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2026年共享办公空间运营公司开放工位动态分配管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司旗下共享办公空间开放工位动态分配管理工作，优化工位资源配置效率，保障工位分配公平、透明、高效，适配租户短期、灵活的办公需求，避免工位闲置浪费，同时维护开放工位区的办公秩序，结合公司共享办公空间运营特点及租户实际需求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司旗下所有共享办公空间开放工位的分配、调整、回收、使用监管等全流程管理工作，涵盖固定周期租赁工位、临时使用工位、共享轮换工位等所有开放工位类型；公司运营部、门店管理部、各共享办公空间店长、工位管理员及使用开放工位的租户，均需遵守本制度相关规定；工位申请、审批、分配、考核追责等环节，亦需遵循本制度要求。

第三条核心定义

开放工位：指共享办公空间内无固定归属、可动态分配给不同租户使用的办公工位，包含基础办公设施（桌椅、电源、网络接口），适配短期办公、灵活办公的租户需求。

动态分配：指根据租户需求、工位使用状态、空间运营效率等因素，对开放工位进行实时或定期调整分配的管理方式，包含按需分配、轮换分配、临时调配等形式。

固定周期租赁工位：指租户以周/月/季度为周期租赁的开放工位，租赁期内享有该工位的专属使用权，租赁期满后纳入动态分配池重新分配。

临时使用工位：指租户当日/当次临时申请使用的开放工位，使用结束后即时归还，纳入动态分配池。

工位使用率：指一定周期内开放工位实际使用时长占总可使用时长的比例，是开放工位管理核心考核指标。

第四条基本原则

公平公正原则：所有租户享有平等的工位申请与分配权利，分配过程无歧视、无特殊优待，分配结果公开可查。

高效利用原则：优先保障高使用率、长周期租赁需求，严控工位闲置，闲置超过4小时的工位需重新纳入分配池，整体工位使用率需保持≥85%。

灵活适配原则：支持租户短期、临时、紧急等多元需求，提供即时申请、快速分配的通道，适配共享办公灵活办公的核心特点。

秩序优先原则：工位分配需兼顾办公秩序，避免同一区域租户频繁变动、人员过度密集，保障整体办公环境的稳定性。

成本可控原则：工位动态分配过程中需控制管理成本，优先通过数字化工具（如工位管理系统）实现分配流程自动化，减少人工干预。

第五条职责分工

运营部：作为开放工位管理的牵头部门，负责制定工位分配标准、统筹工位资源规划、优化分配流程、监督工位使用率、处理租户工位相关投诉。

门店管理部：负责各门店开放工位的日常管理、工位管理员培训、分配数据统计分析，协助运营部优化分配规则。

共享办公空间店长：作为现场工位管理第一责任人，负责审批租户工位申请、协调工位临时调配、处理现场工位使用纠纷、每日巡检工位使用状态。

工位管理员：负责录入工位信息、执行分配指令、更新工位使用状态、整理维护工位设施、解答租户工位使用咨询。

租户：按申请流程获取工位使用权，遵守工位使用规范，不得私自占用、转租工位，配合工位动态调整，爱护工位设施。

第二章开放工位动态分配基础规则

第六条工位分类与分配优先级

工位分类：开放工位按功能分为基础办公工位（仅配备桌椅、电源、网络）、增强型工位（额外配备储物柜、显示器支架）、特色工位（靠窗、采光好、安静区工位）。

分配优先级：第一优先级为长期租赁租户（租赁周期≥3个月），优先分配增强型、特色工位；第二优先级为中期租赁租户（1-3个月），分配基础办公工位或剩余特色/增强型工位；第三优先级为短期租赁租户（1周-1个月），分配基础办公工位；第四优先级为临时使用租户，分配当日闲置的基础办公工位。

特殊优先级：残障人士租户、孕妇租户可申请优先分配便利工位（靠近电梯、卫生间、无障碍通道），不受上述优先级限制。

第七条工位分配容量与密度规则

容量控制：开放工位区按人均使用面积≥3㎡的标准设置最大容纳量，单区域工位数量不得超过容量上限，避免人员密集影响办公体验。

密度规则：同一企业租户的工位需集中分配，避免分散在多个区域；临时使用租户与长期租赁租户需分区布置，减少相互干扰。

轮换规则：特色工位（靠窗、安静区）实行轮换分配机制，短期租赁租户使用特色工位单次周期不超过1周，到期后纳入分配池重新分配。

第八条工位定价与分配挂钩规则

基础办公工位按统一标准定价，增强型工位、特色工位在基础价格上上浮10%-20%，价格差异需在租户申请前明确告知。

闲置激励规则：租户若同意接受非高峰时段（如周末、晚间）的工位调整，可享受租金9折优惠；主动配合工位轮换的长期租户，可优先续约特色工位。

第三章工位申请与审批流程

第九条线上申请流程

租户通过公司官方小程序/APP提交工位申请，填写租赁周期、工位类型需求、使用人数、特殊要求等信息，上传身份证明、企业资质（企业租户）等材料。

工位管理员在1个工作日内审核材料完整性，材料齐