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《公司印章管理制度(2025版)》

一、总则

本制度所称“公司印章”指公司及所属各部门、分支机构经法定程序刻制，用于标识公司或部门主体身份、确认法律文件效力的各类印鉴，包括但不限于：

1.法定公章：公司全称章（含电子公章），代表公司最高效力，用于对外签署重大合同、法律文件、行政公文等；

2.专用印章：合同专用章（含电子合同章）、财务专用章、发票专用章、法人名章（含电子签名章）等，仅限对应业务领域使用；

3.部门印章：各职能部门（如人力资源部、技术部）刻制的部门章，仅限部门内部事务性文件确认，不得用于对外签订合同或担保；

4.分支机构印章：分公司、子公司经授权刻制的公章及专用章，效力限于分支机构经营范围内。

公司印章管理遵循“分级授权、专人负责、全程留痕、风险可控”原则，确保印章使用合法、合规、可追溯，防范因印章管理疏漏引发的法律风险与经济损失。

二、印章刻制与启用

（一）刻制申请

1.新刻印章需由需求部门提交《印章刻制申请表》（附件1），注明印章类型（公章/专用章/部门章）、用途、使用范围、拟刻制名称（需与公司或部门注册信息一致），经以下流程审批：

-部门负责人初审（确认业务必要性）；

-法务部审核（确认名称、用途符合法律及公司制度要求）；

-分管副总审批（部门章/专用章）；

-总经理终审（公章、分支机构印章）。

2.禁止刻制无明确用途或超权限的印章（如“业务专用章”不得替代合同章对外签约）；禁止以部门章名义刻制含“公司”“企业”等易混淆名称的印章。

（二）刻制实施

1.经审批通过的刻制申请，由行政部统一委托公安机关备案的正规刻章机构制作，留存刻章机构资质证明、刻制合同及印章印模（含电子文件）备查。

2.电子印章刻制需通过公司指定的第三方电子签名平台（需符合《电子签名法》要求），由信息部与法务部共同审核平台资质，生成的数字证书需加密存储于公司电子签章系统。

（三）启用登记

1.实体印章刻制完成后，行政部需当场核验印章规格（如公章直径4.2cm，财务章直径3.0cm）、字体、图案与审批一致，留存印模（红泥印鉴+扫描件），录入《印章管理台账》（附件2），内容包括：印章名称、类型、刻制时间、保管部门/责任人、启用时间、有效期（无特殊说明则长期有效）。

2.电子印章启用前，信息部需配置使用权限（如仅允许财务人员使用财务电子章），并在电子签章系统中完成印章绑定，同步在《电子印章管理台账》（附件3）登记，记录数字证书有效期、授权用户、操作日志存储路径等信息。

三、印章保管与使用

（一）保管责任

1.实体印章实行“专人专柜”保管：

-公章、法人名章由行政部负责人直接保管，存放于公司保险柜（密码与钥匙分人管理）；

-合同专用章由法务部指定专员保管（建议与合同管理员岗位分离）；

-财务专用章、发票专用章由财务部负责人保管，法人名章（财务用）由出纳以外人员保管（严格执行“印鉴分离”）；

-部门章由部门负责人指定1名正式员工保管（需签订《印章保管责任书》，附件4），禁止由实习生或外包人员保管。

2.电子印章由信息部负责系统运维，数字证书密钥由保管人个人UKey或生物识别（如指纹）控制，禁止共享账号或泄露密码。

3.印章保管人变更时，需填写《印章交接记录表》（附件5），由移交人、接收人、监交人（行政部/法务部负责人）三方签字确认，同步更新台账信息；因离职等原因交接的，需经审计部核查无异常后方可办理。

（二）使用审批

1.一般用印（如日常通知、证明文件）：

-申请人填写《用印审批单》（附件6），注明用印文件名称、份数、用途、经办人；

-部门负责人审批（确认文件内容与部门职责一致）；

-保管人核对审批单与文件内容无误后用印，登记《用印记录表》（附件7），记录用印时间、文件名称、审批人、经办人。

2.重要用印（如合同、协议、对外承诺函、金额≥50万元的付款凭证）：

-除部门负责人审批外，需经法务部审核（合同类）或财务部审核（财务类）；

-金额≥100万元的合同/付款，需总经理终审；

-用印时需提供文件原件（复印件用印需标注“与原件一致”并经审批人签字），禁止在空白纸张、格式条款未填写完整的文件上用印。

3.电子用印：

-需登录公司电子签章系统，选择对应印章并填写用印申请（自动关联OA审批流程）；

-系统自动校验申请人权限、文件内容（如合同需已通过法务审核），审批通过后生成电子签名，同步留存用印日志（含时间戳、IP地址、操作