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2026年共享办公空间运营公司活动场地布置与物料管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司旗下共享办公空间各类活动的场地布置与物料管理工作，建立标准化、流程化的管理体系，确保活动场地布置合规安全、物料使用高效可控，降低运营成本，提升活动执行效率与品牌呈现效果，结合共享办公空间活动类型多样、场地功能复合的运营特点，依据《中华人民共和国消防法》《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国产品质量法》等法律法规及公司资产管理相关规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司旗下所有共享办公空间组织或承办的客户沙龙、行业分享会、招商推介会、节日团建、培训讲座等各类活动的场地布置规划、实施、验收，以及活动物料的采购、验收、存储、领用、使用、回收、核销全流程管理；参与活动场地布置、物料管理的运营部、行政部、安保部及所有工作人员均需严格遵守本制度。

第三条核心定义

活动场地布置：指为满足活动功能需求与品牌呈现要求，对共享办公空间内的活动区域进行的空间规划、设施摆放、氛围营造、标识设置等操作行为。

活动物料：指活动筹备与执行过程中使用的各类物资，包括宣传物料（海报、展架、宣传单页）、功能物料（桌椅、音响、投影设备）、氛围物料（花艺、装饰灯、气球）、办公物料（纸笔、文件袋）等。

物料全生命周期管理：指从物料采购需求提报、供应商筛选、验收入库，到领用使用、回收清点、报废处置的全过程管控。

场地布置合规性：指场地布置方案符合消防规范、场地承重要求、设施使用标准，无安全隐患且不影响共享办公空间正常运营。

第四条管理原则

安全合规原则：场地布置优先保障消防安全与人员安全，物料选用符合质量标准，严禁违规改造场地、使用不合格物料。

实用适配原则：场地布置贴合活动类型与规模，物料配置按需采购，避免过度布置、冗余采购造成资源浪费。

品牌统一原则：场地布置的视觉风格、物料设计需符合公司统一品牌规范，确保品牌形象一致性。

成本可控原则：建立物料分级管理与复用机制，优先使用可回收、可复用物料，降低单次活动物料成本。

高效执行原则：明确场地布置与物料管理各环节的时间节点、责任分工，确保活动筹备高效推进。

第五条管理职责

运营部：作为活动牵头部门，负责提报活动场地布置需求与物料采购计划，审核场地布置方案，协调各部门推进布置实施，验收物料使用效果。

行政部：负责活动物料的采购、验收、入库存储、领用登记、回收核销，管理物料台账；统筹活动场地设施的调配、检查与维护。

安保部：负责审核场地布置方案的消防安全合规性，检查布置过程中的安全隐患，监督物料摆放不占用应急通道、不影响消防设施使用。

场地管理员：负责活动场地的基础条件确认，配合完成场地布置与撤场工作，恢复场地原有状态，核查场地设施是否完好。

物料管理员：专职负责物料台账更新，物料存储环境维护，物料领用、回收的核对与记录，定期盘点物料库存。

第二章活动场地布置规范

第六条场地布置前期准备

需求确认：运营部提前3个工作日提交《活动场地布置需求单》，明确活动类型、参与人数、布置风格、功能分区、设施需求等，经场地管理员与安保部审核确认。

方案规划：根据需求单制定场地布置方案，明确功能分区（签到区、主活动区、休息区、物资存放区）、设施摆放位置、标识设置点，标注应急通道、消防设施位置，确保布置不遮挡、不占用。

场地检查：布置前1个工作日，场地管理员联合安保部对活动场地进行检查，确认场地地面、墙面、电路、消防设施完好，核对场地核定承载人数，严禁超容量布置。

第七条不同类型活动布置标准

小型分享类活动（参与人数＜30人）：主活动区采用圆桌或鱼骨式摆放，桌间距不小于0.8米，通道宽度不小于1米；仅配置基础音响、投影设备，不设置大型装饰物料，避免占用过多空间。

中型招商类活动（参与人数30-80人）：设置独立签到区（面积不小于4㎡），主活动区舞台高度不超过0.5米，舞台边缘设置防护栏；通道宽度不小于1.2米，应急通道保持全程畅通，标识清晰可见。

大型节日类活动（参与人数≥80人）：需制定专项布置方案，报公司管理层审批；功能分区明确，人流路线单向循环，避免交叉拥堵；装饰物料优先选用阻燃材质，电气设备由专业人员安装调试。

第八条场地布置实施要求

施工规范：场地布置施工需在共享办公空间非运营高峰时段（如早8点前、晚8点后）进行，避免影响正常办公客户；施工人员需佩戴工牌，遵守场地管理规定，禁止擅自改动电路、墙面、消防设施。

设施摆放：桌椅、展架、舞台等设施摆放稳固，高度超过1.5米的展架需做加固处理；电气设备与易燃物料保持至少1米安全距离，私拉乱接电线，使用合格插线板且不超负荷用电。

标识设置：在活动场地显眼位置设置安全提示标识（如“小心地滑”“应急通道”），主活动区设置活动主题标识，标识安装牢固，无脱落风险。

第九