2026年共享办公空间运营公司费用报销管理制度.docxVIP

2026年共享办公空间运营公司费用报销管理制度

第一章总则

第一条为规范公司费用报销管理，强化成本管控，明确费用报销标准、流程及责任，保障公司资金使用合规、高效，结合共享办公空间多站点运营、费用类型多元（场地、运维、营销、人力等）的业务特点，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度所称“费用报销”，是指公司员工、各共享办公站点因开展经营管理活动产生的各类合理支出，按规定流程提交报销申请、审核审批、资金支付的全过程；“费用”涵盖日常办公费、场地运维费、营销费、差旅费、人力相关费用、税务成本等与公司运营直接相关的支出。

第三条本制度适用于公司全体员工、各共享办公空间站点及全资/控股子公司；外包合作方涉及费用结算的，参照本制度核心条款执行。

第四条费用报销遵循“真实合规、权责对等、预算管控、流程规范、及时高效”的原则，做到“先预算后支出、先审核后报销、有凭证可追溯”，严禁虚构报销、超标准报销、无实质业务报销等行为。

第五条公司财务部是费用报销管理的牵头部门，负责制定报销标准、审核报销凭证、把控资金支付、监督费用使用；各部门/站点负责人是本部门/站点费用报销的第一责任人，负责审核费用支出的真实性、合理性；行政部配合财务部做好办公类费用的标准制定及票据核验。

第六条费用报销实行“谁支出、谁申请、谁负责”的责任制，报销人对报销票据的真实性、合规性负直接责任，审核审批人对报销事项的合理性、流程的合规性负相应责任，财务部对报销金额的准确性、票据的有效性负审核责任。

第二章费用报销范围与标准

第七条公司费用报销覆盖以下核心范围，各类别费用均设定明确报销标准：

（一）日常办公费用：包括各站点办公用品（打印纸、笔、文件夹）、办公设备耗材（打印机墨盒、碎纸机配件）、网络通讯费、水电费等；报销标准按各站点月度办公费预算执行，超预算部分需专项说明并报对应层级审批人审批；

（二）场地运维费用：包括各站点场地租金、装修维修费、设备检修费（空调、办公家具、网络设备）、保洁费等；场地租金按签订的租赁协议金额报销，运维费需提供维修明细及服务商报价单，超规定金额的维修项目需提前报备；

（三）营销推广费用：包括线上线下推广费、客户拓展礼品费、展会参展费等；报销标准按年度营销预算执行，单笔超过规定金额的营销支出需提前提交《营销费用申请单》，经总经理审批后方可支出；

（四）差旅费用：包括员工因公外出的交通费、住宿费、伙食补助费等；交通费按实际发生的合规票据报销（优先选择公共交通），住宿费按不同城市等级设定报销上限，伙食补助费按出差天数定额报销，超标准部分需个人承担或专项审批；

（五）人力相关费用：包括员工福利费、培训费、社保公积金等；福利费按国家规定标准及公司福利政策报销，培训费需提供培训通知及缴费凭证，社保公积金按法定基数及比例缴纳报销；

（六）其他费用：包括税务代理费、法律咨询费、银行手续费等；此类费用凭正规发票及服务协议报销，确保支出与公司运营直接相关。

第八条费用报销需满足以下基本条件：

（一）费用支出与公司共享办公运营直接相关，无个人消费、无关业务支出混入报销的情况；

（二）支出金额符合本制度报销标准或已完成超标准支出的专项审批；

（三）报销票据为合法、有效、完整的原始凭证，无涂改、伪造、过期等情形；

（四）费用支出在公司年度/月度预算范围内，无超预算且未审批的支出。

第九条下列情形的费用不予报销：

（一）报销票据虚假、无效，或票据信息（抬头、金额、日期）与实际支出不符的；

（二）个人消费、娱乐消费、与公司业务无关的支出；

（三）超标准支出且未提前办理专项审批手续的；

（四）费用发生后超过规定时限未提交报销申请的；

（五）虚构业务、拆分报销金额规避审批权限的；

（六）已由合作方、客户承担的费用重复报销的。

第三章报销票据要求

第十条报销票据需满足以下核心要求：

（一）发票类票据：须为增值税普通发票或专用发票，发票抬头为公司全称，税号、地址、电话等信息完整准确，发票内容与实际支出业务一致，发票专用章清晰完整；

（二）非发票类票据：包括行政事业性收费票据、银行回单、收据等，须加盖收款单位公章或财务专用章，注明收款事由、金额、日期等关键信息；

（三）票据附件：场地运维费需附维修明细/租赁协议，差旅费需附出差申请单/行程单，营销费需附推广方案/合作协议，大额支出（超过规定金额）需附报价单、合同等佐证材料；

（四）票据保管：报销人需妥善保管原始票据，避免污损、丢失，票据丢失的需提供收款单位出具的证明材料，经财务部审核、总经理审批后方可按规定比例报销。

第十一条票据粘贴及填报要求：

（一）报销人需将票据按类别（办公费、运维费等）整齐粘贴在报销单背面，票据金额从大到小排列，注明票据张数及合计金额；

（二