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2026年共享办公空间运营公司备用设备储备管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司旗下共享办公空间备用设备的储备管理行为，建立标准化、精细化的备用设备采购、验收、存储、维护、调拨、启用、报废全流程管理体系，保障共享办公空间核心设备故障时能够快速替换，降低设备停运导致的客户体验下降、运营服务中断等风险，结合共享办公空间设备使用频率高、覆盖区域广、客户对设备可用性要求高的特点，依据《企业内部控制基本规范》《固定资产管理规范》等相关管理要求及公司实际运营需求，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及旗下所有共享办公空间站点的备用设备储备管理工作，涵盖办公类备用设备（打印机、复印机、办公电脑、会议投屏设备等）、电力类备用设备（备用配电柜、小型应急发电机、不间断电源UPS等）、安防类备用设备（监控摄像头、门禁主机、消防报警控制器等）、环境类备用设备（空调内机/外机、新风系统主机、饮水机等）四大类；适用于公司工程部、运维部、行政部、财务部等涉及备用设备采购、仓储、维护、调拨的部门及人员；同时适用于各站点负责本地备用设备管理的运维人员。

第三条基本原则

（一）按需储备原则：结合各站点在用设备数量、使用年限、故障率、采购周期，制定合理的备用设备储备定额，既满足应急替换需求又避免设备闲置浪费；

（二）状态完好原则：备用设备需保持可即时启用的完好状态，定期检测维护，杜绝“备而不用、用而无效”的情况；

（三）分级管理原则：按设备重要程度划分管理等级，核心运营设备（如应急发电机、门禁主机）足额储备，一般办公设备（如普通打印机）按比例储备；

（四）统一调配原则：建立公司级备用设备调配机制，某站点备用设备不足时，工程部可统筹跨站点调拨，提高设备利用效率；

（五）账物相符原则：备用设备的固定资产台账、存储状态记录与实际设备数量、位置、性能保持高度一致，做到定期核对、动态更新；

（六）成本可控原则：优化备用设备采购渠道，优先选择性价比高、维保服务完善的设备，控制设备闲置折旧成本和维护成本；

（七）责任到人原则：明确备用设备采购、验收、存储、维护、调拨各环节责任人，设备状态异常可追溯、可问责。

第四条归口管理

公司工程部为备用设备储备管理的归口部门，负责制定备用设备储备定额标准、审核采购计划、监督设备维护制度执行、统筹跨站点设备调拨；各共享办公空间站点运维负责人为本站点备用设备管理第一责任人，负责本地备用设备的日常存储、维护检测、状态上报；行政部负责备用设备的采购执行、供应商对接、验收组织；财务部负责备用设备资产核算、折旧计提、盘点结果审核及账务处理；所有涉及备用设备调拨、启用的人员需严格遵守本制度流程，严禁违规操作。

第二章备用设备分类与储备标准

第五条备用设备分类标准

（一）核心保障类备用设备：指直接影响共享办公空间正常运营的关键设备，如应急发电机、主配电柜备用单元、门禁管理主机、消防报警控制器等，此类设备缺失将导致大面积运营服务中断；

（二）高频使用类备用设备：指客户使用频率高、故障率相对较高的设备，如打印机、复印机、会议投屏设备、空调外机等，此类设备故障将直接影响客户体验；

（三）常规补充类备用设备：指使用场景分散、单台故障影响范围小的设备，如办公电脑、饮水机、小型新风设备等，此类设备可按一定比例储备；

（四）应急临时类备用设备：指仅在突发情况（如停电、火灾后）启用的临时设备，如移动照明设备、便携式充电柜、临时隔断设备等，此类设备按需少量储备。

第六条备用设备储备定额设定

（一）核心保障类设备：按在用设备1:1的比例储备，即每台核心在用设备对应储备1台备用设备，且需在站点本地存储；

（二）高频使用类设备：按在用设备1:3的比例储备，即每3台在用设备对应储备1台备用设备，可按区域集中存储，便于跨站点调拨；

（三）常规补充类设备：按在用设备1:5的比例储备，即每5台在用设备对应储备1台备用设备，由公司总部统一存储管理；

（四）应急临时类设备：按站点规模分级储备，小型站点储备1-2套，中型站点储备3-5套，大型站点储备5-8套，定期检查设备可用性；

（五）定额调整：工程部每半年根据各站点设备更新换代情况、故障率变化、客户需求调整，修订备用设备储备定额，经公司分管领导审批后执行。

第三章备用设备采购管理

第七条采购计划制定

（一）年度采购计划：每年11月由工程部牵头，结合各站点上年度备用设备启用数据、下年度在用设备更新计划、储备定额标准，制定公司年度备用设备采购总计划，经公司分管领导审批后执行；

（二）季度补充计划：各站点每季度末根据本地备用设备损耗、启用补充情况，提报季度备用设备采购补充申请，经工程部审核后汇总至行政部；

（三）应急采购计划：遇设备突发故障导致备用设备库存不足、重大活动保障等紧急情况，站点可提报应急采购申请