内补充抽取同比例留样；

（二）补充留样需使用原留样容器编号，标注“补充留样”；

（三）第三方检测机构需对双份留样同时取样，保证结果效力。

第十二条监管抽检配合规范：

（一）收到监管机构留样通知后，须在XX小时内移交指定留样；

（二）配合监管机构开展样品封存与见证取样；

（三）留样调取完成后需在XX日内完成实物补充。

第十三条留样信息追溯要求：

（一）质量管理系统需实现留样全流程电子化，支持批次关联；

（二）留样变更（如