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科研人员外部参会制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国科学技术进步法》《中华人民共和国促进科技成果转化法》等相关法律法规，参照行业前沿实践及集团母公司关于科技创新管理的指导意见，结合公司科研活动的实际需求，为规范科研人员外部参会行为，防范管理风险，提升学术交流质量，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工参与或组织科研人员外部学术会议、行业论坛、学术研讨等活动的管理。外部参会包括但不限于以下场景：

（一）参加国内外学术会议、技术研讨会、行业峰会等；

（二）受邀作为报告人、演讲人参与外部学术活动；

（三）参加政府或行业组织主导的科研项目评审、咨询会议；

（四）以公司名义组团或派员参加的学术交流活动。

第三条本制度下列术语含义如下：

（一）“XX专项管理”指公司针对科研人员外部参会活动建立的全流程风险防控与合规管理体系，涵盖计划申报、审批执行、成果转化、纪律监督等环节。

（二）“XX风险”指因外部参会活动管理不善可能引发的管理风险、合规风险、知识产权风险及舆情风险等。

（三）“XX合规”指科研人员在外部参会活动中应遵守国家法律法规、行业准则及公司内部规章制度的行为规范，包括会议内容审查、经费使用规范、保密要求等。

第四条科研人员外部参会管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：确保所有外部参会活动纳入制度管理范畴，不留监管空白；

（二）责任到人：明确各层级管理主体及执行主体的职责边界，实现责任闭环；

（三）风险导向：重点防控知识产权泄露、学术不端、违规费用使用等关键风险；

（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理制度，提升管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对科研人员外部参会管理工作负总责，承担第一责任人职责；分管科研与管理的领导承担直接责任人职责，统筹推进制度落实。

第六条公司设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括科研管理部、财务部、合规部、技术保密部等相关部门负责人。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹制定科研人员外部参会管理制度及实施细则；

（二）审议重大或敏感类参会活动的审批意见；

（三）协调跨部门的外部参会活动管理事项；

（四）定期听取专项管理工作报告，监督制度执行。

第七条XX专项管理领导小组下设办公室，挂靠科研管理部，负责日常管理事务，主要职责包括：

（一）收集整理外部参会活动需求，建立参会活动信息库；

（二）组织开展参会活动的合规审查与风险评估；

（三）跟踪管理已审批活动的执行情况，形成管理档案；

（四）定期向领导小组报告管理成效与改进建议。

第八条牵头部门（科研管理部）主要承担以下职责：

（一）负责专项管理制度建设，组织制定年度外部参会计划；

（二）组织开展参会人员的资质审核与培训宣贯；

（三）建立参会活动黑名单制度，对禁止参会情形进行标注；

（四）监督考核各部门外部参会活动合规情况。

第九条专责部门（合规部、财务部、技术保密部）主要承担以下职责：

（一）合规部：负责参会活动的内容合规审查，防范意识形态及学术不端风险；

（二）财务部：负责参会经费的预算审批与使用监督，规范差旅费、会议费标准；

（三）技术保密部：负责参会活动的保密风险评估，指导签署保密承诺书。

第十条业务部门/下属单位主要承担以下职责：

（一）根据科研需求制定年度外部参会计划，报牵头部门备案；

（二）落实本领域参会活动的风险识别与源头防控；

（三）组织开展部门内部参会人员的合规培训；

（四）配合完成违规事件的调查处置。

第十一条基层执行岗（参会人员）主要承担以下合规操作责任：

（一）如实申报参会活动信息，签署《XX专项管理承诺书》；

（二）遵守会议主办方的行为规范，严禁泄露公司商业秘密；

（三）按要求提交参会成果报告，落实知识产权保护措施；

（四）发现违规行为或风险隐患及时向部门负责人报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条会议申报与审批环节：

科研人员因公参会需提前X个月提交《XX专项管理审批表》，内容包括会议名称、主办单位、参会时间、拟提交成果、经费预算等。审批流程按以下权限执行：

（一）一般性学术会议由部门负责人审批；

（二）国内敏感类会议由XX专项管理办公室初审，分管领导审批；

（三）国际或境外参会活动需经技术保密部审核，报公司主要负责人审批。

第十三条经费使用规范：

（一）参会费用纳入公司年度预算管理，执行国家及行业差旅费、会议费开支标准，严禁超标准列支；

（二）国际参会活动需通过公司指