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2026年共享办公空间运营公司办公设备维护保养管理制度

第一章总则

第一条为规范公司各共享办公空间站点办公设备的维护保养管理，保障设备稳定运行，降低故障发生率，延长设备使用寿命，提升入驻客户使用体验，结合共享办公空间设备共用频次高、使用场景分散、客户需求多样的运营特点，依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国节约能源法》及公司资产管理相关规定，制定本制度。

第二条本制度所称“办公设备”，是指公司为各共享办公空间站点配置的、供内部员工及入驻客户共同使用的各类办公用设备，包含核心办公设备（办公电脑、笔记本电脑、打印机/复印机/一体机、会议平板、投影仪、扫描仪）、通用办公设备（碎纸机、装订机、考勤打卡设备）、环境类办公设备（中央空调/分体空调、饮水机、新风系统、空气净化器），不含客户自有办公设备及公司服务器、网络核心设备（另行制定管理规范）。

第三条本制度适用于公司运营部、各共享办公空间站点所有办公设备的建档管理、日常维护、定期保养、故障处置、耗材管理、监督考核全流程；入驻客户使用公司办公设备的，需遵守本制度核心使用规范；办公设备技术服务商参与设备维保、维修的，参照本制度相关条款执行。

第四条办公设备维护保养遵循“预防为主、分类管理、责任到人、及时处置、经济高效”的核心原则：预防为主指通过日常巡检和定期保养提前发现设备隐患，避免故障发生；分类管理指按设备类型、使用频率制定差异化维保标准；责任到人指明确各岗位设备维保职责，确保每项工作有专人负责；及时处置指设备故障发现后限时处理，减少对客户使用的影响；经济高效指在保障设备性能的前提下，合理控制维保成本，优先采用修复而非更换的方式。

第五条公司运营部设立设备管理岗，统筹负责全公司办公设备的采购选型、建档备案、维保计划制定、技术服务商对接、维保费用管控、监督检查等工作；各站点指定专人担任设备管理员，负责本站点设备的日常巡检、基础维护、故障上报、客户使用指导、耗材更换等工作；站点客服人员协助收集客户反馈的设备故障信息，及时转交设备管理员处置；办公设备技术服务商负责设备专业维修、深度保养、系统升级及应急技术支持。

第六条办公设备实行“一机一档、定期维保、故障闭环、数据溯源”的管理模式：为每台设备建立唯一档案，记录采购信息、维保记录、故障历史、报废状态；按设备类型制定月度、季度、年度维保计划并严格执行；设备故障从发现到维修验收形成闭环管理，无遗漏；所有维保、故障处置操作均记录存档，可追溯、可核查。

第二章职责分工

第七条运营部设备管理岗职责：

（一）制定并修订办公设备维护保养标准、耗材使用规范、故障处置流程，明确不同类型设备的维保周期、维保内容、故障处置时限等要求；

（二）为每台办公设备建立电子档案，记录设备型号、采购时间、安装位置、维保记录、故障历史、报废状态等信息，定期更新档案内容；

（三）对接办公设备技术服务商，签订维保合作协议，明确维保范围、响应时限、服务标准，监督服务商按协议完成维保及维修工作；

（四）制定公司办公设备年度维保预算，审核各站点耗材采购申请，管控维保成本，定期分析设备维保费用占比，优化成本结构；

（五）组织开展站点设备管理员技能培训，涵盖设备日常维护、基础故障排查、耗材更换、客户使用指导等内容；

（六）每月汇总各站点设备故障数据、维保记录，分析设备故障高发类型及原因，优化维保计划和使用规范；

（七）审核各站点设备报废申请，组织技术评估，按公司资产管理制度办理报废手续，监督废旧设备合规处置。

第八条各站点设备管理员职责：

（一）严格执行办公设备日常巡检计划，每日检查设备开机状态、运行稳定性、耗材余量，记录巡检结果，发现异常立即处置或上报；

（二）按维保计划完成设备日常维护工作，如设备表面清洁、电脑系统垃圾清理、打印机卡纸清理、空调滤网除尘等基础保养；

（三）及时更换设备易耗耗材，如打印机墨盒、硒鼓，饮水机滤芯，碎纸机刀具润滑等，更换后记录耗材使用信息并同步至设备档案；

（四）排查并处置设备基础故障（如电脑死机重启、打印机缺纸提示、投影仪信号异常），无法处置的及时上报运营部并联系技术服务商；

（五）为入驻客户提供办公设备使用指导，讲解设备操作规范、注意事项，提醒客户爱护设备，避免违规操作导致故障；

（六）收集客户反馈的设备使用问题，即时响应并处置，无法解决的做好记录并上报，跟踪处置进度并向客户反馈；

（七）每月核对本站点设备清单，确保设备数量、状态与档案一致，发现设备丢失、损坏的立即上报运营部。

第九条办公设备技术服务商职责：

（一）按合作协议约定为公司提供设备定期保养服务，如电脑硬件检测、打印机内部清洁、空调冷媒检测、会议平板系统升级等；

（二）接报设备故障后，按约定时限（轻微故障4小时内、一般故障12小时内、重大故障24小时内）到场维修，确保