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2026年共享办公空间运营公司会员押金专项管理制度

第一章总则

第一条为规范公司会员押金的收取、保管、退还、核算全流程管理，保障会员合法权益，防范押金挪用、逾期退还、违规扣除等法律风险和经营风险，结合共享办公空间运营行业会员类型多样（工位会员、会议室会员、整层租赁会员、短期临时会员）、押金类型多元（工位使用押金、设施损坏押金、水电能耗押金、门禁设备押金）的业务特点，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国消费者权益保护法》《企业财务通则》等相关法律法规及公司经营实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有共享办公空间会员押金的管理，包括但不限于个人会员、企业会员押金的收取标准制定、收取流程执行、押金专户保管、核算记账、退还审核、异常处置等环节；公司参股、合作运营的共享办公项目的会员押金管理，参照本制度核心要求执行，需在合作协议中明确押金管理合规条款。

第三条会员押金管理遵循以下核心原则：（一）合法合规原则：严格遵守民法典、消费者权益保护法等法规，押金收取标准、扣除条件、退还时限不得违反法律强制性规定，不得设置霸王条款；（二）专款专用原则：所有收取的会员押金需存入专用银行账户，独立核算，严禁挪用于公司日常经营、场地拓展等其他用途；（三）公开透明原则：押金收取标准、扣除依据、退还流程需在会员签约前书面告知，公示于办公场地显著位置，确保会员知情权；（四）及时退还原则：在符合退还条件的前提下，按约定时限完成押金退还，无正当理由不得拖延、克扣；（五）风险防控原则：通过专户管理、台账记录、定期核查等方式，防范押金丢失、挪用、核算错误等风险；（六）权责对等原则：仅在会员违反合同约定（如设施损坏、拖欠费用、提前退会违约）时，可按约定扣除对应金额押金，扣除金额需与实际损失匹配。

第四条各部门职责分工：（一）财务部：作为押金管理的核心部门，负责押金专用账户开立与管理、押金核算记账、退还资金拨付、押金台账建立与核对、定期出具押金管理报表；（二）运营部：负责会员押金收取标准的拟定、签约时向会员告知押金规则、核实会员退会时的设施使用情况、提交押金退还/扣除的初步审核意见；（三）客服部：负责接收会员押金咨询、投诉，记录会员押金相关诉求，跟踪押金退还进度并反馈给会员；（四）审计部：负责定期核查押金专户资金余额与台账的一致性，监督押金收取、退还流程合规性，出具押金管理专项审计意见；（五）法务部：负责审核押金相关合同条款的合规性，处理押金引发的会员纠纷（如扣除争议、逾期退还投诉），出具法律意见；（六）行政部：负责押金收取凭证、退还凭证的归档保管，配合审计部完成押金管理资料核查。

第五条押金核心分类及管理重点：（一）工位使用押金：适用于长期工位租赁会员，管理重点为收取标准与租金挂钩（原则上不超过2个月租金）、退还时核实工位设施完好性；（二）设施损坏押金：适用于会议室、活动室、办公设备租赁会员，管理重点为明确设施损坏定损标准、扣除金额与维修成本匹配；（三）水电能耗押金：适用于独立办公间、整层租赁会员，管理重点为按预估月能耗金额收取、退会时核算实际能耗并多退少补；（四）门禁设备押金：适用于领取实体门禁卡、设备的会员，管理重点为记录设备编号、退还时核实设备完好并收回，丢失按成本扣除。

第二章押金收取合规要求

第六条押金收取标准制定：（一）收取依据：以会员租赁的办公空间类型、使用周期、配套设施价值为依据制定收取标准，严禁超标准收取押金；（二）限额要求：工位使用押金不得超过2个月租金金额，设施损坏押金不得超过设施重置成本的50%，水电能耗押金不得超过3个月预估能耗金额；（三）标准公示：所有押金收取标准需以书面形式公示在公司官网、办公场地前台、会员签约页面，签约前由运营部向会员口头及书面告知，确保会员确认知晓。

第七条押金收取流程：（一）签约告知：运营部与会员签订《共享办公空间使用协议》时，需附《押金收取与退还须知》，明确押金类型、金额、退还条件、扣除情形，由会员签字确认；（二）收款执行：会员按协议约定支付押金，财务部收取后开具加盖公司财务章的押金收据（注明押金类型、金额、开具日期），收据一式两份，公司与会员各执一份；（三）信息登记：财务部在收取押金后2个工作日内，将会员信息、押金类型、金额、收取时间录入押金管理台账，确保台账信息与收款凭证一致；（四）特殊情形：会员申请减免押金的（如长期合作企业会员），需经运营部申请、总经理审批，审批资料随押金台账留存，减免比例不得超过50%，且需书面说明理由。

第八条收取行为限制：（一）不得将押金作为强制消费手段，不得要求会员缴纳与使用无关的押金；（二）不得用押金抵扣会员正常应缴的租金、服务费，仅在会员欠费且经书面确认后，可按约定抵扣；（三）不得在会员签约时收取未提前公示的押金项目，新增押金类型需提前15日公示并