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2026年共享办公空间运营公司合规检查管理制度

第一章总则

第一条为规范公司合规检查工作全流程管理，及时识别、防范并化解共享办公空间运营过程中的合规风险，保障公司经营活动符合《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国消防法》《个人信息保护法》《档案法》等法律法规及行业监管要求，结合共享办公空间“多业态运营、高频合规场景、强隐私保护需求”的行业特性，以及公司日常运营实际，制定本制度。

第二条本制度所称合规检查，是指公司对各部门运营活动、管理制度执行、文件资料管理等事项开展的合规性核查工作，涵盖自查、内部专项检查、年度全面检查及配合外部监管检查等类型，核心目标是确保公司经营行为合法合规、风险可控。

第三条本制度适用于公司全体部门及所有员工，包括但不限于运营部、招商部、行政部、法务部、财务部等，所有涉及合规检查组织实施、配合执行、问题整改的人员均需严格遵守本制度规定。

第四条合规检查工作遵循“全面覆盖、重点突出、客观公正、闭环管理、持续改进”的核心原则：检查范围覆盖公司运营全环节，聚焦高风险领域（如消防合规、隐私保护、合同管理）；检查过程以事实为依据，不偏袒、不隐瞒；检查发现的问题需形成“发现-整改-验收-复查”的闭环；通过检查结果优化管理制度，提升整体合规管理水平。

第五条合规管理部（法务部归口）为公司合规检查工作的牵头部门，负责制定合规检查计划、组织实施各类检查、汇总检查结果、跟踪整改落实、建立检查档案；各业务部门指定1名合规专员，负责本部门日常合规自查、配合公司级检查、组织本部门问题整改；财务部、行政部等职能部门按职责配合合规检查工作，提供相关资料及场地支持。

第六条公司将合规检查整改完成率、合规达标率纳入部门年度绩效考核体系，合规检查结果与部门绩效、员工个人绩效直接挂钩，倒逼各部门重视合规管理，降低运营合规风险。

第二章合规检查范围与分类

第七条结合共享办公空间运营核心环节，合规检查覆盖以下核心范围，确保无遗漏、无盲区：

招商运营合规：核查入驻企业资质审核流程（营业执照、经营许可等）、招商宣传内容（无虚假宣传、夸大承诺）、租金定价及收取合规性、入驻协议签订规范度等；

场地运营合规：核查消防设施维护及巡检记录、消防通道畅通性、公共场所卫生达标情况、特种设备（电梯、空调、消防设备）使用登记及年检情况、垃圾分类执行情况、用电用水安全规范等；

合同管理合规：核查租赁合同、物业服务协议、外包服务合同等文件的条款合规性、签约流程规范性、档案保管完整性、履约跟踪记录等；

隐私与数据保护合规：核查入驻企业及人员信息收集授权流程、信息存储加密措施、信息使用范围管控、信息销毁规范度、无违规泄露隐私信息行为等；

财税合规：核查发票开具及管理规范、租金收入申报准确性、成本费用列支合规性、税务申报及缴纳及时性、财务档案保管规范等；

知识产权合规：核查公司商标、域名使用规范、入驻企业知识产权侵权风险排查、品牌授权使用管理、无违规使用他人知识产权行为等；

档案管理合规：核查法律档案、运营档案、财务档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等流程是否符合公司制度及《档案法》要求；

劳动用工合规：核查员工劳动合同签订、社保公积金缴纳、考勤及薪酬发放、竞业限制及保密协议执行、劳务派遣用工规范等；

应急管理合规：核查突发事件应急预案（火灾、停电、人员纠纷等）、应急演练记录、应急物资储备、事故处理及上报流程等。

第八条合规检查按以下维度分类实施，兼顾常规管控与专项治理：

按检查周期划分：日常自查（各部门每月开展1次）、季度专项检查（合规管理部每季度末开展）、年度全面检查（每年12月开展）；

按检查主体划分：内部检查（公司合规管理部组织）、外部检查（配合市场监管、消防、税务等部门检查，或委托第三方合规机构检查）；

按检查性质划分：常规检查（覆盖全部核心范围的周期性检查）、专项检查（针对高风险环节或投诉/违规线索开展的定向检查，如消防专项、隐私保护专项）。

第三章合规检查组织与职责

第九条合规管理部职责：

每年12月底制定下一年度合规检查计划，明确检查范围、检查时间、检查方式、责任人员，报总经理审批后下发各部门；

根据年度计划组织季度专项检查、年度全面检查，针对运营中发现的风险点启动临时专项检查；

收集整理检查资料，形成检查工作底稿，客观记录发现的合规问题；

编制合规检查报告，提出整改建议及整改期限，跟踪整改进度，组织整改验收；

建立合规检查档案，汇总检查全流程资料，定期复盘检查结果，优化合规管理制度。

第十条各业务部门职责：

按要求开展日常合规自查，填写《日常合规自查表》，每月5日前向合规管理部提交自查报告；

配合合规管理部开展的各类检查，及时提供相关文件、记录、场地等，如实反馈运营情况，不隐瞒、不推诿；

针对检查发现的本部门问题，制定整改方案，明确