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2026年共享办公空间运营公司固定资产管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）固定资产管理行为，保障公司资产安全、完整，提高资产使用效率，降低运营成本，结合共享办公行业“空间共享、设备高频使用、资产分布分散”的特性及公司实际经营情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构所有固定资产的购置、验收、登记、使用、维护、盘点、处置、清查等全流程管理活动。本制度所称固定资产，是指为满足共享办公空间运营需要，公司拥有或控制的、使用期限超过12个月、单位价值在5000元及以上（含）的有形资产，主要包括但不限于：办公家具类（工位桌椅、会议桌、休闲区沙发、储物柜等）、办公设备类（电脑、打印机、投影仪、复印机、碎纸机等）、空间设施类（空调、新风系统、门禁设备、消防设施、照明系统、监控设备等）、装修附属类（固定隔断、墙面装饰柜体、公共区域定制柜体等）、交通工具类（公务用车、物资配送工具等）。

第三条管理原则

权责对等原则：明确各部门、各岗位在固定资产管理中的职责，做到“谁使用、谁保管、谁负责”，采购有审批、使用有登记、变动有记录、处置有流程。

账实相符原则：建立健全固定资产台账体系，确保账面记录与实物状态、价值信息完全一致，杜绝账外资产、虚增资产等情况。

效益优先原则：结合共享办公空间的运营节奏，优化固定资产配置，优先调配闲置资产，避免重复购置和资源浪费，提升资产使用回报率。

合规管控原则：固定资产管理全流程严格遵守《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等国家相关法律法规及公司内部管理规定。

第四条管理职责

行政部：作为固定资产管理的归口部门，负责制定和修订本制度；统筹固定资产的购置、验收、登记、盘点、处置等核心工作；建立并动态维护公司固定资产总台账；监督各部门资产使用情况；定期向管理层汇报资产管理状况。

财务部：负责固定资产的价值核算，建立固定资产会计账簿；审核购置、处置的财务流程及相关凭证；配合行政部开展资产盘点，核对资产账面价值与实物情况；按会计准则规定计提折旧，准确核算资产净值。

各使用部门：指定专人担任部门资产管理员，负责本部门及所辖共享区域固定资产的日常使用、维护、保管；及时上报资产损坏、遗失、闲置、变动等情况；配合行政部和财务部完成资产盘点、清查工作。

采购部：根据审批后的购置需求，负责固定资产的采购询价、供应商筛选、合同签订及到货跟进工作，确保采购资产符合公司运营需求。

第二章固定资产购置管理

第五条购置申请

各部门根据业务拓展、空间运营补充或资产更新需求，确需购置固定资产的，由部门资产管理员填写《固定资产购置申请表》，详细注明资产名称、规格型号、数量、预估金额、购置原因、使用地点（具体到某办公区、某楼层或某共享区域）、预计使用年限等信息，经部门负责人审核签字后提交行政部。

行政部对购置申请进行初审，重点核实公司内部是否有闲置资产可调配使用，对于共享办公空间的通用设备（如投影仪、打印机），优先在各分支机构间调配，避免重复购置。初审通过后，根据购置金额实行分级审批：

单次购置金额在1万元以下（含）的，由行政部负责人审批；

单次购置金额在1万元至10万元（含）的，由公司分管领导审批；

单次购置金额在10万元以上的，由公司总经理审批；

涉及大型空间设施（如中央空调系统、消防改造设备）购置的，需附加专业机构的技术评估报告及至少3家供应商的报价单。

第六条采购实施

经审批通过的购置申请，由行政部移交采购部执行采购。采购部需遵循“质优价廉、性价比高、售后有保障”的原则，通过询价、比价、招标等方式选定供应商，单次采购金额超过5万元的，原则上需对比3家及以上供应商的报价、资质、售后条款。

采购过程中需签订正式采购合同，合同中必须明确资产规格、数量、质量标准、交货期限、验收要求、保修条款、付款方式、违约责任等核心内容，合同需经公司法务审核、财务复核后，由授权人员签字盖章。

对于共享办公空间定制类固定资产（如专属工位隔断、公共区域定制家具），采购部需联合行政部、使用部门与供应商确认设计方案，确保符合空间布局和客户使用需求，必要时可要求供应商提供样品确认。

第七条到货验收

固定资产到货后，采购部需在1个工作日内通知行政部、使用部门及相关技术人员（必要时）共同进行验收。验收内容包括：资产数量、规格型号、外观质量、配件完整性、技术参数达标情况等，对于共享区域的大型设备（如门禁系统），还需现场测试运行状态。

验收合格的，验收人员共同签署《固定资产验收单》，作为资产入账和付款的依据；验收不合格的，由采购部在2个工作日内与供应商沟通退换货或整改，直至验收合格，整改期间需记录沟通情况及进度。

验收完成后，行政部需在2个工作日内完成固定资产的编号、登记工作，为每一项固定资产编制