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2026年共享办公空间运营公司办公设备故障维修管理制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为系统化规范公司办公设备故障维修全流程管理工作，保障各共享办公站点办公设备持续稳定运行，切实提升故障处置效率、降低维修综合成本，最大程度减少设备故障对入驻客户日常办公的干扰，结合公司“高效服务、降本增效、安全合规”的核心管理目标，依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《特种设备安全法》（涉及专用办公设备部分）等国家现行法律法规，以及公司《设备运营管理制度》《采购管控总则》等内部规章，特制定本管理制度。

第二条适用范围与定义

本制度所指办公设备，涵盖公司各共享办公站点配置的全部办公专用设备，具体分为五大类：一是电脑类，包含台式电脑、笔记本电脑、一体机；二是打印复印类，包含打印机、复印机、扫描一体机、速印机；三是会议设备类，包含投影仪、会议大屏、无线麦克风、视频会议终端；四是网络设备类，包含企业级路由器、交换机、无线AP、网线面板；五是辅助设备类，包含碎纸机、考勤机、饮水机、文件柜锁具。办公设备故障维修行为，包含故障报修、分级处置、现场维修、配件更换、费用核算、维修验收等全环节管理活动。

第三条适用对象

本制度适用于公司运营部、IT部（工程部）、财务部及各共享办公站点所有参与办公设备故障报修、维修处置、监督考核的人员；为公司提供设备维保服务的外部服务商，需严格按照本制度要求完成故障维修、售后响应等工作；入驻客户在使用公司公用办公设备过程中，需配合完成故障反馈、维修确认等相关工作。

第四条核心管理原则

办公设备故障维修工作遵循“快速响应、分类处置、成本可控、源头预防、安全合规”五大核心原则：针对不同等级故障设定差异化响应时限，确保核心设备故障得到第一时间处置；按故障影响范围、严重程度分级处理，避免维修资源浪费；维修费用严格控制在年度预算范围内，优先选用性价比最优的维修方案；通过定期巡检、日常维护降低故障发生率，减少维修频次；维修全过程严格遵守安全操作规范，保障人员与设备安全，涉及数据类设备维修时必须做好数据保密工作。

第五条管理职责体系

公司建立“运营部牵头协调、IT部（工程部）负责维修、财务部管控成本、各站点落地反馈”的闭环管理体系：运营部主要负责受理故障报修、跟踪维修进度、收集客户反馈意见；IT部（工程部）负责故障专业排查、现场维修实施、外部维保服务商对接；财务部负责审核维修费用、核算维修成本；各共享办公站点指定专人担任设备管理员，负责日常故障初步排查、报修提报、维修验收确认。

第六条绩效考核关联

办公设备故障维修效果纳入IT部（工程部）、运营部及各站点的绩效考核体系，维修及时率、故障复发率、客户满意度、成本控制率等核心指标与相关负责人绩效直接挂钩，作为评优评先、岗位调整、奖惩兑现的重要依据；对维修处置高效、成本控制效果突出的人员给予专项奖励，对响应不及时、维修失职造成公司损失的人员依规进行问责。

第二章故障分级与报修规范

第七条故障分级标准

一级故障（紧急故障）：核心办公设备出现故障且影响整体办公秩序，具体包含服务器宕机、核心网络设备（主路由器、核心交换机）故障、会议中心大屏/视频会议终端故障（有重要会议安排时）、全站点打印机集群故障；此类故障需立即启动处置流程，避免造成大面积办公中断。

二级故障（重要故障）：局部区域或多台设备出现故障，影响特定场景办公，具体包含单楼层网络AP故障、多台公用电脑故障、单台核心打印机（复印机）故障；此类故障需在规定时限内完成修复，最大程度降低对客户办公的影响。

三级故障（一般故障）：单台非核心设备出现故障，仅影响个体使用，具体包含个人办公电脑故障、单台碎纸机/考勤机故障、饮水机故障、非核心区域网线面板故障；此类故障可按常规流程处置，不会对整体办公秩序造成影响。

第八条故障报修流程与要求

报修方式：一级故障可通过口头（电话、现场）结合书面形式提报，确保故障信息快速传达；二、三级故障需规范填写《办公设备故障报修单》，清晰注明设备编号、故障现象、发生时间、影响范围等关键信息，提交至站点设备管理员。

报修初审：站点设备管理员对报修信息进行初步审核，核实故障真实性，排除因操作不当导致的“伪故障”，初审通过后按故障等级提交至公司运营部。

信息记录：运营部建立《故障报修台账》，详细记录报修时间、故障等级、设备类型、提报人、受理人等信息，确保报修全流程可追溯、可核查。

第九条报修禁止性规定

严禁虚报故障信息套取公司维修资源；严禁将因操作不当导致的设备问题以故障形式报修；严禁隐瞒故障严重程度（尤其是一级故障），因隐瞒导致故障处置延误的，将追究相关人员责任。

第三章故障维修处理流程

第十条不同等级故障处置时限

一级故障：IT部（工程部）接到报修后1小时内到达现场开展排查，现