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2026年共享办公空间运营公司会员押金收取与退还管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下各共享办公空间会员押金的收取、存储、使用、退还及扣减管理行为，建立公开透明、权责清晰、高效便捷的押金管理体系，保障公司与会员的合法权益，防范押金挪用、退还不及时、扣减争议等风险，结合共享办公行业“租赁模式灵活、会员类型多样、押金管理场景复杂”的特性及《中华人民共和国民法典》《消费者权益保护法》等法律法规要求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间（含直营、联营模式）会员押金的全流程管理，包括押金收取标准制定、收取流程执行、押金专户存储、退还条件界定、退还流程操作、扣减情形认定、争议处理等环节，涉及总部运营管理部、财务部、客服部、法务部、各空间运营团队等相关职能部门，以及所有签订《共享办公空间租赁协议》《会员服务协议》并缴纳押金的企业会员、个人会员。

第三条管理原则

合法合规原则：押金收取标准、扣减情形、退还规则等均需在服务协议中明确约定，严格遵守民法典中关于履约保证金的相关规定，严禁设置霸王条款，保障会员押金退还的合法权利。

专款专用原则：所有收取的会员押金均需存入公司指定的押金专用账户，仅用于抵扣会员违约、欠费、设施损坏等应承担的费用，严禁挪作公司日常经营、投资等其他用途。

公开透明原则：向会员清晰告知押金收取标准、存储方式、退还条件、退还时效、扣减依据等信息，做到押金管理全流程可查询、可追溯，接受会员监督。

高效便捷原则：优化押金退还流程，明确各环节时间节点，在符合条件的前提下尽快完成押金退还，减少会员等待周期；简化押金收取及退还的办理手续，提升会员体验。

权责对等原则：押金扣减需与会员违约行为、造成的实际损失相匹配，既保障公司追偿合法损失的权利，也避免不合理扣减损害会员权益。

第四条管理职责

总部运营管理部：作为押金管理的归口部门，负责制定押金收取标准及退还细则；统筹各空间押金管理工作的合规性审核；建立押金管理案例库，统一扣减与退还标准；每季度开展押金管理专项检查，优化管理流程。

财务部：负责开设并管理押金专用账户，确保押金专款专用；制定押金台账，详细记录每笔押金的收取、存储、扣减、退还明细；审核押金退还申请，按流程完成资金划转；定期核对押金账户余额与台账数据，确保账实相符。

客服部：负责解答会员关于押金收取、退还、扣减的咨询；接收会员对押金管理的投诉与申诉，记录诉求并转交运营管理部复核；跟踪押金退还进度，向会员反馈处理结果；收集会员对押金管理制度的意见建议。

法务部：负责审核押金相关协议条款、扣减通知书等法律文书；为押金扣减、争议处理提供法律支持，明确扣减与追偿的合法依据；参与押金重大争议的协商、调解及诉讼流程。

各空间运营团队：负责向会员告知押金收取标准及管理规则；办理押金收取手续，开具合规收款凭证；核实会员退租时的设施状态、费用结清情况，填写押金退还/扣减申请；收集押金扣减相关证据，向会员解释扣减依据。

第二章押金收取管理

第五条押金收取原则

必要性原则：仅针对办公空间租赁、核心设施使用等核心服务收取押金，不得向会员收取工位预订金、服务开通费等无实质履约保障的变相押金；押金金额以覆盖会员可能造成的最大履约风险为限，不得超出合理范围。

一致性原则：对同类型、同规模的会员采用统一的押金收取标准，不因会员所属行业、合作周期等非核心因素设置差异化收取标准，确需调整的需经总部运营管理部审批并向会员说明理由。

第六条押金收取标准

企业会员押金：租赁独立办公工位的企业会员，押金金额为首个月租金的1倍；租赁独立办公区域（面积≤50㎡）的企业会员，押金金额为首个月租金的1.5倍；租赁整层/独栋办公空间的企业会员，押金金额为首个月租金的1-2倍（根据租赁面积、合作周期协商确定）。

个人会员押金：租赁单个独立办公卡位的个人会员，押金金额为首个月租金的1倍；租赁多个卡位（≥3个）的个人会员，押金金额为首个月租金总额的1.2倍。

专项设施押金：会员需使用高端办公设备、会议设备、商务用车等专项设施的，按设施重置成本的10%-20%收取专项设施押金，设施归还且验收无损坏后全额退还。

第七条押金收取流程

标准告知：各空间运营团队在会员签订租赁协议前，以书面形式告知押金收取标准、退还条件、扣减情形等核心信息，确保会员充分知晓并确认。

协议约定：在《共享办公空间租赁协议》中单独列明押金条款，明确押金金额、缴纳时间、缴纳方式、存储方式、退还条件及扣减规则，由会员签字/盖章确认。

费用缴纳：会员需在协议签订后3个工作日内完成押金缴纳，支持银行转账、对公支付、线上支付等合规方式，严禁收取现金押金；缴纳时需备注“XX空间+会员名称+押金”，便于资金核对。

凭证开具：财务部