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施工档案管理制度

一、施工档案分类与编号管理

施工档案分类应遵循工程建设程序的内在逻辑，结合专业特性与文件属性，构建层级分明、覆盖全面的分类体系。分类层级设置为“工程阶段-专业类别-文件类型”三级结构：第一级按工程建设阶段划分为前期准备、施工实施、竣工验收、运维移交四大类；第二级按专业类别细分为土建工程、安装工程（含电气、给排水、暖通）、市政工程（含道路、管网）、绿化景观等子类；第三级按文件类型分为技术文件（设计图纸、施工方案、技术交底）、管理文件（合同协议、进度计划、会议纪要）、质量记录（检验批验收、隐蔽工程记录、材料检测报告）、验收文件（分部/单位工程验收表、消防验收合格证、竣工图）四类。

档案编号采用“项目代码+阶段代码+专业代码+类型代码+顺序号”的组合编码规则。项目代码由建设单位统一编制，长度8位（前4位为工程立项年份，后4位为项目序号）；阶段代码4位（前期准备QZ、施工实施SG、竣工验收JY、运维移交YW）；专业代码2位（土建TJ、电气DQ、给排水GS、道路DL）；类型代码2位（技术JS、管理GL、质量ZL、验收YS）；顺序号3位（同类别文件按形成时间递增编号）。示例SG-TJ-JS-001，即2023年第0001号项目、施工实施阶段、土建专业、技术类第1份文件。

二、施工档案编制与收集管理

（一）责任主体划分

建设单位负责收集前期准备阶段的立项批文、用地规划许可证、施工图审查意见等政府审批文件；施工单位负责编制施工实施阶段的施工日志、材料进场检验记录、隐蔽工程验收单、分部分项工程质量验收表等过程文件；监理单位负责收集监理规划、监理细则、平行检验记录、整改通知单及回复等监理文件；设计单位负责提供设计变更单、设计交底记录、竣工图审核意见等设计文件；检测机构负责提交材料/设备检测报告、实体质量检测报告等第三方技术文件。

（二）收集时间节点

1.前期准备阶段文件：自项目立项起，建设单位应在文件出具后5个工作日内收集归档，其中政府批文需同时留存复印件与扫描件。

2.施工实施阶段文件：

-施工日志、监理日志：每日形成，施工/监理单位档案员于次日12时前收集并录入管理系统；

-材料进场检验记录：材料进场后24小时内由施工单位提交，监理单位2个工作日内完成审核并归档；

-隐蔽工程验收记录：隐蔽工程覆盖前24小时内由施工单位申请验收，验收通过后4小时内完成记录签字，当日归档；

-设计变更单：设计单位出具后2个工作日内提交建设单位，建设单位1个工作日内转发施工、监理单位，三方签收后3个工作日内归档。

3.竣工验收阶段文件：单位工程验收合格后10个工作日内，施工单位提交完整竣工资料（含竣工图），监理单位7个工作日内完成审核，建设单位15个工作日内组织归档。

（三）文件质量要求

1.纸质文件：需采用耐久性强的书写材料（蓝黑墨水、碳素墨水），签字栏必须由责任人手写签名，不得代签或打印；表格类文件需加盖编制单位公章（骑缝章），多页文件需标注页码并装订；图纸折叠应符合《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）要求，标题栏外露。

2.电子文件：需采用不可修改的PDF/A格式（长期保存格式）或OFD格式（国家标准版式文档格式），扫描件分辨率不低于300dpi；录音、录像文件需同时存储原始格式（如WAV、MP4）与压缩格式（如M4A、MOV），并附文字说明；电子文件元数据需包含文件名称、编制单位、形成时间、密级、保管期限等信息，与文件本体关联存储。

三、施工档案整理与归档管理

（一）整理原则与步骤

整理工作应遵循“保持文件有机联系、便于保管利用”原则，按“分类-组卷-编目-装订”流程实施。

1.分类：按前文所述三级分类体系对收集的文件进行归类，确保同类别文件集中管理。

2.组卷：以项目单位工程为组卷单元，同一单位工程的文件按阶段、专业、类型顺序组卷；跨阶段文件（如设计变更单）归入影响最显著的阶段（施工实施阶段）；跨专业文件（如总进度计划）归入综合管理类。

3.编目：卷内文件按形成时间或重要程度排序，编制卷内目录（含序号、文件编号、文件标题、页号、备注）；案卷封面需标注项目名称、卷名、编制单位、起止日期、保管期限等信息；案卷脊背标注项目代码、卷号，便于架位管理。

4.装订：纸质案卷采用三孔一线左侧装订，厚度不超过20mm；图纸类文件可不装订，但需折叠后装入卷盒，卷盒表面标注与案卷封面一致的信息。

（二）归档流程与时限

1.施工单位应在分部工程验收合格后30日内完成该分部工程档案整理，经项目技术负责人审核、项目经理签字后提交监理单位；监理单位15个工作日内完成审核（重点