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2026年共享办公空间运营公司办公用品采购与管理办法

第一章总则

第一条为规范公司办公用品采购、入库、领用、库存、使用全流程管理，降低采购成本，提高办公用品使用效率，杜绝浪费与闲置，结合共享办公空间“公共区域用品高频使用、入驻企业配套需求多样、成本管控要求高”的运营特性，依据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》等相关规定及公司实际运营需求，制定本办法。

第二条本办法所称办公用品，是指公司运营过程中日常使用的各类办公物资，包括办公文具、办公设备及耗材、办公家具、清洁消杀用品、公共区域配套用品等，不含固定资产类办公设备（如电脑、打印机等，按公司《固定资产管理制度》管理）。

第三条本办法适用于公司所有部门及员工，涵盖总部办公区、各共享办公站点办公用品的采购申请、供应商筛选、采购实施、入库登记、领用发放、库存盘点、费用结算等全环节，行政部、财务部及各业务部门涉及办公用品对接的人员均需严格遵守。

第四条办公用品采购与管理遵循“按需采购、性价比优先、节能环保、统一管控、节约使用”核心原则：根据实际运营需求制定采购计划，避免超量采购造成积压；在质量达标前提下选择性价比最优的产品；优先采购可降解、可回收的环保型用品；由行政部统一归口管理采购与库存，避免多头采购；引导员工节约使用，杜绝私用、浪费行为。

第五条行政部为办公用品采购与管理的归口部门，负责制定采购计划、筛选供应商、组织采购实施、建立物资台账、办理入库领用、开展库存盘点、管控采购成本；财务部负责办公用品采购预算审核、费用核算与支付，监督采购费用合规性；各业务部门指定专人作为办公用品对接人，提报本部门需求、配合领用发放、反馈使用情况；总经理审批年度采购预算、大额采购方案及供应商合作协议。

第六条公司将办公用品采购合规性、库存周转率、成本控制率纳入行政部年度绩效考核，重点考核采购计划执行准确率、闲置物资占比、费用管控达标率，确保办公用品管理贴合公司运营实际。

第二章采购范围与标准

第七条办公用品采购范围覆盖公司运营全场景，具体分类及明细如下：

办公文具类：纸张（打印纸、复印纸、便签纸等）、书写工具（中性笔、签字笔、铅笔、记号笔等）、装订用品（订书机、订书钉、文件夹、档案袋、胶带等）、收纳用品（文件柜、收纳盒、笔筒等）、标识用品（标签纸、印章、印泥等）；

办公耗材类：打印机墨盒、硒鼓、色带、复印纸、打印纸补充装、碎纸机刀片、考勤机耗材等（不含固定资产设备配件）；

清洁消杀类：公共区域清洁剂、洗手液、消毒液、纸巾、垃圾袋、拖把、扫帚、抹布、垃圾桶等；

公共区域配套类：共享会议室纸笔、茶水间纸杯/饮用水、前台接待用品、公共打印区耗材、办公区绿植养护用品等；

办公家具配件类：办公椅坐垫、文件柜拉手、办公桌隔板等小额家具配件（不含整批家具采购）；

其他类：员工日常办公所需的小额低值易耗品（如计算器、鼠标垫、U盘等，单价低于500元）。

第八条办公用品采购执行统一标准，兼顾实用性与成本控制：

通用标准：所有采购的办公用品需符合国家质量标准，无异味、无有害物质，优先选择通过环保认证的品牌；同类型用品原则上选定2-3个固定品牌，避免品牌杂乱增加管理成本；

分级标准：核心办公文具（如打印纸、中性笔）选用中端性价比品牌，满足日常使用需求；公共区域配套用品选用耐用量大的基础款，降低损耗成本；特殊岗位专用用品（如财务用凭证纸）按专业要求选用对应规格；

数量标准：月度采购量按“上月实际消耗量×1.1”核定，公共区域用品按入驻企业数量×人均使用标准核定，单次采购量不超过3个月使用量，避免积压过期；

价格标准：建立办公用品价格台账，同类产品采购价格不高于市场均价，批量采购需通过比价降低采购成本，单次单笔采购金额超过5000元的需进行至少3家供应商比价。

第三章采购流程

第九条需求提报：各部门每月20日前梳理下月办公用品需求，填写《办公用品采购需求单》，明确用品名称、规格、数量、使用场景，由部门负责人审批后提交行政部；公共区域配套用品需求由行政部根据上月消耗量及下月入驻预估量提报；紧急需求（如耗材断供）可随时提报，但需注明紧急原因。

第十条需求汇总与审核：行政部每月25日前汇总各部门需求，结合库存余量编制《月度办公用品采购计划》，核对采购数量是否符合用量标准，超量需求需与提报部门沟通核实，确认后报行政部负责人审核，单笔采购金额超5000元的需报总经理审批。

第十一条供应商筛选与确定：

行政部建立合格供应商名录，筛选标准为：具备合法经营资质，成立年限不少于1年，无行政处罚记录；可提供正规增值税发票，配送时效不超过3个工作日；能提供退换货服务，产品质量有保障；

小额零星采购（单笔低于2000元）可从合格供应商名录中直接选定；批量采购（单笔5000元及以上）需从名录中选取至少3家供应