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2026年共享办公空间运营公司部门例会与空间运营例会联动管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司总部部门例会与各异地共享办公空间运营例会的管理体系，打通总部职能部门与异地空间的信息壁垒，强化跨层级、跨部门的协同联动效率，确保公司运营战略精准落地、运营问题快速响应、资源配置高效适配，结合共享办公行业跨区域运营的特性及公司实际管理需求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部所有职能部门（包括运营中心、人力资源中心、市场拓展中心、财务中心、合规风控部等）的例行会议管理，以及公司旗下所有跨省、跨市设立的共享办公空间（以下简称“异地空间”）的运营例会管理。总部与异地空间之间涉及例会联动的信息传递、议题衔接、决议落地等全流程工作，均需遵照本制度执行。

第三条基本原则

目标导向原则：所有例会及联动工作均围绕公司年度经营目标、异地空间运营核心指标展开，聚焦解决实际运营问题，避免无实质内容的形式化会议。

信息互通原则：建立标准化的信息传递机制，确保总部部门决策、政策调整、资源支持等信息及时同步至各异地空间，异地空间的运营数据、实际难点、客户诉求等信息精准反馈至总部对应部门。

高效务实原则：严控例会时长与频次，会议内容聚焦核心议题，联动流程简化高效，避免冗余环节，确保会议成果能够快速转化为落地动作。

闭环管理原则：例会提出的问题、形成的决议、下达的任务均需明确责任人、完成时限，通过联动机制跟踪执行进度，确保“议而有决、决而有行、行而有果”。

分级负责原则：总部部门例会与空间运营例会按“总部-区域-单空间”层级分级组织，联动事项按重要性、紧急性分级处理，常规事项按固定流程联动，紧急事项启动临时联动机制。

第二章例会体系架构

第四条例会类型及定位

总部职能部门例会：各总部职能部门根据业务属性设定例会频次（运营中心周例会、人力/财务/市场等部门双周例会、合规风控部月度例会），核心定位是统筹本部门职责范围内的工作推进，分析行业趋势及公司管理要求，制定针对异地空间的支持政策或管控要求，接收并处理异地空间反馈的诉求。

异地空间运营例会：按层级分为单空间周例会、区域月例会，单空间周例会聚焦本空间日常运营问题解决、数据复盘、客户服务优化等；区域月例会统筹本区域内各空间的运营情况，汇总共性问题，协调区域内资源调配，向总部提报跨空间的共性诉求。

联动衔接会议：针对需多部门协同解决的异地空间重大问题，可临时召开跨部门联动衔接会议，由总部运营中心牵头，相关职能部门及异地空间负责人参会，确保问题高效解决。

第五条例会联动层级

总部部门与区域运营例会联动：总部各职能部门的决策、政策、资源支持等信息，优先同步至对应区域的月度运营例会；区域运营例会汇总的共性问题、区域级资源需求，定向反馈至总部对应职能部门。

总部部门与单空间运营例会联动：单空间运营例会中发现的个性化、紧急性问题，可直接反馈至总部对口职能部门；总部职能部门针对单空间的专项要求、整改指令，直接传递至该空间周例会并跟踪落地。

跨部门与跨空间联动：涉及多个总部部门、多个异地空间的共性问题，由总部运营中心统筹，组织跨部门、跨空间的联动沟通，确保信息对称、解决方案统一。

第三章例会组织与职责

第六条核心组织主体及职责

总部运营管理委员会：作为例会联动机制的统筹决策主体，由公司高层、各总部职能部门负责人组成，负责审定例会联动的核心规则，裁决联动过程中的争议事项，每季度评估例会联动机制的有效性并提出优化方向。

总部运营中心：作为例会联动的核心执行部门，负责制定例会联动的具体操作细则，收集总部各部门例会的联动信息并定向传递至对应空间，汇总各空间运营例会的反馈诉求并分发至总部对应部门，跟踪联动事项的执行进度，定期向运营管理委员会汇报联动效果。

总部各职能部门负责人：组织本部门例会时，明确需向异地空间传递的信息清单，指定专人负责信息同步；及时接收并处理运营中心分发的空间诉求，在本部门例会中研讨解决方案，并将结果反馈至运营中心；确保本部门例会成果能够适配异地空间的实际运营需求。

异地空间运营负责人：组织本空间运营例会时，梳理需总部支持的诉求、需同步的运营数据及问题，指定专人对接总部运营中心；接收总部传递的各类信息并在例会上传达，分解落实总部下达的任务，跟踪执行情况并及时反馈。

例会联络员：总部各部门、各异地空间、各区域均指定1名例会联络员，负责日常信息的传递、会议纪要的同步、联动事项的跟踪提醒，确保信息传递无遗漏、无延迟。

第七条例会联络员核心职责

信息传递：在规定时限内完成本部门/本空间例会信息的上传下达，确保联动信息准确、完整。

台账管理：建立联动事项台账，记录事项内容、责任人、完成时限、当前进度，定期更新并反馈至运营中心。

异常提醒：对超期未完成的联动事项，及时提醒对应责任人；对无法解决