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销售合同审查与签订指引手册

一、指引适用范围

本指引适用于公司所有销售业务场景中销售合同的审查、谈判与签订管理，具体包括但不限于：

新客户首次合作合同签订

老客户续签合同（含条款变更）

大额订单（单笔合同金额超过[具体金额，如50万元]）专项合同

定制化产品/服务销售合同

涉及跨区域、跨境销售业务的合同

二、合同审查与签订全流程操作步骤

（一）合同发起与资料准备

操作目标：保证合同基础资料完整、准确，为后续审查提供依据。

责任主体：业务专员/销售代表

收集客户基础信息

核实客户主体资格：要求客户提供加盖公章的营业执照复印件（最新年检版）、法定代表人证件号码明（如非法人签约需提供授权委托书及授权代表人证件号码复印件）。

特殊行业客户需提供行业经营许可证（如食品行业需《食品经营许可证》、医疗器械行业需《医疗器械经营许可证》等）。

新客户需通过“企业信用信息公示系统”或第三方征信机构查询客户信用状况，重点核查是否存在经营异常、严重违法失信记录。

明确业务核心条款

根据客户需求与公司报价政策，确定合同标的物（产品/服务名称、规格型号、数量、技术参数等）、单价、总价（含是否含税）、折扣政策（如有）。

确认交付要求：交付时间、地点、运输方式（运费承担方）、验收标准及流程（如适用）。

明确付款条款：付款方式（电汇/承兑等）、付款时间（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例及支付节点）、账户信息（需与客户开户许可证一致）。

准备合同附件

产品技术说明书、质量标准文件（如国标/行标/企标）

定制化产品的设计图纸、技术协议

价格确认单、订单审批单（内部流程已审批）

客户要求的特殊承诺函（如延长质保、独家供应等，需经法务审核）

（二）合同初稿拟定与内部初审

操作目标：保证合同内容与业务约定一致，格式规范、无基础信息遗漏。

责任主体：业务专员/销售代表→部门经理

拟定合同初稿

使用公司标准《销售合同模板》（见附件1），不得擅自修改模板核心条款（如违约责任、争议解决方式）。

填写合同主体信息：甲方（公司方）名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人；乙方（客户方）名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人（或授权代表）。

逐项填写标的物描述、价格、交付、付款等核心条款，保证与业务资料一致，避免模糊表述（如“约”“左右”等，需明确具体数值或计算方式）。

部门内部初审

业务专员自查：检查合同条款是否与订单、报价单一致，附件是否齐全，客户信息是否准确无误。

部门经理审核：重点评估业务条款的合理性（如价格是否低于成本线、交付周期是否可行）、客户信用风险（如历史回款记录），签署“部门审核意见”后提交法务/合规部门。

（三）法务/专业条款审核

操作目标：防范法律风险，保证合同条款合法合规、权责清晰。

责任主体：法务专员→法务负责人

合法性审查

主体资格：核查客户营业执照、授权委托书等文件，保证签约主体与合同相对方一致，避免与分公司/办事处等无独立法人主体签约（除非公司有书面授权）。

标的物合法性：确认销售产品/服务符合国家法律法规（如禁止销售的产品、需审批的经营项目）。

条款效力：检查是否存在“霸王条款”、违反法律强制性规定的约定（如“争议管辖地仅由乙方所在地法院管辖”显失公平的需修改）。

权利义务与风险审查

交付与验收：明确交付时间节点（如“合同签订后30日内”）、验收标准（如“按双方确认的技术协议执行”）、验收期限（如“收货后5个工作日内”），避免“验收合格后付款”无具体标准导致纠纷。

付款条款：核查付款时间是否明确（如“到货后10日内支付至合同总额的70%”），避免“验收后付款”“季度末付款”等模糊表述；质保金比例一般不超过合同总额的10%，质保期符合行业惯例（如产品质保期1年）。

违约责任：明确违约情形（如逾期交货、逾期付款、质量不合格等）及违约金计算方式（一般不超过实际损失的30%，避免过高被法院调整），同时约定争议解决方式（优先选择公司所在地法院或仲裁机构）。

知识产权与保密：涉及定制化产品或技术时，明确知识产权归属（如“技术成果归公司所有”），保密范围、期限及违约责任。

出具审核意见

法务部门填写《销售合同审查清单》（见附件2），对存在风险的条款标注修改意见，反馈至业务部门；重大风险（如客户主体异常、违约责任不对等）需同步报分管领导审批。

（四）商务条款最终确认与客户沟通

操作目标：与客户达成一致，保证合同条款可执行。

责任主体：业务专员/销售代表→销售总监

内部意见整合

业务部门根据法务审核意见修改合同初稿，对无法达成一致的条款（如客户坚持争议管辖地由其所在地法院管辖），由销售总监组织业务、法务部门协商，必要时提交分管领导决策。

客户沟通与确认

向客户发送修改后的合同版本，逐条说明调整依据（特别是法务修改条款），重点解释风险条款（如违约责